Aplikacja mobilna: rejestracja obecności

Dzięki aplikacji Staff Khata pracownicy rejestrują obecność we własnym telefonie. Każda rejestracja zapisuje godzinę, lokalizację telefonu i selfie, a geofencing oddziału określa, gdzie rejestracja jest dozwolona.

Dla pracowników: instalacja aplikacji i logowanie

Login tworzy administrator. Potrzebny jest e-mail (lub numer telefonu) i hasło ustawione przez administratora.

1. Zainstalować Staff Khata ze sklepu Google Play (Android) lub App Store (iPhone).
2. Otworzyć aplikację. Na ekranie Sign in to your account (Zaloguj się na konto) wpisać Email or Phone Number (e-mail lub numer telefonu) i Password (hasło).
3. Dotknąć Sign In (Zaloguj). Otworzy się ekran Today (Dziś).

Widoczna jest wyłącznie własna obecność. Karty u dołu to Today, Attendance (Obecność), Leave (Urlop) i Company (Firma).

Dostęp do aparatu i lokalizacji

Aplikacja potrzebuje lokalizacji, aby sprawdzić, czy pracownik jest w pracy, oraz aparatu do selfie przy rejestracji.

1. Przy pierwszej rejestracji telefon poprosi o dostęp do lokalizacji. Dotknąć Allow (Zezwól) i wybrać „Podczas używania aplikacji”.
2. Gdy otworzy się aparat, również zezwolić na dostęp do aparatu.

Jeśli dostęp został przez pomyłkę odrzucony, aplikacja wyświetli Location required (wymagana lokalizacja) lub Camera access required (wymagany dostęp do aparatu). Należy dotknąć Enable Camera (Włącz aparat) albo otworzyć w telefonie Settings (Ustawienia) → Apps (Aplikacje) → Staff Khata → Permissions (Uprawnienia) i je włączyć.

Rejestracja obecności z selfie i GPS

1. Na ekranie Today dotknąć Punch in (Zarejestruj wejście). Można też otworzyć kartę Attendance i dotknąć Mark Attendance (Zaznacz obecność).
2. Ekran Attendance pokazuje Assigned Shift (przypisaną zmianę) i Current Location (bieżącą lokalizację). Jeśli adres wygląda na błędny, dotknąć Tap to refresh location (Dotknij, aby odświeżyć lokalizację).
3. Dotknąć Tap to take a selfie (Dotknij, aby zrobić selfie) i zrobić wyraźne zdjęcie twarzy. Pojawi się w sekcji Verification Photo (zdjęcie weryfikacyjne).
4. Dotknąć Punch in.

Pojawi się komunikat Punched In Successfully! (Wejście zarejestrowane!) z godziną. Administrator widzi rejestrację na swoim pulpicie w ciągu kilku sekund.

Rejestracja poza geofencingiem

Jeśli oddział ma włączony geofencing, rejestracja jest możliwa tylko w jego promieniu, np. 200 metrów wokół biura. Poza nim rejestracja jest blokowana komunikatem Outside Allowed Radius (poza dozwolonym promieniem): „You are outside the allowed punch-in radius. Please move closer and try again.” (Znajdujesz się poza dozwolonym promieniem rejestracji. Podejdź bliżej i spróbuj ponownie.)

Należy wejść do biura, dotknąć Tap to refresh location i ponowić rejestrację. Administratorzy ustawiają promień dla każdego oddziału. Zobacz Konfiguracja firmy, oddziałów i działów.

Rejestracja wyjścia

1. Na koniec dnia dotknąć Punch out (Zarejestruj wyjście) na ekranie Today.
2. Zrobić kolejne selfie i dotknąć Punch out.

Pojawi się komunikat Punched Out Successfully! (Wyjście zarejestrowane!). Staff Khata wylicza godziny pracy względem zmiany, więc spóźnienia, wcześniejsze wyjścia i nadgodziny są obliczane automatycznie.

Historia obecności

1. Otworzyć kartę Attendance. Można przełączać widoki Day (dzień) i Month (miesiąc) oraz przechodzić między okresami strzałkami.
2. Dotknąć dnia, aby zobaczyć godziny Punched In At (wejście o) i Punched Out At (wyjście o), lokalizację i zdjęcia.
3. Rejestracja jest błędna lub jej brakuje? W danym dniu dotknąć Request Regularisation (Wniosek o korektę), wpisać prawidłowe godziny i powód, a następnie dotknąć Submit Request (Wyślij wniosek). Administrator zatwierdza go w przeglądarce.

Dla administratorów: włączanie i wyłączanie rejestracji w telefonie

Rejestracja w telefonie jest domyślnie włączona dla nowych pracowników. Należy ją wyłączyć osobom, które mają rejestrować obecność tylko na urządzeniu biometrycznym.

1. Kliknąć Organization (Organizacja) → Employee List (Lista pracowników).
2. Kliknąć menu ⋯ w wierszu pracownika.
3. Kliknąć Disable Mobile Punch (Wyłącz rejestrację w telefonie) lub Enable Mobile Punch (Włącz rejestrację w telefonie), aby ją ponownie włączyć.

Gdy funkcja jest wyłączona, aplikacja informuje pracownika „Mobile punching disabled” (rejestracja w telefonie wyłączona) i prosi o użycie przypisanego urządzenia. Aby ustawić lub zresetować hasło pracownika, należy użyć Update Password (Zmień hasło) w tym samym menu.

Dla administratorów: skąd pochodzą rejestracje

Każda rejestracja z telefonu pojawia się w Recent Punches (ostatnie rejestracje) i na mapie na pulpicie. Aby zobaczyć pełną listę:

1. Kliknąć Time & Leave (Czas i urlopy) → Attendance Process (Przetwarzanie obecności).
2. Kliknąć GPS punches (rejestracje GPS). Wyświetlane są tylko rejestracje z aplikacji, każda oznaczona GPS.
3. Kliknąć ikonę oka w wierszu, aby zobaczyć na mapie lokalizację wejścia i wyjścia oraz zdjęcie z rejestracji. Map view (widok mapy) pokazuje wszystkie dzisiejsze rejestracje z telefonów na jednej mapie.