Terdapat tiga cara untuk menambah pekerja: satu demi satu dengan borang Add Employee (Tambah Pekerja), ramai sekali gus daripada fail Excel, atau dengan menghantar jemputan supaya mereka mengisi butiran sendiri.

Buka senarai pekerja

Klik Organization (Organisasi) → Employee List (Senarai Pekerja). Employee Directory (Direktori Pekerja) menunjukkan semua orang bersama kod, jabatan, butiran hubungan dan status mereka. Gunakan Add Employee (Tambah Pekerja), atau anak panah di sebelahnya (More ways to add, Cara lain untuk menambah), untuk dua cara yang lain.

Tambah seorang pekerja

Borang Add employee (Tambah pekerja) mempunyai empat langkah. Medan bertanda bintang adalah wajib; anda boleh mengisi yang lain kemudian.

Langkah 1: Personal Info

Masukkan First Name (Nama Pertama), Last Name (Nama Akhir) dan Work Email (E-mel Kerja).
Masukkan Contact Number (Nombor Hubungan) dengan kod negara. Ia tidak boleh ditukar selepas pekerja ditambah.
Tetapkan Password (Kata Laluan) pertama. Pekerja boleh menukarnya selepas log masuk.
Pilih Gender (Jantina), kemudian klik Next (Seterusnya).

Langkah 2: Employment

Biarkan Employee Code / ID (Kod / ID Pekerja) kosong untuk mencipta kod daripada format syarikat anda. Lihat Sediakan syarikat anda.
Semak Joining Date (Tarikh Mula Kerja), kemudian pilih Branch (Cawangan), Department (Jabatan) dan Designation (Jawatan).
Pilih System Role (Peranan Sistem). Kebanyakan kakitangan ialah Employee (Pekerja); mereka hanya melihat data sendiri.
Office Time Policy (Dasar Waktu Pejabat) menggunakan dasar lalai anda kecuali anda memilih yang lain.
Reporting Manager (Pengurus Pelaporan), EPF number (Nombor EPF) dan ESI number (Nombor ESI) adalah pilihan. Klik Next (Seterusnya).

Langkah 3: Bank & education

Butiran bank digunakan untuk pembayaran gaji. Kedua-dua bahagian adalah pilihan. Klik Next (Seterusnya).

Langkah 4: Attendance & devices

Tetapan	Fungsinya
Disable Attendance Tracking (Nyahdayakan Penjejakan Kehadiran)	Mengecualikan pekerja ini daripada kehadiran dan laporan.
Enforce geo-fencing (Kuatkuasakan pagar geo)	Rekod masuk hanya dikira di dalam pagar geo cawangan mereka.
Require Attendance Approval (Perlukan Kelulusan Kehadiran)	Pengurus meluluskan kehadiran sebelum ia sampai ke gaji.
Devices (Peranti)	Peranti biometrik yang boleh digunakan oleh pekerja ini untuk merekod masuk.

Klik Add employee (Tambah pekerja). Pekerja baharu muncul dalam senarai dengan kodnya sendiri.

Import pekerja daripada Excel

Klik anak panah di sebelah Add Employee (Tambah Pekerja) dan pilih Import from Excel (Import daripada Excel).
Di bawah Get the template (Dapatkan templat), klik Excel template (Templat Excel) atau CSV template (Templat CSV). Ia mempunyai setiap lajur dan tiga baris contoh.
Gantikan contoh dengan pekerja anda, seorang bagi setiap baris. Kekalkan baris pengepala.
Di bawah Upload your file (Muat naik fail anda), lepaskan fail atau klik browse (semak imbas). Excel atau CSV, sehingga 2 MB.
Klik Import employees (Import pekerja).

Baris tanpa kod pekerja akan menerima kod daripada format kod anda. Jika sesetengah baris gagal, Staff Khata menyenaraikannya di bawah Rows that need fixing (Baris yang perlu dibetulkan). Betulkannya dalam fail yang dimuat turun dan import fail itu semula.

Petua: Templat tidak mempunyai lajur kata laluan. Tambah lajur bernama password untuk menetapkan kata laluan pertama setiap pekerja. Tanpanya, kata laluan lalai standard ditetapkan, jadi minta kakitangan menukarnya selepas mereka log masuk.

Jemput pekerja mengisi butiran sendiri

Pekerja menambah sendiri tarikh lahir, alamat, kenalan kecemasan dan butiran bank mereka.

Klik anak panah di sebelah Add Employee (Tambah Pekerja) dan pilih Invite Employee (Jemput Pekerja).
Isi First Name (Nama Pertama), Last Name (Nama Akhir), Email (E-mel) dan Phone Number (Nombor Telefon).
Pilih Department (Jabatan), Designation (Jawatan), Role (Peranan), Branch (Cawangan) dan Joining Date (Tarikh Mula Kerja). Reporting Manager (Pengurus Pelaporan) adalah pilihan.
Klik Send Invite (Hantar Jemputan).

Pekerja menerima pautan melalui e-mel dan WhatsApp. Mereka membukanya, mengesahkan diri dengan kod sekali guna, mengisi butiran mereka, menetapkan kata laluan dan klik Complete onboarding (Lengkapkan pendaftaran masuk). Pautan itu sah selama 7 hari.

Urus pekerja

Buka menu baris (⋯) pada mana-mana pekerja untuk:

Edit Employee (Sunting Pekerja): menukar butiran mereka.
Assign / View Salary (Tetapkan / Lihat Gaji): menetapkan struktur gaji mereka. Lihat Gaji dan upah.
Biometric enrollment (Pendaftaran biometrik): mendaftarkan cap jari atau kad mereka pada peranti biometrik Realtime. Lihat Peranti biometrik.
Update Password (Kemas Kini Kata Laluan): menetapkan kata laluan baharu untuk mereka.
Disable Mobile Punch (Nyahdayakan Rekod Masuk Mudah Alih) / Enable Mobile Punch (Dayakan Rekod Masuk Mudah Alih): mengawal sama ada mereka boleh merekod masuk dari aplikasi mudah alih Staff Khata dengan swafoto dan lokasi mereka. Rekod masuk mudah alih dihidupkan untuk pekerja baharu; matikannya untuk kakitangan yang hanya patut merekod masuk pada peranti biometrik.

Gunakan suis Status dalam senarai untuk menjadikan pekerja tidak aktif. Pekerja tidak aktif tidak boleh log masuk dan disembunyikan daripada kehadiran.

Pelan diperlukan: Log masuk pekerja di web dan aplikasi mudah alih, termasuk rekod masuk mudah alih dan pendaftaran masuk sendiri, mungkin memerlukan pelan yang lebih tinggi. Setiap syarikat baharu mendapat percubaan 15 hari dengan semua ciri dibuka. Lihat Billing & Plan (Pengebilan & Pelan) untuk pelan semasa.

Seterusnya, sediakan syif, jadual tugas dan kerja lebih masa.

Masih buntu? Buka tiket daripada Help & Support dalam aplikasi, atau hubungi kami di staffkhata.com/contact.

Tambah dan urus pekerja