Staff Khata は勤怠、休暇、祝日、遅刻記録から各人の給与を計算するため、スプレッドシートは不要です。一度設定すれば、毎月数回のクリックで給与計算ができます。

必要なプラン: 給与計算には、給与機能を含む有料プランが必要です。Payroll(給与)メニューがロックされている場合は、Billing & Plan(請求とプラン)で現在のプランを確認してください。

給与サイクルと法定控除を設定する

これらの設定は、すべての給与計算に適用されます。

Organization(組織)→ Company(会社)をクリックし、Payroll & Tax(給与と税)タブを開きます。
Salary Cycle Period(給与サイクル期間)で、Period Start Day(期間の開始日)と Period End Day(期間の終了日)を設定します。「月末」にするには、終了日に 0 を入力します。
Statutory Deductions & Contributions(法定控除と拠出)で、該当するものをオンにします。
Save Changes(変更を保存)をクリックします。

設定	機能
ESI (Employee State Insurance)(従業員国家保険)	対象となる給与に ESI の拠出を追加します。料率は ESI Contribution %(ESI 拠出率 %)で設定します。
PF (Provident Fund)(積立基金)	EPF の控除と雇用主の拠出を追加します。料率は PF Contribution %(PF 拠出率 %)で設定します。通常は 12 です。
Gratuity Liability(退職金債務)	毎年の退職金引当を記録します。
Financial Year Start / End(会計年度の開始・終了)	財務報告に使う年度。

給与体系を割り当てる

給与計算を行う前に、すべての従業員に給与体系が必要です。

Payroll(給与)→ Salary Management(給与管理)をクリックします。全従業員が、サイクル、支給、控除、手取り額、年間 CTC とともに一覧表示されます。
従業員の行の編集アイコンをクリックするか、新しい人の場合は Assign Salary Structure(給与体系を割り当て)をクリックします。
Payroll Cycle(給与サイクル:Monthly Cycle(月次)または Weekly Cycle(週次))と Salary Type(給与の種類:Fixed(固定)、Variable(変動)、Commission Based(歩合))を選びます。
Earnings(支給)に、基本給、住宅手当(HRA)、通勤手当、医療手当、その他手当を入力します。
PF、ESI、職業税などの Deductions(控除)を入力します。ESI は合算または個別に表示できます。
従業員に年間の企業負担総額を見せる場合は、Show CTC in Payslip(給与明細に CTC を表示)にチェックを入れます。
Save Salary Structure(給与体系を保存)(または Update Salary Structure(給与体系を更新))をクリックします。

入力に合わせて、下部に Total Earnings(支給合計)、Total Deductions(控除合計)、Net Take-Home(手取り額)、Annual CTC(年間 CTC)が表示されます。

ヒント: このフォームは Organization → Employee List からも開けます。従業員の行メニューを開き、Assign / View Salary(給与の割り当て・表示)をクリックします。

月次給与を計算する

Payroll(給与)→ Run Payroll(給与計算を実行)をクリックします。
表の上部で月と年を選びます。
Bulk Generate(一括作成)をクリックし、Department(部署)を選んで月と年を確認し、Generate Bulk Payroll(一括で給与を作成)をクリックします。部署ごとに繰り返します。

1 人だけに支払う場合は、Add Payroll(給与を追加)をクリックして従業員を選びます。

More Columns(列を追加表示)をクリックすると、各給与の根拠となる勤務日数、無給(LOP)日数、週休日、祝日、有給休暇が表示されます。

修正して確定する

金額を変更するには、従業員の給与の行を編集します。Edit Monthly Payroll(月次給与の編集)で、未確定のままにするには Save Draft(下書き保存)を、支払い済みなら Settle & Save(確定して保存)をクリックします。
複数の給与を支払い済みにするには、行にチェックを入れて Settle Selected(選択分を確定)をクリックします。
Export(書き出し)で、その月を Excel または PDF でダウンロードできます。

給与明細を表示・ダウンロードする

従業員の行で Payslip(給与明細)をクリックします。給与明細には、会社のロゴ、勤怠の概要、支給、控除、立替経費の精算、手取り額(文字表記)が表示されます。勤務時間ポリシーの適用結果(遅刻、早退、ポリシーによる控除)も表示されます。

保存するには Download PDF(PDF をダウンロード)、印刷するには Print(印刷)をクリックします。Show Annual CTC(年間 CTC を表示)/ Hide Annual CTC(年間 CTC を非表示)で、CTC を表示するかどうかを選びます。

ログインできる従業員は、My Payslips(マイ給与明細)で自分の給与明細を確認できます。従業員セルフサービスを参照してください。

前払いと立替経費の精算

給与の前払いを記録する

Payroll(給与)→ Add Advance(前払いを追加)をクリックします。
Employee(従業員)を選び、Amount(金額)と Reason / Description(理由・説明)を入力して、Month(月)と Year(年)を選びます。
Save Advance(前払いを保存)をクリックします。

立替経費の精算を記録する

Payroll(給与)→ Add Reimbursement(精算を追加)をクリックします。
従業員を選び、金額、理由、月、年を入力します。
Supporting Document / Bill(証憑・領収書)に領収書を添付します(PDF、JPG、PNG、DOC、2 MB まで)。領収書は必須です。
Submit Claim(申請を送信)をクリックします。

承認、確定、明細の印刷

Payroll → Advances & Reimbursements(前払いと精算)を開くと、従業員がモバイルアプリから送ったものも含め、すべての前払いと申請が表示されます。記録を開いて Approve(承認)または Reject(却下)し、支払ったら Settle Request(申請を確定)をクリックします。Generate Slip(明細を作成)をクリックすると、PDF でダウンロードできる精算明細が作成されます。

Weekly Pay Process

週払いのスタッフは、給与体系で Payroll Cycle(給与サイクル)を Weekly Cycle(週次)に設定します。ここには、これらの従業員だけが表示されます。

Payroll(給与)→ Weekly Pay Process(週次給与処理)をクリックします。
週を選びます。
1 人の従業員なら Generate Weekly(週次作成)を、部署全体なら Bulk Department(部署一括)→ Run Bulk Process(一括処理を実行)をクリックします。
Weekly Payslip(週次給与明細)を開き、PDF でダウンロードするか、Print(印刷)するか、Send Email(メールを送信)で従業員に送ります。
支払い済みの行にチェックを入れ、Settle Selected(選択分を確定)をクリックします。

それでも解決しない場合は、アプリ内の Help & Support からチケットを作成するか、staffkhata.com/contact からお問い合わせください。

給与、給与明細、前払い