Rodzaje urlopów dostępne dla pracowników i listę świąt ustawia się raz. Później wnioski urlopowe, salda i święta same trafiają do ewidencji obecności i płac.

Wymagany plan: Zarządzanie urlopami i świętami może być zablokowane w niższych planach. Jeśli menu pokazują kłódkę, aktualne ceny i plany można sprawdzić w Billing & Plan (Rozliczenia i plan).

Definiowanie rodzajów urlopów

Urlop okolicznościowy (Casual), chorobowy (Sick), wypoczynkowy (Earned) i macierzyński (Maternity) są już skonfigurowane. Można je edytować lub dodać własne.

Kliknąć Organization (Organizacja) → Define Leave (Zdefiniuj urlop). Lista Leave types (rodzaje urlopów) pokazuje kod każdego rodzaju, liczbę dni w roku, co dzieje się z niewykorzystanymi dniami i czy wymagane jest zatwierdzenie.
Kliknąć Add Leave Type (Dodaj rodzaj urlopu).
Wypełnić formularz:

Ustawienie	Do czego służy
Name (nazwa) i Code (kod)	Na przykład „Compensatory Off” (odbiór dnia wolnego) i „CO”. Oba pola są wymagane.
Days per year (dni w roku)	Liczba dni przysługujących każdemu pracownikowi w roku.
Carry forward unused days (przenoś niewykorzystane dni)	Włączone: niewykorzystane dni przechodzą na następny rok. Wyłączone: przepadają na koniec roku.
Needs approval (wymaga zatwierdzenia)	Włączone: przełożony lub dział HR musi zatwierdzić każdy wniosek.
Colour (kolor)	Wyświetlany w kalendarzach i na plakietkach urlopów.

Kliknąć Add Leave Type.

Aby zmienić lub usunąć rodzaj urlopu, użyć Edit (Edytuj) lub Delete (Usuń) w jego wierszu.

Salda urlopów (Leave Opening Entry)

Kliknąć Time & Leave (Czas i urlopy) → Leave Opening Entry (Bilans otwarcia urlopów).
Dla każdego pracownika i rodzaju urlopu widać dni Allowed (przysługujące), Used (wykorzystane) i Left (pozostałe) oraz Total left (łącznie pozostało).
Rok obrachunkowy można zmienić w lewym górnym rogu; można też filtrować według rodzaju urlopu, oddziału, działu lub pracownika. Export (Eksportuj) pobiera tabelę.

Jak pracownicy składają wnioski urlopowe

Pracownicy logują się własnym e-mailem i hasłem, w przeglądarce pod adresem https://attendance.staffkhata.com lub w aplikacji Staff Khata (karta Leave, Urlop). Otwierają Apply Leave (Złóż wniosek urlopowy), widzą saldo każdego rodzaju urlopu, wybierają rodzaj i daty, dodają powód i wysyłają wniosek. Następnie wniosek czeka na zatwierdzenie.

Składanie wniosku w imieniu pracownika

Przydaje się, gdy ktoś zgłasza chorobę telefonicznie lub nie korzysta z aplikacji.

Kliknąć Time & Leave → Leave Application (Wnioski urlopowe).
Kliknąć Apply leave (Złóż wniosek).
Wybrać Employee (pracownik), a następnie Leave type (rodzaj urlopu). Przy każdym rodzaju widać pozostałe dni.
Wybrać One day (jeden dzień), Half a day (pół dnia) lub Several days (kilka dni) i wskazać datę lub daty.
Dodać Reason (powód). W sekcji Also notify (powiadom także) można wybrać osoby do poinformowania.
Kliknąć Apply leave.

Zatwierdzanie lub odrzucanie urlopu

Kliknąć Time & Leave → Leave Application. Leave requests (wnioski urlopowe) otwiera się na karcie Pending (oczekujące).
Kliknąć Review (Przejrzyj) przy wniosku. Sprawdzić rodzaj urlopu, daty, liczbę dni i powód.
Kliknąć Approve (Zatwierdź) lub Reject (Odrzuć) i potwierdzić.

Karty Approved (zatwierdzone), Rejected (odrzucone) i All (wszystkie) przechowują historię. Decyzję można później zmienić w szczegółach wniosku.

Dodawanie świąt

Święta są widoczne w kalendarzach i uwzględniane w raportach obecności. Najszybciej zacząć od importu listy.

Import z arkusza kalkulacyjnego

Kliknąć Organization → Define Holiday (Zdefiniuj święto).
Kliknąć Import (Importuj).
W sekcji Need A Template (Potrzebny szablon) kliknąć CSV lub Excel, aby pobrać przykład. Zawiera trzy kolumny: Holiday Name (nazwa święta), Type (typ: Full Day lub Half Day) i Date (data w formacie DD-MM-YYYY).
Wypełnić plik, a następnie przeciągnąć go do pola lub kliknąć, aby go wskazać. Obsługiwane są pliki CSV, XLS i XLSX do 2 MB.
Kliknąć Import. Wszystkie święta zostaną dodane naraz.

Dodawanie jednego święta

Na stronie Define Holiday kliknąć Add Holiday (Dodaj święto).
Wpisać Name (nazwa), wybrać Date (data) oraz Full day (cały dzień) lub Half day (pół dnia). Description (opis) jest opcjonalny.
Kliknąć Add Holiday.

Karty Upcoming (nadchodzące), Past (minione) i All służą do przeglądania listy, a Edit lub Delete w wierszu do jej zmiany.

Nadal problem? Można utworzyć zgłoszenie w sekcji Help & Support w aplikacji lub skontaktować się z nami przez staffkhata.com/contact.

Rodzaje urlopów, wnioski urlopowe i święta