スタッフが取得できる休暇の種類と祝日一覧を、一度だけ設定します。その後は、休暇申請、残高、祝日が自動的に勤怠と給与に反映されます。

必要なプラン: 休暇管理と祝日は、下位プランではロックされる場合があります。メニューに鍵が表示される場合は、Billing & Plan(請求とプラン)で現在の料金とプランを確認してください。

休暇の種類を定義する

臨時休暇、病気休暇、年次有給休暇、出産休暇はすでに設定されています。これらを編集するか、独自の種類を追加してください。

Organization(組織)→ Define Leave(休暇の定義)をクリックします。Leave types(休暇の種類)一覧に、各種類のコード、年間日数、未使用日の扱い、承認が必要かどうかが表示されます。
Add Leave Type(休暇の種類を追加)をクリックします。
フォームに入力します。

設定	機能
Name(名前)と Code(コード)	例:「代休」と「CO」。どちらも必須です。
Days per year(年間日数)	各従業員が 1 年に取得できる日数。
Carry forward unused days(未使用日を繰り越す)	オン:取得しなかった日数を翌年に繰り越します。オフ:年末に失効します。
Needs approval(承認が必要)	オン:申請ごとに上司または人事の承認が必要です。
Colour(色)	カレンダーと休暇バッジに表示されます。

Add Leave Type をクリックします。

種類を変更または削除するには、その行の Edit(編集)または Delete(削除)を使います。

休暇残高を確認する(Leave Opening Entry)

Time & Leave(時間と休暇)→ Leave Opening Entry(休暇の期首残高)をクリックします。
従業員と休暇の種類ごとに、Allowed(付与)、Used(使用)、Left(残り)の日数と、Total left(残りの合計)が表示されます。
左上で会計年度を変更するか、休暇の種類、拠点、部署、従業員で絞り込みます。Export(書き出し)をクリックすると表をダウンロードできます。

従業員が休暇を申請する方法

従業員は自分のメールアドレスとパスワードで、ウェブ(https://attendance.staffkhata.com)または Staff Khata アプリ(Leave(休暇)タブ)にサインインします。Apply Leave(休暇を申請)を開くと休暇の種類ごとの残高が表示されるので、種類と日付を選び、理由を入力して送信します。申請は承認待ちになります。

従業員の代わりに休暇を申請する

病欠の連絡が電話で来た場合や、アプリを使わない人に便利です。

Time & Leave(時間と休暇)→ Leave Application(休暇申請)をクリックします。
Apply leave(休暇を申請)をクリックします。
Employee(従業員)を選び、次に Leave type(休暇の種類)を選びます。各種類の横に残り日数が表示されます。
One day(1 日)、Half a day(半日)、Several days(複数日)のいずれかを選び、日付を選びます。
Reason(理由)を入力します。Also notify(通知先)で、知らせる人を選べます。
Apply leave をクリックします。

休暇を承認または却下する

Time & Leave(時間と休暇)→ Leave Application(休暇申請)をクリックします。Leave requests(休暇申請)が Pending(承認待ち)で開きます。
申請の Review(確認)をクリックします。休暇の種類、日付、日数、理由を確認します。
Approve(承認)または Reject(却下)をクリックし、確認します。

Approved(承認済み)、Rejected(却下済み)、All(すべて)タブに履歴が残ります。後から申請の詳細で判断を変更することもできます。

祝日を追加する

祝日はカレンダーに表示され、勤怠レポートで使われます。一覧を取り込むのが最も早い方法です。

スプレッドシートから取り込む

Organization(組織)→ Define Holiday(祝日の定義)をクリックします。
Import(取り込む)をクリックします。
Need A Template(テンプレートが必要な場合)で CSV または Excel をクリックし、サンプルをダウンロードします。Holiday Name(祝日名)、Type(種類:Full Day(全日)または Half Day(半日))、Date(日付:DD-MM-YYYY)の 3 列があります。
入力したら、ファイルをボックスにドラッグするか、クリックして参照します。2 MB までの CSV、XLS、XLSX ファイルに対応しています。
Import をクリックします。すべての祝日がまとめて追加されます。

祝日を 1 つ追加する

Define Holiday(祝日の定義)で Add Holiday(祝日を追加)をクリックします。
Name(名前)を入力し、Date(日付)を選んで、Full day(全日)または Half day(半日)を選びます。Description(説明)は任意です。
Add Holiday をクリックします。

Upcoming(今後)、Past(過去)、All(すべて)タブで一覧を確認し、行の Edit(編集)または Delete(削除)で変更します。

それでも解決しない場合は、アプリ内の Help & Support からチケットを作成するか、staffkhata.com/contact からお問い合わせください。

休暇の種類、休暇申請、祝日