Staff Khata wylicza każde wynagrodzenie na podstawie obecności, urlopów, świąt i spóźnień, więc arkusz kalkulacyjny nie jest potrzebny. Wystarczy skonfigurować płace raz, a potem co miesiąc naliczać je kilkoma kliknięciami.

Wymagany plan: Płace wymagają płatnego planu obejmującego płace. Jeśli menu Payroll (Płace) jest zablokowane, aktualne plany można sprawdzić w Billing & Plan (Rozliczenia i plan).

Cykl płacowy i potrącenia ustawowe

Te ustawienia dotyczą każdego naliczenia płac.

Kliknąć Organization (Organizacja) → Company (Firma), a następnie otworzyć kartę Payroll & Tax (Płace i podatki).
W sekcji Salary Cycle Period (okres cyklu płacowego) ustawić Period Start Day (dzień początkowy) i Period End Day (dzień końcowy). Wpisanie 0 jako dnia końcowego oznacza „ostatni dzień miesiąca”.
W sekcji Statutory Deductions & Contributions (potrącenia i składki ustawowe) włączyć to, co dotyczy firmy.
Kliknąć Save Changes (Zapisz zmiany).

Ustawienie	Do czego służy
ESI (Employee State Insurance) (państwowe ubezpieczenie pracowników)	Dodaje składki ESI dla kwalifikujących się wynagrodzeń. Stawkę ustawia się w ESI Contribution %.
PF (Provident Fund) (fundusz emerytalny)	Dodaje potrącenia EPF i składkę pracodawcy. Stawkę ustawia się w PF Contribution %, zwykle 12.
Gratuity Liability (zobowiązanie z tytułu odpraw)	Śledzi roczne rezerwy na odprawy (gratuity).
Financial Year Start / End (początek / koniec roku obrachunkowego)	Rok używany w sprawozdawczości finansowej.

Przypisywanie struktury wynagrodzenia

Przed naliczeniem płac każdy pracownik musi mieć strukturę wynagrodzenia.

Kliknąć Payroll → Salary Management (Zarządzanie wynagrodzeniami). Lista zawiera wszystkich pracowników z cyklem, składnikami, potrąceniami, wynagrodzeniem netto i rocznym CTC (całkowitym kosztem pracodawcy).
Kliknąć ikonę edycji w wierszu pracownika lub Assign Salary Structure (Przypisz strukturę wynagrodzenia) dla nowej osoby.
Wybrać Payroll Cycle (cykl płacowy: Monthly Cycle, miesięczny, lub Weekly Cycle, tygodniowy) i Salary Type (rodzaj wynagrodzenia: Fixed, stałe; Variable, zmienne; lub Commission Based, prowizyjne).
Wypełnić Earnings (składniki): Basic Salary (wynagrodzenie zasadnicze), HRA (dodatek mieszkaniowy), Conveyance (dodatek na dojazdy), Medical Allowance (dodatek medyczny) i Other Allowance (inne dodatki).
Wypełnić Deductions (potrącenia), np. PF, ESI i Professional Tax (podatek zawodowy). ESI może być wyświetlany łącznie lub osobno.
Zaznaczyć Show CTC in Payslip (pokaż CTC na pasku płacowym), jeśli pracownik ma widzieć roczny koszt pracodawcy.
Kliknąć Save Salary Structure (Zapisz strukturę wynagrodzenia) lub Update Salary Structure (Aktualizuj strukturę wynagrodzenia).

Podczas wpisywania sumy u dołu pokazują Total Earnings (suma składników), Total Deductions (suma potrąceń), Net Take-Home (kwota netto do wypłaty) i Annual CTC (roczne CTC).

Wskazówka: Ten formularz można też otworzyć z Organization → Employee List (Lista pracowników): otworzyć menu wiersza pracownika i kliknąć Assign / View Salary (Przypisz / pokaż wynagrodzenie).

Naliczanie płac miesięcznych

Kliknąć Payroll → Run Payroll (Nalicz płace).
Wybrać miesiąc i rok u góry tabeli.
Kliknąć Bulk Generate (Generuj zbiorczo), wybrać Department (dział), sprawdzić miesiąc i rok, a następnie kliknąć Generate Bulk Payroll (Generuj płace zbiorczo). Powtórzyć dla każdego działu.

