Gaji, slip gaji dan pendahuluan

Staff Khata mengira setiap gaji daripada kehadiran, cuti, cuti umum dan tanda lewat, jadi anda tidak memerlukan hamparan. Sediakannya sekali, kemudian jalankan gaji setiap bulan dengan beberapa klik.

Tetapkan kitaran gaji dan potongan berkanun

Tetapan ini terpakai pada setiap larian gaji.

1. Klik Organization (Organisasi) → Company (Syarikat), kemudian buka tab Payroll & Tax (Gaji & Cukai).
2. Di bawah Salary Cycle Period (Tempoh Kitaran Gaji), tetapkan Period Start Day (Hari Mula Tempoh) dan Period End Day (Hari Tamat Tempoh). Masukkan 0 sebagai hari tamat untuk "hari terakhir bulan".
3. Di bawah Statutory Deductions & Contributions (Potongan & Caruman Berkanun), hidupkan yang berkenaan dengan anda.
4. Klik Save Changes (Simpan Perubahan).

Tetapkan struktur gaji

Setiap pekerja memerlukan struktur gaji sebelum gaji boleh dijalankan.

1. Klik Payroll (Gaji) → Salary Management (Pengurusan Gaji). Setiap pekerja disenaraikan bersama kitaran, pendapatan, potongan, gaji bersih dan CTC tahunan mereka.
2. Klik ikon sunting pada baris pekerja, atau klik Assign Salary Structure (Tetapkan Struktur Gaji) untuk pekerja baharu.
3. Pilih Payroll Cycle (Kitaran Gaji: Monthly Cycle, Kitaran Bulanan, atau Weekly Cycle, Kitaran Mingguan) dan Salary Type (Jenis Gaji: Fixed, Tetap; Variable, Berubah; atau Commission Based, Berasaskan Komisen).
4. Isi Earnings (Pendapatan): Gaji Pokok, HRA, Elaun Perjalanan, Elaun Perubatan dan Elaun Lain.
5. Isi Deductions (Potongan), seperti PF, ESI dan Cukai Profesional. ESI boleh ditunjukkan secara gabungan atau berasingan.
6. Tandakan Show CTC in Payslip (Tunjukkan CTC dalam Slip Gaji) jika pekerja patut melihat kos tahunan mereka kepada syarikat.
7. Klik Save Salary Structure (Simpan Struktur Gaji), atau Update Salary Structure (Kemas Kini Struktur Gaji).

Semasa anda menaip, jumlah di bahagian bawah menunjukkan Total Earnings (Jumlah Pendapatan), Total Deductions (Jumlah Potongan), Net Take-Home (Gaji Bersih Dibawa Pulang) dan Annual CTC (CTC Tahunan).

Jalankan gaji bulanan

1. Klik Payroll (Gaji) → Run Payroll (Jalankan Gaji).
2. Pilih bulan dan tahun di bahagian atas jadual.
3. Klik Bulk Generate (Jana Pukal), pilih Department (Jabatan), semak bulan dan tahun, dan klik Generate Bulk Payroll (Jana Gaji Pukal). Ulang untuk setiap jabatan.

Untuk membayar seorang sahaja, klik Add Payroll (Tambah Gaji) dan pilih pekerja.

Klik More Columns (Lebih Banyak Lajur) untuk melihat hari bekerja, hari hilang gaji (LOP), cuti mingguan, cuti umum dan cuti bergaji di sebalik setiap gaji.

Betulkan dan selesaikan

• Untuk menukar angka, sunting baris gaji pekerja. Dalam Edit Monthly Payroll (Sunting Gaji Bulanan), klik Save Draft (Simpan Draf) untuk membiarkannya terbuka, atau Settle & Save (Selesaikan & Simpan) setelah ia dibayar.
• Untuk menanda banyak gaji sebagai sudah dibayar, tandakan baris dan klik Settle Selected (Selesaikan yang Dipilih).
• Gunakan Export (Eksport) untuk memuat turun bulan itu sebagai Excel atau PDF.

Lihat dan muat turun slip gaji

Klik Payslip (Slip Gaji) pada baris pekerja. Slip gaji menunjukkan logo anda, ringkasan kehadiran, pendapatan, potongan, sebarang bayaran balik, dan gaji bersih dalam perkataan. Ia juga menunjukkan cara dasar waktu pejabat digunakan: tanda lewat, pulang awal dan sebarang potongan dasar.

Klik Download PDF (Muat Turun PDF) untuk menyimpannya, atau Print (Cetak). Gunakan Show Annual CTC (Tunjukkan CTC Tahunan) / Hide Annual CTC (Sembunyikan CTC Tahunan) untuk memilih sama ada CTC dipaparkan.

Pekerja yang mempunyai log masuk melihat slip gaji mereka sendiri di bawah My Payslips (Slip Gaji Saya). Lihat Layan diri pekerja.

Pendahuluan dan bayaran balik

Rekod pendahuluan gaji

1. Klik Payroll (Gaji) → Add Advance (Tambah Pendahuluan).
2. Pilih Employee (Pekerja), masukkan Amount (Jumlah) dan Reason / Description (Sebab / Keterangan), dan pilih Month (Bulan) dan Year (Tahun).
3. Klik Save Advance (Simpan Pendahuluan).

Rekod bayaran balik

1. Klik Payroll (Gaji) → Add Reimbursement (Tambah Bayaran Balik).
2. Pilih pekerja, masukkan jumlah, sebab, bulan dan tahun.
3. Lampirkan bil di bawah Supporting Document / Bill (Dokumen Sokongan / Bil), dalam format PDF, JPG, PNG atau DOC, sehingga 2 MB. Bil adalah wajib.
4. Klik Submit Claim (Hantar Tuntutan).

Luluskan, selesaikan dan cetak slip

Buka Payroll (Gaji) → Advances & Reimbursements (Pendahuluan & Bayaran Balik) untuk melihat setiap pendahuluan dan tuntutan, termasuk yang dihantar oleh pekerja dari aplikasi mudah alih. Buka rekod untuk Approve (Lulus) atau Reject (Tolak), kemudian Settle Request (Selesaikan Permohonan) setelah dibayar. Klik Generate Slip (Jana Slip) untuk slip bayaran balik yang boleh anda muat turun sebagai PDF.

Weekly Pay Process

Untuk kakitangan yang dibayar mingguan, tetapkan Payroll Cycle (Kitaran Gaji) mereka kepada Weekly Cycle (Kitaran Mingguan) dalam struktur gaji. Hanya pekerja ini muncul di sini.

1. Klik Payroll (Gaji) → Weekly Pay Process (Proses Gaji Mingguan).
2. Pilih minggu.
3. Klik Generate Weekly (Jana Mingguan) untuk seorang pekerja, atau Bulk Department (Jabatan Pukal) → Run Bulk Process (Jalankan Proses Pukal) untuk seluruh jabatan.
4. Buka Weekly Payslip (Slip Gaji Mingguan) untuk memuat turun PDF, Print (Cetak) atau Send Email (Hantar E-mel) kepada pekerja.
5. Tandakan baris yang sudah dibayar dan klik Settle Selected (Selesaikan yang Dipilih).