Прежде чем добавлять сотрудников, расскажите Staff Khata о своей компании. Профиль, формат кода сотрудника, филиалы и отделы используются в каждом отчёте, расчётном листке и отметке.

Заполните профиль компании

Логотип, название и налоговый номер печатаются в отчётах и расчётных листках, поэтому задайте их в первую очередь.

Нажмите Organization (организация) → Company (компания). Откроется страница Company Settings (настройки компании) на вкладке Company Profile (профиль компании).
Вверху в блоке Organization Info (сведения об организации) показаны ваши Corporate ID (корпоративный идентификатор) и Workspace URL (адрес рабочего пространства). Изменить их нельзя.
В разделе Company Logo (логотип компании) нажмите Upload Logo (загрузить логотип) и выберите квадратный файл PNG, JPG или GIF размером до 2 МБ (хорошо подходит 200 × 200 пикселей).
Проверьте Company Name (название компании), затем введите Official Tax / Registration No. (налоговый/регистрационный номер), например номер GST.
Добавьте Company Website (сайт компании). Адрес должен начинаться с https://.
Прокрутите до раздела Company Address (адрес компании). Укажите улицу, город, штат и индекс в отдельных полях, чтобы они правильно печатались в документах.
Нажмите Save Changes (сохранить изменения).

Примечание: Corporate Email (корпоративная почта) — это почта для входа администратора, здесь её изменить нельзя.

Выберите формат кода сотрудника

Staff Khata автоматически присваивает каждому новому сотруднику код. Выберите короткий и удобочитаемый формат.

В Company Settings (настройки компании) откройте вкладку Employee codes (коды сотрудников).
Заполните поля ниже. Блок Live Generated Code Preview (предпросмотр кода) обновляется по мере ввода.
Нажмите Save Changes (сохранить изменения).

Параметр	Что делает
Prefix (префикс)	Буквы в начале, например `ST` или `EMP`.
Separator / Delimiter (разделитель)	Дефис, косая черта, подчёркивание, точка или без разделителя.
Include Year (включать год)	Добавляет год (`2026` или `26`) или None (нет).
Number of Digits (количество цифр)	Сколько цифр в номере, от 2 до 6.
Starting / Next Number (начальный/следующий номер)	Номер, который получит следующий новый сотрудник.

Совет: Коды создаются только для новых сотрудников. Существующие коды не меняются.

Проверьте региональные настройки

Откройте вкладку Localization (локализация). Currency Standard (валюта), Timezone (часовой пояс), Date Display Format (формат даты) и Interface Language (язык интерфейса) при регистрации задаются для Индии. Меняйте их, только если ваш бизнес работает иначе, затем нажмите Save Changes (сохранить изменения).

Вкладка Payroll & Tax

Вкладка Payroll & Tax (зарплата и налоги) содержит расчётный период (день начала и окончания), настройки PF, ESI и выходного пособия, а также ваш финансовый год. Подробнее — в главе Зарплата.

Добавьте филиалы

Филиалы — это ваши офисы или производственные площадки. У каждого филиала может быть своя геозона, чтобы сотрудники могли отмечаться только рядом с местом работы.

Нажмите Organization (организация) → Branch (филиал). В вашем рабочем пространстве уже есть Main Branch (главный филиал).
Откройте меню строки (⋯) и нажмите Edit (изменить).
Введите понятное Branch name (название филиала), короткий Code (код, например NOI-HQ) и Address (адрес).
Включите Primary branch (основной филиал), если новые сотрудники должны добавляться сюда по умолчанию.
Включите Geo-fencing (геозона). Затем задайте местоположение: нажмите Locate me (определить моё местоположение), введите Latitude (широта) и Longitude (долгота) или щёлкните по карте, чтобы поставить метку.
Введите Radius (m) (радиус в метрах): на каком расстоянии от метки сотрудники ещё могут отметиться.
Нажмите Save Changes (сохранить изменения).

Чтобы добавить ещё одну площадку, нажмите Add branch (добавить филиал), заполните те же поля и нажмите Add branch.

Совет: Задавайте радиус не менее 50 метров. В помещении GPS телефона менее точен, и слишком маленький радиус может помешать сотрудникам отметиться даже за своим столом.

Все филиалы отображаются в списке с радиусом геозоны. С помощью переключателя филиалов на верхней панели (All Branches — все филиалы) можно смотреть один филиал или все вместе.

Геозоны также нужно включить для всей компании. См. Правила посещаемости и рабочего времени.

Добавьте отделы и должности

Отделы — это ваши команды. Должности — это названия позиций внутри каждой команды; они указываются в расчётных листках и профилях.

Нажмите Organization (организация) → Department (отдел). Два отдела уже созданы для вас.
Чтобы добавить должности в отдел, откройте меню его строки (⋯) и нажмите Edit (изменить). В разделе Designations (должности) введите название, нажмите Add designation (добавить должность) для следующей, затем нажмите Save Changes (сохранить изменения).
Чтобы создать новую команду, нажмите Add department (добавить отдел), введите Department name (название отдела), добавьте должности и сохраните.
Переключите таблицу с Departments (отделы) на Designations (должности), чтобы увидеть все должности компании и отделы, к которым они относятся.

Далее задайте правила посещаемости и рабочего времени.

Остались вопросы? Создайте обращение в разделе Help & Support в приложении или свяжитесь с нами: staffkhata.com/contact.

Настройка компании, филиалов и отделов