Wszystkie rejestracje, z urządzeń biometrycznych i z aplikacji mobilnej, trafiają na jedną stronę. Tam można sprawdzić dzień, zatwierdzić rejestracje i poprawić błędy przed naliczeniem płac.

Dzisiejszy dzień w skrócie

Dashboard (Pulpit) pokazuje, kto jest dziś obecny, nieobecny i spóźniony. Recent Punches (ostatnie rejestracje) wyświetla każde wejście na bieżąco, a spóźnienia są oznaczane. Mapa pokazuje, skąd pochodzą rejestracje z telefonów.

Aby zobaczyć pełną listę, kliknąć Time & Leave (Czas i urlopy) → Attendance Process (Przetwarzanie obecności).

Filtrowanie strony Attendance

Strona Attendance (Obecność) otwiera się na dniu dzisiejszym. Karty u góry (Present, obecni; Absent, nieobecni; Late, spóźnieni; On leave, na urlopie) pokazują sumy. Kliknięcie karty wyświetla tylko te osoby.

Nad tabelą znajdują się dwa zestawy filtrów:

Filtr	Co pokazuje
All / Present / Late / Absent (wszyscy / obecni / spóźnieni / nieobecni)	Pracowników według statusu obecności
Pending (oczekujące)	Rejestracje czekające na zatwierdzenie
Approved (zatwierdzone)	Rejestracje już zatwierdzone
GPS punches (rejestracje GPS)	Tylko rejestracje z aplikacji mobilnej, z lokalizacją

Kliknąć Filters (Filtry), aby wybrać pracownika lub inny okres, a następnie kliknąć Apply (Zastosuj). All Branches (Wszystkie oddziały) na górnym pasku pozwala wyświetlić jeden oddział. Search by name or ID… (Szukaj po nazwisku lub ID…) służy do znalezienia jednej osoby, a Export (Eksportuj) do pobrania listy.

Ikona oka w dowolnym wierszu otwiera Attendance Details (Szczegóły obecności): godziny wejścia i wyjścia, użyte urządzenie lub lokalizację, zmianę i godziny oraz zdjęcie z rejestracji w telefonie.

Wymagany plan: W niższych planach filtr okresu jest ograniczony do jednego dnia. Wyświetlanie całego miesiąca, roku lub własnego zakresu wymaga planu z raportami zaawansowanymi.

Zatwierdzanie rejestracji

Kliknąć Filters, w sekcji Quick Select (szybki wybór) wybrać This Month (ten miesiąc) i kliknąć Apply.
Kliknąć Pending.
Kliknąć Review (Przejrzyj) w wierszu. Sprawdzić godziny, lokalizację i zdjęcie.
Kliknąć Approve (Zatwierdź) i potwierdzić. Aby odrzucić rejestrację, kliknąć Reject (Odrzuć) i podać krótki powód.

Brakująca rejestracja wyjścia

Gdy ktoś zapomni zarejestrować wyjście, nie da się obliczyć jego godzin. Godzinę należy wtedy dodać ręcznie.

Znaleźć dany dzień. Wyszukać nazwisko pracownika i ustawić okres w Filters, jeśli nie chodzi o dziś.
Kliknąć ikonę ołówka (Edit, Edytuj) w tym wierszu. Otworzy się Update Manual Attendance (Aktualizuj obecność ręcznie).
Ustawić Punch Out Time (godzina wyjścia). Zaznaczyć Next day (następny dzień), jeśli praca trwała po północy.
Kliknąć Update Attendance (Aktualizuj obecność). Godziny zostaną obliczone.

Wskazówka: Karta Missing punches (brakujące rejestracje) pokazuje wszystkich z rejestracją wejścia bez wyjścia (lub odwrotnie). Kliknąć Add missing check-out (Dodaj brakujące wyjście), wpisać godzinę i kliknąć Save attendance (Zapisz obecność).

Ręczne dodawanie obecności (Manual Punch)

Ta opcja przydaje się, gdy ktoś w ogóle nie mógł zarejestrować obecności, np. podczas wizyty u klienta.

Kliknąć Add Manual Attendance (Dodaj obecność ręcznie) lub Time & Leave → Manual Punch (Rejestracja ręczna). Pozostawić zaznaczone Single Punch (pojedyncza rejestracja).
Wybrać Employee (pracownik), Date (data) i Shift (zmiana).
Wpisać Punch In Time (godzina wejścia) i, jeśli jest znana, Punch Out Time.
Wybrać Status: Present (obecny), Absent (nieobecny), Half Day (półdniówka) lub Leave (urlop). Dla Absent i Leave godziny nie są potrzebne.
Opcjonalnie dodać Remark (uwaga) i kliknąć Submit Attendance (Zapisz obecność).

Oznaczanie wielu osób naraz (Bulk Manual Punch)

Kliknąć Time & Leave → Bulk Manual Punch (zbiorcza rejestracja ręczna) lub przełączyć się na Bulk Manual Punch w formularzu obecności ręcznej.
W sekcji Select Employees (wybierz pracowników) zaznaczyć poszczególne osoby lub kliknąć Select All (Zaznacz wszystkich).
Ustawić Date, Punch In Time i Status. Pozostawić Shift na Auto / Profile Default (automatycznie / domyślna z profilu), aby użyć zmiany każdej osoby.
Sprawdzić podsumowanie i kliknąć Record Bulk Punch (Zapisz zbiorczą rejestrację).

Zatwierdzanie wniosków o korektę

Pracownicy mogą w aplikacji lub w przeglądarce poprosić o korektę własnych rejestracji, podając faktyczne godziny pracy i powód.

Kliknąć Time & Leave → Regularization (Korekty) lub otworzyć kartę Regularization na stronie Attendance. Karta pokazuje liczbę oczekujących wniosków.
Sprawdzić wnioskowane godziny i powód.
Kliknąć Approve lub Reject. Aby obsłużyć wiele wniosków naraz, zaznaczyć je i wykonać tę samą akcję dla wszystkich.

Po zatwierdzeniu obecność pracownika zostanie zaktualizowana do wnioskowanych godzin.

Nadal problem? Można utworzyć zgłoszenie w sekcji Help & Support w aplikacji lub skontaktować się z nami przez staffkhata.com/contact.

Zarządzanie obecnością dzienną