従業員を追加する方法は 3 つあります。Add Employee(従業員を追加)フォームで 1 人ずつ追加する方法、Excel ファイルからまとめて追加する方法、招待を送って本人に情報を入力してもらう方法です。

従業員一覧を開く

Organization(組織)→ Employee List(従業員一覧)をクリックします。Employee Directory(従業員名簿)に、全員のコード、部署、連絡先、ステータスが表示されます。Add Employee を使うか、その横の矢印(More ways to add(その他の追加方法))で残りの 2 つの方法を使います。

従業員を 1 人追加する

Add employee(従業員を追加)フォームは 4 つのステップに分かれています。星印の付いた項目は必須です。それ以外は後から入力できます。

ステップ 1:Personal Info

First Name(名)、Last Name(姓)、Work Email(仕事用メール)を入力します。
国番号付きで Contact Number(連絡先電話番号)を入力します。従業員の追加後は変更できません。
最初の Password(パスワード)を設定します。従業員はサインイン後に変更できます。
Gender(性別)を選び、Next(次へ)をクリックします。

ステップ 2:Employment

会社の形式でコードを作成するには、Employee Code / ID(従業員コード・ID)を空欄のままにします。会社を設定するを参照してください。
Joining Date(入社日)を確認し、Branch(拠点)、Department(部署)、Designation(役職)を選びます。
System Role(システムロール)を選びます。ほとんどのスタッフは Employee(従業員)で、自分のデータだけが表示されます。
Office Time Policy(勤務時間ポリシー)は、別のものを選ばない限り既定のポリシーが使われます。
Reporting Manager(上司)、EPF number(EPF 番号)、ESI number(ESI 番号)は任意です。Next(次へ)をクリックします。

ステップ 3:Bank & education

銀行口座の情報は給与の振込に使われます。どちらのセクションも任意です。Next(次へ)をクリックします。

ステップ 4:Attendance & devices

設定	機能
Disable Attendance Tracking(勤怠の記録を無効化)	この従業員を勤怠とレポートの対象から外します。
Enforce geo-fencing(ジオフェンスを適用)	所属拠点のジオフェンス内での打刻だけが有効になります。
Require Attendance Approval(勤怠の承認を必須にする)	勤怠が給与に反映される前に、マネージャーが承認します。
Devices(端末)	この従業員が打刻できる生体認証端末。

Add employee(従業員を追加)をクリックします。新しい従業員が、固有のコードとともに一覧に表示されます。

Excel から従業員を取り込む

Add Employee(従業員を追加)の横の矢印をクリックし、Import from Excel(Excel から取り込む)を選びます。
Get the template(テンプレートを入手)で Excel template(Excel テンプレート)または CSV template(CSV テンプレート)をクリックします。すべての列と 3 行の例が含まれています。
例を自社の従業員に置き換え、1 行に 1 人ずつ入力します。見出し行は残してください。
Upload your file(ファイルをアップロード)で、ファイルをドロップするか browse(参照)をクリックします。Excel または CSV で、2 MB までです。
Import employees(従業員を取り込む)をクリックします。

従業員コードが空欄の行には、コードの形式に従ってコードが付けられます。一部の行が失敗した場合、Staff Khata は Rows that need fixing(修正が必要な行)に一覧表示します。ダウンロードしたファイルで修正し、そのファイルをもう一度取り込んでください。

ヒント: テンプレートにはパスワードの列がありません。各従業員の最初のパスワードを設定するには、password という名前の列を追加してください。この列がない場合は標準の初期パスワードが設定されるため、サインイン後に変更するようスタッフに伝えてください。

従業員に自分の情報を入力してもらう

従業員が自分で生年月日、住所、緊急連絡先、銀行口座の情報を入力します。

Add Employee(従業員を追加)の横の矢印をクリックし、Invite Employee(従業員を招待)を選びます。
First Name(名)、Last Name(姓)、Email(メール)、Phone Number(電話番号)を入力します。
Department(部署)、Designation(役職)、Role(ロール)、Branch(拠点)、Joining Date(入社日)を選びます。Reporting Manager(上司)は任意です。
Send Invite(招待を送信)をクリックします。

従業員には、メールと WhatsApp でリンクが届きます。リンクを開き、ワンタイムコードで本人確認をして、情報を入力し、パスワードを設定して Complete onboarding(オンボーディングを完了)をクリックします。リンクは 7 日間有効です。

従業員を管理する

各従業員の行メニュー(⋯)を開くと、次の操作ができます。

Edit Employee(従業員を編集):情報を変更します。
Assign / View Salary(給与の割り当て・表示):給与体系を設定します。給与を参照してください。
Biometric enrollment(生体認証の登録):Realtime 生体認証端末に指紋またはカードを登録します。生体認証端末を参照してください。
Update Password(パスワードを更新):新しいパスワードを設定します。
Disable Mobile Punch(モバイル打刻を無効化)/ Enable Mobile Punch(モバイル打刻を有効化):Staff Khata モバイルアプリから自撮り写真と位置情報で打刻できるかどうかを切り替えます。新しい従業員はモバイル打刻がオンになっています。生体認証端末でのみ打刻させたいスタッフはオフにしてください。

一覧の Status(ステータス)スイッチで、従業員を無効にできます。無効な従業員はサインインできず、勤怠に表示されません。

必要なプラン: ウェブとモバイルアプリでの従業員ログイン(モバイル打刻とセルフオンボーディングを含む)には、上位プランが必要な場合があります。新しい会社にはすべて、全機能が使える 15 日間のトライアルがあります。現在のプランは Billing & Plan(請求とプラン)で確認してください。

次は、シフト、勤務表、残業を設定します。

それでも解決しない場合は、アプリ内の Help & Support からチケットを作成するか、staffkhata.com/contact からお問い合わせください。

従業員の追加と管理