モバイルアプリ:打刻のしかた

Staff Khata アプリを使うと、従業員は自分のスマートフォンから勤怠を記録できます。打刻ごとに時刻、スマートフォンの位置情報、自撮り写真が保存され、拠点のジオフェンスによって打刻できる場所が決まります。

従業員向け:アプリをインストールしてサインインする

ログイン情報は管理者が作成します。管理者が設定したメールアドレス(または電話番号)とパスワードが必要です。

1. Google Play ストア(Android)または App Store(iPhone)から Staff Khata をインストールします。
2. アプリを開きます。Sign in to your account(アカウントにサインイン)で、Email or Phone Number(メールまたは電話番号)と Password(パスワード)を入力します。
3. Sign In(サインイン)をタップします。Today(今日)画面が開きます。

表示されるのは自分の勤怠だけです。下部のタブは Today(今日)、Attendance(勤怠)、Leave(休暇)、Company(会社)です。

カメラと位置情報を許可する

アプリは、職場にいることを確認するために位置情報を、打刻用の自撮りのためにカメラを使います。

1. 初めて打刻するとき、スマートフォンが位置情報へのアクセスを求めます。Allow(許可)をタップします(「アプリの使用中のみ」を選択)。
2. カメラが開いたら、カメラへのアクセスも許可します。

誤って拒否した場合、アプリに Location required(位置情報が必要です)または Camera access required(カメラへのアクセスが必要です)と表示されます。Enable Camera(カメラを有効にする)をタップするか、スマートフォンの Settings(設定)→ Apps(アプリ)→ Staff Khata → Permissions(権限)を開いてオンにしてください。

自撮り写真と GPS で勤怠を記録する

1. Today(今日)で Punch in(出勤打刻)をタップします(Attendance(勤怠)タブを開いて Mark Attendance(勤怠を記録)をタップすることもできます)。
2. Attendance 画面に、Assigned Shift(割り当てられたシフト)と Current Location(現在地)が表示されます。住所が正しくない場合は、Tap to refresh location(タップして位置情報を更新)をタップします。
3. Tap to take a selfie(タップして自撮り)をタップし、顔がはっきり写った写真を撮ります。写真は Verification Photo(確認用写真)の下に表示されます。
4. Punch in をタップします。

時刻とともに Punched In Successfully!(出勤打刻が完了しました)と表示されます。管理者のダッシュボードには、数秒以内に打刻が表示されます。

ジオフェンスの外にいる場合

拠点でジオフェンスがオンになっている場合、打刻できるのは半径内(例:事務所から 200 メートル以内)だけです。範囲外では打刻がブロックされ、Outside Allowed Radius(許可範囲外)として「打刻が許可された範囲の外にいます。近くに移動してもう一度お試しください。」と表示されます。

事務所に入り、Tap to refresh location をタップして、もう一度打刻してください。半径は管理者が拠点ごとに設定します。会社、拠点、部署を設定するを参照してください。

退勤打刻する

1. 1 日の終わりに、Today(今日)で Punch out(退勤打刻)をタップします。
2. もう一度自撮り写真を撮り、Punch out をタップします。

Punched Out Successfully!(退勤打刻が完了しました)と表示されます。Staff Khata がシフトと照らし合わせて勤務時間を計算するため、遅刻、早退、残業は自動で算出されます。

勤怠の履歴を見る

1. Attendance(勤怠)タブを開きます。Day(日)と Month(月)を切り替え、矢印で期間を移動します。
2. 日付をタップすると、Punched In At(出勤時刻)と Punched Out At(退勤時刻)、位置情報、写真が表示されます。
3. 打刻が間違っている、または抜けている場合は、その日で Request Regularisation(修正を申請)をタップし、正しい時刻と理由を入力して Submit Request(申請を送信)をタップします。管理者がウェブで承認します。

管理者向け:従業員ごとにモバイル打刻をオン・オフする

新しい従業員は、既定でモバイル打刻がオンになっています。生体認証端末でのみ打刻させたいスタッフはオフにしてください。

1. Organization(組織)→ Employee List(従業員一覧)をクリックします。
2. 従業員の行の ⋯ メニューをクリックします。
3. Disable Mobile Punch(モバイル打刻を無効化)をクリックします(再度オンにするには Enable Mobile Punch(モバイル打刻を有効化))。

オフの場合、アプリには「モバイル打刻は無効です」と表示され、割り当てられた端末を使うよう従業員に案内されます。従業員のパスワードを設定または再設定するには、同じメニューの Update Password(パスワードを更新)を使います。

管理者向け:打刻の場所を確認する

モバイル打刻はすべて、ダッシュボードの Recent Punches(最近の打刻)と地図に表示されます。一覧全体を見るには、次の手順を行います。

1. Time & Leave(時間と休暇)→ Attendance Process(勤怠処理)をクリックします。
2. GPS punches(GPS 打刻)をクリックします。アプリからの打刻だけが表示され、それぞれに GPS と表示されます。
3. 行の目のアイコンをクリックすると、出勤と退勤の場所を示す地図と打刻写真が表示されます。Map view(地図表示)をクリックすると、今日のモバイル打刻をすべて 1 つの地図で確認できます。