Pracowników można dodać na trzy sposoby: pojedynczo za pomocą formularza Add Employee (Dodaj pracownika), wielu naraz z pliku Excel lub wysyłając zaproszenie, aby sami uzupełnili swoje dane.

Lista pracowników

Kliknąć Organization (Organizacja) → Employee List (Lista pracowników). Employee Directory (Katalog pracowników) pokazuje wszystkich wraz z kodem, działem, danymi kontaktowymi i statusem. Do dwóch pozostałych sposobów służy Add Employee lub strzałka obok (More ways to add, więcej sposobów dodawania).

Dodawanie jednego pracownika

Formularz Add employee ma cztery kroki. Pola oznaczone gwiazdką są wymagane; pozostałe można uzupełnić później.

Krok 1: Personal Info (Dane osobowe)

Wpisać First Name (imię), Last Name (nazwisko) i Work Email (e-mail służbowy).
Wpisać Contact Number (numer kontaktowy) z kierunkowym kraju. Po dodaniu pracownika nie można go zmienić.
Ustawić pierwsze Password (hasło). Pracownik może je zmienić po zalogowaniu.
Wybrać Gender (płeć), a następnie kliknąć Next (Dalej).

Krok 2: Employment (Zatrudnienie)

Pozostawić puste pole Employee Code / ID (kod / identyfikator pracownika), aby kod został utworzony według formatu firmy. Zobacz Konfiguracja firmy.
Sprawdzić Joining Date (data zatrudnienia), a następnie wybrać Branch (oddział), Department (dział) i Designation (stanowisko).
Wybrać System Role (rola w systemie). Większość pracowników ma rolę Employee (pracownik) i widzi tylko własne dane.
Office Time Policy (polityka czasu pracy) korzysta z polityki domyślnej, chyba że zostanie wybrana inna.
Reporting Manager (przełożony), EPF number (numer EPF) i ESI number (numer ESI) są opcjonalne. Kliknąć Next.

Krok 3: Bank & education (Bank i wykształcenie)

Dane bankowe służą do wypłaty wynagrodzeń. Obie sekcje są opcjonalne. Kliknąć Next.

Krok 4: Attendance & devices (Obecność i urządzenia)

Ustawienie	Do czego służy
Disable Attendance Tracking (wyłącz śledzenie obecności)	Wyłącza tego pracownika z ewidencji obecności i raportów.
Enforce geo-fencing (wymuś geofencing)	Rejestracje liczą się tylko w obrębie geofencingu oddziału.
Require Attendance Approval (wymagaj zatwierdzenia obecności)	Kierownik zatwierdza obecność, zanim trafi do płac.
Devices (urządzenia)	Urządzenia biometryczne, na których pracownik może rejestrować obecność.

Kliknąć Add employee. Nowy pracownik pojawi się na liście z własnym kodem.

Import pracowników z Excel

Kliknąć strzałkę obok Add Employee i wybrać Import from Excel (Importuj z Excel).
W sekcji Get the template (Pobierz szablon) kliknąć Excel template (szablon Excel) lub CSV template (szablon CSV). Zawiera wszystkie kolumny i trzy przykładowe wiersze.
Zastąpić przykłady danymi pracowników, po jednym w wierszu. Wiersz nagłówka należy zachować.
W sekcji Upload your file (Prześlij plik) upuścić plik lub kliknąć browse (przeglądaj). Excel lub CSV, do 2 MB.
Kliknąć Import employees (Importuj pracowników).

Wiersze bez kodu pracownika otrzymają kod według formatu firmy. Jeśli niektóre wiersze się nie zaimportują, Staff Khata wyświetli je w sekcji Rows that need fixing (wiersze do poprawienia). Należy je poprawić w pobranym pliku i zaimportować go ponownie.

Wskazówka: Szablon nie ma kolumny z hasłem. Aby ustawić pierwsze hasło każdego pracownika, należy dodać kolumnę o nazwie password. Bez niej ustawiane jest standardowe hasło domyślne, dlatego warto poprosić pracowników o jego zmianę po zalogowaniu.

Zaproszenie pracowników do samodzielnego uzupełnienia danych

Pracownik sam podaje datę urodzenia, adres, kontakt awaryjny i dane bankowe.

Kliknąć strzałkę obok Add Employee i wybrać Invite Employee (Zaproś pracownika).
Wypełnić First Name, Last Name, Email i Phone Number (numer telefonu).
Wybrać Department, Designation, Role (rola), Branch i Joining Date. Reporting Manager jest opcjonalny.
Kliknąć Send Invite (Wyślij zaproszenie).

Pracownik otrzymuje link e-mailem i w WhatsApp. Otwiera go, weryfikuje się jednorazowym kodem, uzupełnia dane, ustawia hasło i klika Complete onboarding (Zakończ wdrożenie). Link jest ważny 7 dni.

Zarządzanie pracownikiem

Menu wiersza (⋯) przy każdym pracowniku pozwala:

Edit Employee (Edytuj pracownika): zmienić dane.
Assign / View Salary (Przypisz / pokaż wynagrodzenie): ustawić strukturę wynagrodzenia. Zobacz Płace i wynagrodzenia.
Biometric enrollment (rejestracja biometryczna): zarejestrować odcisk palca lub kartę na urządzeniu biometrycznym Realtime. Zobacz Urządzenia biometryczne.
Update Password (Zmień hasło): ustawić pracownikowi nowe hasło.
Disable Mobile Punch / Enable Mobile Punch (wyłącz / włącz rejestrację w telefonie): określić, czy pracownik może rejestrować obecność w aplikacji mobilnej Staff Khata za pomocą selfie i lokalizacji. Rejestracja w telefonie jest włączona dla nowych pracowników; należy ją wyłączyć osobom, które mają rejestrować obecność tylko na urządzeniu biometrycznym.

Przełącznik Status na liście pozwala oznaczyć pracownika jako nieaktywnego. Nieaktywni pracownicy nie mogą się logować i są ukryci w ewidencji obecności.

Wymagany plan: Logowanie pracowników w przeglądarce i aplikacji mobilnej, w tym rejestracja w telefonie i samodzielne wdrożenie, może wymagać wyższego planu. Każda nowa firma otrzymuje 15-dniowy okres próbny z odblokowanymi wszystkimi funkcjami. Aktualne plany można sprawdzić w Billing & Plan (Rozliczenia i plan).

Następnie należy skonfigurować zmiany, grafik i nadgodziny.

Nadal problem? Można utworzyć zgłoszenie w sekcji Help & Support w aplikacji lub skontaktować się z nami przez staffkhata.com/contact.

Dodawanie pracowników i zarządzanie nimi