Zasady obecności określają, jak Staff Khata traktuje każdą rejestrację: co liczy się jako nadgodziny, ile kosztuje nieobecność i gdzie pracownicy mogą rejestrować wejście. Polityka czasu pracy określa, kiedy ktoś jest spóźniony, ma półdniówkę lub jest nieobecny.

Ustawianie zasad obecności

Kliknąć Organization (Organizacja) → Company (Firma), a następnie otworzyć kartę Attendance Rules (Zasady obecności).
Włączyć wybrane zasady (zobacz tabelę poniżej).
W polu Absent Day Deduction Penalty (potrącenie za dzień nieobecności) wpisać, ile dni wynagrodzenia jest potrącanych za każdą nieusprawiedliwioną nieobecność. Zwykle jest to 1.
Kliknąć Save Changes (Zapisz zmiany).

Ustawienie	Do czego służy
Enable Auto Punch-Out (automatyczna rejestracja wyjścia)	Rejestruje wyjście pracownika o 23:59, jeśli zapomni to zrobić.
Enable Overtime Tracking (śledzenie nadgodzin)	Zapisuje godziny przepracowane ponad zmianę, aby można je było wypłacić w płacach. Sposób wypłaty nadgodzin ustawia się w rozdziale Zmiany, grafik i nadgodziny.
Enable Live Attendance Notifications (powiadomienia o obecności na żywo)	Pokazuje każde wejście i wyjście jako okienko z dźwiękiem na pulpitach Admin i HR.
Start Journey on Punch-In (rozpocznij trasę przy wejściu)	Tylko dla dodatku Journey Tracker. Zobacz Journey Tracker.
Absent Day Deduction Penalty	Liczba dni wynagrodzenia potrącanych za nieusprawiedliwioną nieobecność, od 0 do 30.

Włączanie geofencingu

Geofencing uniemożliwia rejestrację wejścia w aplikacji mobilnej, jeśli pracownik nie jest w miejscu pracy.

Na tej samej karcie przewinąć do Geo-Fencing Parameters (parametry geofencingu).
Włączyć Enable Geo-Fencing (włącz geofencing).
Wybrać sposób stosowania:
- Branch-wise Rule (zasada według oddziałów): każdy oddział używa własnej lokalizacji i promienia. Oddziały wybiera się w Apply to Branches (zastosuj do oddziałów). To najlepszy wybór przy więcej niż jednej lokalizacji.
- Apply All Employees (zastosuj do wszystkich pracowników): jedna lokalizacja dla wszystkich. Wpisać Geo Fence Radius (Metres) (promień w metrach) i kliknąć Set Map Location Coordinates (ustaw współrzędne na mapie), aby wskazać miejsce.
Kliknąć Save Changes.

Uwaga: Dla Branch-wise Rule najpierw należy ustawić pinezkę i promień każdego oddziału w Organization → Branch (Oddział). Zobacz Konfiguracja firmy.

Geofencing można też wyłączyć dla pojedynczego pracownika w jego profilu, w kroku Attendance & devices (Obecność i urządzenia).

Podsumowania w WhatsApp

Karta Notifications (Powiadomienia) pozwala włączyć w WhatsApp Daily Attendance Summary (dzienne podsumowanie obecności), Monthly Attendance Summary (miesięczne podsumowanie obecności) i Device Health Alerts (alerty o stanie urządzeń). Zobacz WhatsApp i integracje.

Tworzenie polityki czasu pracy

Polityka czasu pracy określa okresy tolerancji oraz moment, w którym krótszy dzień staje się półdniówką lub nieobecnością. Pierwsza polityka staje się domyślną dla wszystkich.

Kliknąć Organization → Office Time Policy (Polityka czasu pracy).
Kliknąć Create First Policy (Utwórz pierwszą politykę) lub Add New Policy (Dodaj nową politykę), jeśli jakaś już istnieje.
Wpisać Policy Name (nazwa polityki), np. „Standardowa polityka biurowa”. Pozostawić włączone Default (domyślna), jeśli polityka ma obowiązywać wszystkich, którzy nie mają własnej.
W sekcji Grace periods & working hours (okresy tolerancji i godziny pracy) ustawić czasy w godzinach i minutach:

Ustawienie	Do czego służy
Permitted Late Arrival (dozwolone spóźnienie)	O ile pracownik może się spóźnić bez oznaczenia spóźnienia, np. 15 minut.
Permitted Early Departure (dozwolone wcześniejsze wyjście)	O ile wcześniej pracownik może wyjść bez oznaczenia wcześniejszego wyjścia, np. 10 minut.
Half-day threshold (próg półdniówki)	Poniżej tej liczby godzin pracy dzień jest półdniówką (np. 7 godzin).
Absent threshold (próg nieobecności)	Poniżej tej liczby godzin pracy dzień jest oznaczany jako nieobecność (np. 4 godziny). Musi być niższy niż próg półdniówki.

Miesięczne potrącenia za spóźnienia

Ta opcja zamienia powtarzające się spóźnienia na potrącenie.

Włączyć Monthly late deductions (miesięczne potrącenia za spóźnienia).
Wybrać Deduction source (źródło potrącenia): Attendance (potrąca dni obecności) lub Leave Balance (CL) (potrąca urlop okolicznościowy).
Ustawić Monthly late count (liczba spóźnień w miesiącu) i Cut Days (dni potrącenia). Na przykład 3 i 1 oznacza, że każde 3 spóźnienia w miesiącu kosztują jeden dzień.

Zasady dużych spóźnień i wcześniejszych wyjść

W sekcji Late arrival rules (zasady spóźnień) kliknąć Add rule (Dodaj zasadę), wpisać Duration (czas trwania) i wybrać Cut Days. Na przykład spóźnienie powyżej 1 godziny potrąca 0.5 (Half Day) (pół dnia). Można dodać do 4 zasad. Early departure rules (zasady wcześniejszych wyjść) działają tak samo dla osób wychodzących wcześniej. Włączyć Apply on weekly offs (stosuj w dni wolne), jeśli zasady mają obowiązywać także w tygodniowe dni wolne.

Kliknąć Create Policy (Utwórz politykę).

Polityka pojawi się na liście z czasami spóźnienia, wcześniejszego wyjścia, półdniówki i nieobecności. Aby zmienić politykę domyślną, otworzyć menu wiersza (⋯) polityki i kliknąć Make Default (Ustaw jako domyślną).

Wskazówka: Część pracowników, np. na hali produkcyjnej, potrzebuje innych godzin? Wystarczy utworzyć drugą politykę i wybrać ją w polu Office Time Policy przy dodawaniu lub edycji tych pracowników.

Następnie należy dodać pracowników.

Nadal problem? Można utworzyć zgłoszenie w sekcji Help & Support w aplikacji lub skontaktować się z nami przez staffkhata.com/contact.

Zasady obecności i polityka czasu pracy