Aby naliczyć płacę tylko jednej osobie, kliknąć Add Payroll (Dodaj płacę) i wybrać pracownika.

More Columns (więcej kolumn) pokazuje dni robocze, dni bez wynagrodzenia (LOP), dni wolne, święta i płatny urlop składające się na każde wynagrodzenie.

Korekta i rozliczenie

Aby zmienić kwotę, edytować wiersz płacowy pracownika. W Edit Monthly Payroll (Edytuj płacę miesięczną) kliknąć Save Draft (Zapisz wersję roboczą), aby pozostawić ją otwartą, lub Settle & Save (Rozlicz i zapisz) po wypłacie.
Aby oznaczyć wiele wynagrodzeń jako wypłacone, zaznaczyć wiersze i kliknąć Settle Selected (Rozlicz zaznaczone).
Export (Eksportuj) pobiera miesiąc jako plik Excel lub PDF.

Przeglądanie i pobieranie pasków płacowych

Kliknąć Payslip (Pasek płacowy) w wierszu pracownika. Pasek płacowy zawiera logo firmy, podsumowanie obecności, składniki, potrącenia, ewentualne zwroty kosztów i kwotę netto słownie. Pokazuje też, jak zastosowano politykę czasu pracy: spóźnienia, wcześniejsze wyjścia i ewentualne potrącenia.

Download PDF (Pobierz PDF) zapisuje pasek, a Print (Drukuj) go drukuje. Show Annual CTC / Hide Annual CTC (pokaż / ukryj roczne CTC) określa, czy CTC jest widoczne.

Pracownicy z loginem widzą własne paski płacowe w My Payslips (Moje paski płacowe). Zobacz Samoobsługa pracownika.

Zaliczki i zwroty kosztów

Rejestrowanie zaliczki na wynagrodzenie

Kliknąć Payroll → Add Advance (Dodaj zaliczkę).
Wybrać Employee (pracownik), wpisać Amount (kwota) i Reason / Description (powód / opis), a następnie wybrać Month (miesiąc) i Year (rok).
Kliknąć Save Advance (Zapisz zaliczkę).

Rejestrowanie zwrotu kosztów

Kliknąć Payroll → Add Reimbursement (Dodaj zwrot kosztów).
Wybrać pracownika, wpisać kwotę, powód, miesiąc i rok.
Dołączyć rachunek w Supporting Document / Bill (dokument / rachunek: PDF, JPG, PNG lub DOC, do 2 MB). Rachunek jest wymagany.
Kliknąć Submit Claim (Wyślij wniosek).

Zatwierdzanie, rozliczanie i drukowanie potwierdzenia

Payroll → Advances & Reimbursements (Zaliczki i zwroty kosztów) pokazuje wszystkie zaliczki i wnioski, także te wysłane przez pracowników z aplikacji mobilnej. Po otwarciu rekordu można go Approve (zatwierdzić) lub Reject (odrzucić), a po wypłacie kliknąć Settle Request (Rozlicz wniosek). Generate Slip (Generuj potwierdzenie) tworzy potwierdzenie zwrotu kosztów do pobrania jako PDF.

Weekly Pay Process (płace tygodniowe)

Dla pracowników opłacanych tygodniowo należy ustawić w strukturze wynagrodzenia Payroll Cycle na Weekly Cycle. Tylko ci pracownicy są tu widoczni.

Kliknąć Payroll → Weekly Pay Process.
Wybrać tydzień.
Kliknąć Generate Weekly (Generuj tygodniowo) dla jednego pracownika lub Bulk Department (zbiorczo dla działu) → Run Bulk Process (Uruchom proces zbiorczy) dla całego działu.
Otworzyć Weekly Payslip (tygodniowy pasek płacowy), aby pobrać PDF, wydrukować go (Print) lub wysłać pracownikowi e-mailem (Send Email).
Zaznaczyć wypłacone wiersze i kliknąć Settle Selected.

Nadal problem? Można utworzyć zgłoszenie w sekcji Help & Support w aplikacji lub skontaktować się z nami przez staffkhata.com/contact.

Płace, paski płacowe i zaliczki