Attendance is free forever for up to 50 staff. View plans

StaffKhata
Muat Turun PDF

Sediakan syarikat, cawangan dan jabatan anda

Pelan: Semua pelan

Sebelum menambah kakitangan, beritahu Staff Khata tentang syarikat anda. Profil, format kod pekerja, cawangan dan jabatan anda digunakan pada setiap laporan, slip gaji dan rekod masuk.

Isi profil syarikat anda

Logo, nama dan nombor cukai anda dicetak pada laporan dan slip gaji, jadi tetapkannya dahulu.

  1. Klik Organization (Organisasi) → Company (Syarikat). Halaman Company Settings (Tetapan Syarikat) dibuka pada tab Company Profile (Profil Syarikat).
  2. Di bahagian atas, Organization Info (Maklumat Organisasi) menunjukkan Corporate ID (ID Korporat) dan Workspace URL (URL Ruang Kerja) anda. Anda tidak boleh menukarnya.
  3. Di bawah Company Logo (Logo Syarikat), klik Upload Logo (Muat Naik Logo) dan pilih fail PNG, JPG atau GIF segi empat sama di bawah 2 MB (200 × 200 px sesuai).
  4. Semak Company Name (Nama Syarikat), kemudian masukkan Official Tax / Registration No. (No. Cukai / Pendaftaran Rasmi) anda, seperti nombor GST.
  5. Tambah Company Website (Laman Web Syarikat). Mulakan dengan https://.
  6. Tatal ke Company Address (Alamat Syarikat). Masukkan jalan, bandar, negeri dan poskod dalam medan masing-masing, supaya ia dicetak dengan betul pada dokumen.
  7. Klik Save Changes (Simpan Perubahan).

Tab Company Profile dengan logo, nama, nombor GST dan laman web syarikat contoh telah diisi

Nota: Corporate Email (E-mel Korporat) ialah e-mel log masuk pentadbir anda dan tidak boleh ditukar di sini.

Pilih format kod pekerja anda

Staff Khata memberikan kod kepada setiap pekerja baharu secara automatik. Pilih format yang pendek dan mudah dibaca.

  1. Dalam Company Settings (Tetapan Syarikat), buka tab Employee codes (Kod pekerja).
  2. Tetapkan medan di bawah. Kotak Live Generated Code Preview (Pratonton Kod Dijana Langsung) dikemas kini semasa anda menaip.
  3. Klik Save Changes (Simpan Perubahan).
TetapanFungsinya
Prefix (Awalan)Huruf di permulaan, seperti ST atau EMP.
Separator / Delimiter (Pemisah)Tanda sempang, garis miring, garis bawah, titik, atau tiada.
Include Year (Sertakan Tahun)Menambah tahun (2026 atau 26), atau None (Tiada).
Number of Digits (Bilangan Digit)Berapa digit nombor itu, dari 2 hingga 6.
Starting / Next Number (Nombor Mula / Seterusnya)Nombor yang diterima oleh pekerja baharu seterusnya.

Tab Employee codes dengan awalan ST, pemisah sempang dan pratonton menunjukkan ST-0001

Petua: Kod hanya dijana untuk pekerja baharu. Kod sedia ada kekal seperti asal.

Semak penyetempatan

Buka tab Localization (Penyetempatan). Currency Standard (Mata Wang), Timezone (Zon Waktu), Date Display Format (Format Paparan Tarikh) dan Interface Language (Bahasa Antara Muka) ditetapkan untuk India semasa anda mendaftar. Tukar hanya jika perniagaan anda beroperasi secara berbeza, kemudian klik Save Changes (Simpan Perubahan).

Tab Localization yang menunjukkan Rupee India, Waktu Piawai India, DD-MM-YYYY dan Bahasa Inggeris

Tab Payroll & Tax

Tab Payroll & Tax (Gaji & Cukai) mengandungi kitaran gaji anda (hari mula dan tamat), tetapan PF, ESI dan ganjaran, serta tahun kewangan anda. Semua ini diterangkan dalam Gaji dan upah.

Tambah cawangan anda

Cawangan ialah lokasi pejabat atau kilang anda. Setiap cawangan boleh mempunyai pagar geo sendiri, supaya kakitangan hanya boleh merekod masuk berhampiran tempat mereka bekerja.

  1. Klik Organization (Organisasi) → Branch (Cawangan). Ruang kerja anda sudah mempunyai Main Branch (Cawangan Utama).
  2. Buka menu baris (⋯) dan klik Edit (Sunting).
  3. Masukkan Branch name (Nama cawangan) yang jelas, Code (Kod) yang pendek (contohnya NOI-HQ) dan Address (Alamat).
  4. Hidupkan Primary branch (Cawangan utama) jika kakitangan baharu patut ditambah di sini secara lalai.
  5. Hidupkan Geo-fencing (Pagar geo). Kemudian tetapkan lokasi: klik Locate me (Cari lokasi saya), taip Latitude dan Longitude, atau klik peta untuk meletakkan pin.
  6. Masukkan Radius (m) (Jejari): sejauh mana kakitangan boleh berada dari pin dan masih boleh merekod masuk.
  7. Klik Save Changes (Simpan Perubahan).

Panel Edit branch dengan pagar geo dihidupkan, pin pada peta dan jejari 200 meter

Untuk menambah lokasi lain, klik Add branch (Tambah cawangan), isi medan yang sama dan klik Add branch.

Petua: Gunakan jejari sekurang-kurangnya 50 meter. GPS telefon kurang tepat di dalam bangunan, dan jejari yang terlalu kecil boleh menghalang kakitangan daripada merekod masuk di meja mereka sendiri.

Semua cawangan muncul dalam senarai bersama jejari pagar geo masing-masing. Gunakan penukar cawangan di bar atas (All Branches, Semua Cawangan) untuk melihat satu cawangan pada satu masa atau semuanya bersama.

Senarai cawangan dengan dua cawangan dan penukar cawangan dibuka di bar atas

Pagar geo juga perlu dihidupkan untuk syarikat. Lihat Peraturan kehadiran dan dasar waktu pejabat.

Tambah jabatan dan jawatan

Jabatan ialah pasukan anda. Jawatan ialah gelaran kerja dalam setiap pasukan, dan ia muncul pada slip gaji dan profil.

  1. Klik Organization (Organisasi) → Department (Jabatan). Dua jabatan dicipta untuk anda.
  2. Untuk menambah gelaran kerja pada satu jabatan, buka menu barisnya (⋯) dan klik Edit (Sunting). Di bawah Designations (Jawatan), taip gelaran, klik Add designation (Tambah jawatan) untuk gelaran seterusnya, kemudian klik Save Changes (Simpan Perubahan).
  3. Untuk mencipta pasukan baharu, klik Add department (Tambah jabatan), masukkan Department name (Nama jabatan), tambah jawatannya dan simpan.
  4. Tukar jadual daripada Departments (Jabatan) kepada Designations (Jawatan) untuk melihat setiap gelaran kerja dalam syarikat anda dan jabatan tempat ia berada.

Paparan Designations yang menyenaraikan Supervisor, Machine Operator, Quality Inspector, HR Manager dan HR Executive

Seterusnya, tetapkan peraturan kehadiran dan dasar waktu pejabat anda.

Masih buntu? Buka tiket daripada Help & Support dalam aplikasi, atau hubungi kami di staffkhata.com/contact.