Pro HRMS (dodatek)

Pro HRMS dodaje narzędzia kadrowe wykraczające poza ewidencję obecności: aktualności firmowe, strukturę podległości, polecenia kandydatów, ewidencję majątku, polityki i dział wsparcia. Dodaje też rolę Manager, dzięki której liderzy zespołów mogą zajmować się własnymi ludźmi.

Menu Pro HRMS

Po aktywowaniu dodatku na górnym pasku administratorów i kierowników oraz w panelu pracownika pojawia się menu Pro HRMS. Wszystkie opisane niżej funkcje znajdują się w tym menu.

Organisation Feed (aktualności firmowe)

Wspólna tablica na ogłoszenia, powitania i uroczystości.

1. Kliknąć Pro HRMS → Organization Feed.
2. Wpisać treść w polu posta. Photo / Video (zdjęcie / wideo) pozwala dołączyć multimedia.
3. Wybrać odbiorców: Everyone (wszyscy) lub Specific Department (wybrany dział).
4. Kliknąć Post (Opublikuj).

Pracownicy mogą polubić, komentować i zapisywać posty. Karta Celebrations (uroczystości) pokazuje dzisiejsze i nadchodzące urodziny oraz rocznice zatrudnienia.

Org Tree (struktura organizacyjna)

Org Tree pokazuje, kto komu podlega.

1. Kliknąć Pro HRMS → Org Tree.
2. Kliknąć Create First Position (Utwórz pierwsze stanowisko), a później Create Root Position (Utwórz stanowisko główne).
3. Wybrać pracownika w Link to Employee (powiąż z pracownikiem), a następnie wypełnić Position Name (nazwa stanowiska), Department (dział) i Designation (stanowisko). Responsibilities (obowiązki) i zdjęcie są opcjonalne.
4. Kliknąć Create Position (Utwórz stanowisko). Add Direct Report (Dodaj bezpośredniego podwładnego) przy stanowisku pozwala rozbudowywać strukturę w dół.

Stanowisko może pozostać nieobsadzone do czasu zatrudnienia. Pracownicy widzą strukturę w My Org Tree (Moja struktura organizacyjna).

Job Referrals (polecenia do pracy)

1. Kliknąć Pro HRMS → Job Referrals → Add Job Opening (Dodaj ofertę pracy).
2. Wpisać Job Title (nazwa stanowiska), Description (opis), Location (lokalizacja) i Department, a następnie zapisać.

Pracownicy widzą otwarte stanowiska na stronie Job Referrals i klikają Refer Now (Poleć teraz), aby zgłosić znajomą osobę. Kandydatów przegląda się w View Referrals (Pokaż polecenia) i przenosi każdego do statusu Pending (oczekujący), Hired (zatrudniony) lub Rejected (odrzucony).

Daily Work Updates (codzienne raporty z pracy)

Pracownicy klikają Submit Today's Work Update (Wyślij dzisiejszy raport z pracy) i opisują, nad czym pracowali. Administratorzy i kierownicy widzą raporty wszystkich w Pro HRMS → Daily Work Updates, z filtrem według daty lub pracownika, i mogą je wyeksportować (Export).

Assets (majątek firmy)

Ewidencja firmowych laptopów, telefonów i innego mienia.

1. Kliknąć Pro HRMS → Assets → Add Asset (Dodaj składnik majątku).
2. Wybrać typ (np. Laptop), wpisać Asset Name (nazwa) i Serial Number (numer seryjny), a następnie zapisać.
3. Na liście Inventory (inwentarz) kliknąć Assign (Przypisz) przy składniku, wybrać pracownika w Select Employee (wybierz pracownika) i kliknąć Assign Asset (Przypisz składnik).

Każdy składnik ma Assignment History (historię przypisań). Pracownicy widzą powierzone im mienie w My Assets (Mój majątek).

Policy Documents (dokumenty polityk)

Kliknąć Pro HRMS → Policy Documents → Upload Document (Prześlij dokument). Wpisać Policy Name (nazwa polityki) i Policy Category (kategoria polityki) oraz wybrać plik (PDF, Word, Excel, PowerPoint lub obraz, do 2 MB). Pracownicy otwierają politykę i klikają Acknowledge (Potwierdź zapoznanie), a administrator widzi, kto ją potwierdził.

HR Support (pomoc kadrowa)

Dział pomocy dla pytań dotyczących obecności, urlopów, płac i innych spraw kadrowych. Pracownicy klikają Raise Ticket (Utwórz zgłoszenie), dodają temat, opis i do 5 plików. Dział HR i administratorzy widzą wszystkie zgłoszenia w Pro HRMS → HR Support i przenoszą je przez statusy Open (otwarte), In Progress (w toku), Resolved (rozwiązane) i Closed (zamknięte) za pomocą Update Status (Zmień status).

Nadawanie roli kierownika

1. Kliknąć Organization (Organizacja) → Employee List (Lista pracowników) i edytować pracownika.
2. Otworzyć krok Employment (Zatrudnienie) i ustawić System Role (rola w systemie) na Manager.
3. Kliknąć Save Changes (Zapisz zmiany).

Zespół kierownika to wszyscy, których Reporting Manager (przełożony) jest ta osoba. Ustawia się to w kroku Employment każdego członka zespołu.

Panel kierownika

Po zalogowaniu kierownik trafia na Manager Dashboard (Pulpit kierownika). Menu zawiera:

Zatwierdzanie wniosku urlopowego

1. Kliknąć Team Leaves.
2. Kliknąć ikonę oka przy wniosku, aby otworzyć Leave Request Details (Szczegóły wniosku urlopowego).
3. Kliknąć Approve (Zatwierdź) lub Reject (Odrzuć) z podaniem powodu.

Urlop musi zostać zatwierdzony zarówno przez kierownika, jak i przez dział HR. Po zatwierdzeniu przez kierownika wniosek ma status „Approval Pending from HR” (oczekuje na zatwierdzenie przez HR), dopóki HR nie zatwierdzi go ostatecznie. Jeśli którakolwiek ze stron go odrzuci, urlop zostaje odrzucony.