Ten rozdział wyjaśnia, czym jest Staff Khata, czego potrzeba przed rejestracją i kto co widzi. Warto przeczytać go raz, a następnie przechodzić przez kolejne rozdziały po kolei, aby skonfigurować firmę.

Co robi Staff Khata

Staff Khata przechowuje dane o obecności, urlopach, płacach i sprawach kadrowych całego zespołu w jednym miejscu. Pracownicy rejestrują wejście w telefonie za pomocą selfie i lokalizacji albo na urządzeniu biometrycznym Realtime przy drzwiach. Następnie Staff Khata stosuje zasady obowiązujące w firmie, takie jak czas tolerancji, półdniówki i oznaczenia spóźnień, dzięki czemu na bieżąco widać, kto jest obecny, kto się spóźnił, a kto jest nieobecny. Na podstawie obecności system wylicza salda urlopów, wynagrodzenia i paski płacowe oraz ponad trzydzieści raportów, w tym rejestry urzędowe. Codzienne podsumowanie można też otrzymywać przez WhatsApp bez otwierania aplikacji.

Czego potrzeba

Komputer z aktualną przeglądarką internetową. Należy używać najnowszej wersji Chrome, Edge lub Safari. Aplikacja internetowa jest dostępna pod adresem https://attendance.staffkhata.com. Tutaj konfiguruje się firmę oraz uruchamia płace i raporty.
Połączenie z internetem na komputerze oraz na każdym telefonie lub urządzeniu, które wysyła rejestracje.
Aplikacja mobilna Staff Khata na Androida lub iOS, dla pracowników rejestrujących wejście w telefonie. Muszą mieć włączoną lokalizację i działający aparat do selfie.
Urządzenia biometryczne Realtime, jeśli pracownicy mają rejestrować obecność na czytniku linii papilarnych lub kart. Staff Khata działa wyłącznie z urządzeniami biometrycznymi Realtime.
Służbowy adres e-mail i numer telefonu komórkowego, na które mogą przychodzić kody. Oba służą do weryfikacji konta podczas rejestracji.

Cztery role

Każda osoba w Staff Khata ma przypisaną rolę. Rola decyduje o tym, które ekrany widać po zalogowaniu.

Rola	Dla kogo	Co widzi
Admin (administrator)	Właściciel lub kierownik biura	Wszystko: konfigurację firmy, pracowników, urządzenia, obecność, urlopy, płace, raporty, rozliczenia i integracje.
HR (kadry)	Osoba z działu kadr lub księgowości	Te same ekrany administracyjne co Admin, do codziennej pracy z pracownikami, obecnością, urlopami i płacami. Tylko Admin widzi plakietkę planu i opcje zmiany planu.
Manager (kierownik)	Lider zespołu	My Team (Mój zespół), Team Attendance (Obecność zespołu) i Team Leaves (Urlopy zespołu), aby zatwierdzać wnioski własnego zespołu. Wymaga dodatku Pro HRMS.
Employee (pracownik)	Każdy pracownik	Własny pulpit, obecność, urlopy, paski płacowe i profil, w przeglądarce i w aplikacji mobilnej.

Rolę wybiera się przy dodawaniu osoby w Add Employee (Dodaj pracownika). Istnieje też rola Branch Admin (administrator oddziału). Branch Admin pracuje na ekranach administracyjnych, ale nie może zarządzać oddziałami i może dodawać tylko osoby z rolą Employee.

Plany, okres próbny i dodatki

Każda nowa firma zaczyna od 15-dniowego okresu próbnego z odblokowanymi wszystkimi funkcjami. Po jego zakończeniu konto automatycznie przechodzi na plan podstawowy. Plan można podwyższyć w dowolnym momencie.

Plany różnią się liczbą użytkowników i urządzeń biometrycznych oraz zakresem funkcji. Urlopy, święta, nadgodziny, płace, logowanie pracowników, raporty zaawansowane i wiele zmian mogą być zablokowane w niższych planach.
Dodatki to dodatkowe moduły kupowane do planu: Pro HRMS (zatwierdzanie przez kierowników, aktualności firmowe, struktura organizacyjna, majątek firmy i więcej) oraz Journey Tracker (śledzenie na żywo pracowników terenowych). Ich menu pojawiają się dopiero po aktywowaniu dodatku.

Zablokowana funkcja ma w menu ikonę kłódki. Aktualne ceny i zawartość każdego planu można sprawdzić w Billing & Plan (Rozliczenia i plan).

Wymagany plan: Jeśli funkcja opisana w tym podręczniku ma na koncie ikonę kłódki, wymaga wyższego planu lub dodatku. Zobacz Plany, rozliczenia i pomoc techniczna.

Jak zbudowany jest ten podręcznik

Rozdziały są ułożone w kolejności konfiguracji. Najlepiej zacząć od góry i przechodzić w dół.

Wskazówka: Zrzuty ekranu w tym podręczniku przedstawiają fikcyjną przykładową firmę Sharma Textiles Pvt Ltd. Na własnych ekranach widać nazwy i dane własnej firmy.

Nadal problem? Można utworzyć zgłoszenie w sekcji Help & Support w aplikacji lub skontaktować się z nami przez staffkhata.com/contact.

Przed rozpoczęciem pracy

Co robi Staff Khata

Czego potrzeba

Cztery role

Plany, okres próbny i dodatki

Jak zbudowany jest ten podręcznik