Zanim zostaną dodani pracownicy, należy przekazać Staff Khata informacje o firmie. Profil, format kodów pracowników, oddziały i działy są używane w każdym raporcie, pasku płacowym i rejestracji.

Profil firmy

Logo, nazwa i numer podatkowy są drukowane na raportach i paskach płacowych, dlatego warto ustawić je w pierwszej kolejności.

Kliknąć Organization (Organizacja) → Company (Firma). Strona Company Settings (Ustawienia firmy) otworzy się na karcie Company Profile (Profil firmy).
U góry sekcja Organization Info (Informacje o organizacji) pokazuje Corporate ID (identyfikator firmy) i Workspace URL (adres przestrzeni roboczej). Tych danych nie można zmienić.
W sekcji Company Logo (Logo firmy) kliknąć Upload Logo (Prześlij logo) i wybrać kwadratowy plik PNG, JPG lub GIF o rozmiarze poniżej 2 MB (dobrze sprawdza się 200 × 200 px).
Sprawdzić Company Name (nazwa firmy), a następnie wpisać Official Tax / Registration No. (numer podatkowy / rejestrowy), np. numer GST.
Dodać Company Website (strona internetowa firmy). Adres musi zaczynać się od https://.
Przewinąć do Company Address (adres firmy). Ulicę, miasto, stan i kod pocztowy należy wpisać w osobnych polach, aby poprawnie drukowały się na dokumentach.
Kliknąć Save Changes (Zapisz zmiany).

Uwaga: Corporate Email (e-mail firmowy) to e-mail logowania administratora i nie można go tutaj zmienić.

Format kodów pracowników

Staff Khata automatycznie nadaje kod każdemu nowemu pracownikowi. Warto wybrać format krótki i czytelny.

W Company Settings otworzyć kartę Employee codes (Kody pracowników).
Ustawić poniższe pola. Okno Live Generated Code Preview (podgląd generowanego kodu) aktualizuje się na bieżąco.
Kliknąć Save Changes.

Ustawienie	Do czego służy
Prefix (prefiks)	Litery na początku, np. `ST` lub `EMP`.
Separator / Delimiter (separator)	Łącznik, ukośnik, podkreślenie, kropka lub brak.
Include Year (dołącz rok)	Dodaje rok (`2026` lub `26`) albo None (brak).
Number of Digits (liczba cyfr)	Liczba cyfr numeru, od 2 do 6.
Starting / Next Number (numer początkowy / następny)	Numer, który otrzyma kolejny nowy pracownik.

Wskazówka: Kody są generowane tylko dla nowych pracowników. Istniejące kody pozostają bez zmian.

Ustawienia regionalne

Należy otworzyć kartę Localization (Lokalizacja). Currency Standard (waluta), Timezone (strefa czasowa), Date Display Format (format daty) i Interface Language (język interfejsu) są przy rejestracji ustawiane dla Indii. Zmieniać je należy tylko wtedy, gdy firma działa inaczej, a następnie kliknąć Save Changes.

Karta Payroll & Tax

Karta Payroll & Tax (Płace i podatki) zawiera cykl płacowy (dzień początkowy i końcowy), ustawienia PF, ESI i odprawy (gratuity) oraz rok obrachunkowy. Opisano je w rozdziale Płace i wynagrodzenia.

Dodawanie oddziałów

Oddziały to lokalizacje biur lub zakładów. Każdy oddział może mieć własny geofencing, dzięki czemu pracownicy mogą rejestrować obecność tylko w pobliżu miejsca pracy.

Kliknąć Organization → Branch (Oddział). Przestrzeń robocza ma już oddział Main Branch (oddział główny).
Otworzyć menu wiersza (⋯) i kliknąć Edit (Edytuj).
Wpisać czytelną Branch name (nazwa oddziału), krótki Code (kod, np. NOI-HQ) i Address (adres).
Włączyć Primary branch (oddział podstawowy), jeśli nowi pracownicy mają być domyślnie dodawani tutaj.
Włączyć Geo-fencing (geofencing). Następnie ustawić lokalizację: kliknąć Locate me (Zlokalizuj mnie), wpisać Latitude (szerokość) i Longitude (długość geograficzną) lub kliknąć mapę, aby postawić pinezkę.
Wpisać Radius (m) (promień w metrach): jak daleko od pinezki pracownik może się znajdować, aby nadal móc zarejestrować obecność.
Kliknąć Save Changes.

Aby dodać kolejną lokalizację, kliknąć Add branch (Dodaj oddział), wypełnić te same pola i kliknąć Add branch.

Wskazówka: Promień powinien wynosić co najmniej 50 metrów. GPS w telefonie jest mniej dokładny w budynkach, a bardzo mały promień może uniemożliwić rejestrację nawet przy własnym biurku.

Wszystkie oddziały są widoczne na liście wraz z promieniem geofencingu. Przełącznik oddziałów na górnym pasku (All Branches) pozwala wyświetlać jeden oddział naraz lub wszystkie razem.

Geofencing trzeba też włączyć dla całej firmy. Zobacz Zasady obecności i polityka czasu pracy.

Dodawanie działów i stanowisk

Działy to zespoły. Stanowiska to nazwy funkcji w ramach każdego zespołu; pojawiają się na paskach płacowych i w profilach.

Kliknąć Organization → Department (Dział). Dwa działy są tworzone automatycznie.
Aby dodać do działu stanowiska, otworzyć menu wiersza (⋯) i kliknąć Edit. W sekcji Designations (Stanowiska) wpisać nazwę, kliknąć Add designation (Dodaj stanowisko), aby dodać kolejne, a następnie kliknąć Save Changes.
Aby utworzyć nowy zespół, kliknąć Add department (Dodaj dział), wpisać Department name (nazwa działu), dodać stanowiska i zapisać.
Przełączenie tabeli z Departments (Działy) na Designations pokazuje wszystkie stanowiska w firmie wraz z działem, do którego należą.

Następnie należy ustawić zasady obecności i politykę czasu pracy.

Nadal problem? Można utworzyć zgłoszenie w sekcji Help & Support w aplikacji lub skontaktować się z nami przez staffkhata.com/contact.

Konfiguracja firmy, oddziałów i działów