Смены, график и сверхурочные

Смена задаёт рабочие часы сотрудников, льготное время и еженедельные выходные. График показывает, кто в какой день работает в какую смену, а правила сверхурочных определяют, как оплачиваются дополнительные часы.

Настройте смену

В вашем рабочем пространстве уже есть General Shift (общая смена) и Night Shift (ночная смена). Измените их под свои часы или нажмите Add shift (добавить смену), чтобы создать новую.

1. Нажмите Organization (организация) → Shift Details (смены).
2. Откройте меню строки смены (⋯) и нажмите Edit (изменить).
3. Проверьте Shift name (название смены) и добавьте короткий Code (код, например GS).
4. Задайте Starts (начало) и Ends (окончание). Ночная смена, которая заканчивается после полуночи, отмечается как «ends the next day» (заканчивается на следующий день).
5. Задайте Late punch-in allowed (допустимое опоздание) и Early punch-out allowed (допустимый ранний уход) в минутах. Например, по 15 минут.

Добавьте еженедельные выходные

1. В разделе Weekly off (еженедельный выходной) нажмите Add off day (добавить выходной).
2. Выберите Day (день), Type (тип: Full day — полный день или Half day — полдня) и Which weeks (какие недели): Every week (каждую неделю) или 1-ю, 2-ю, 3-ю, 4-ю или последнюю неделю месяца.
3. Повторите для каждого выходного. Например, воскресенье каждую неделю плюс суббота на 2-й и 4-й неделях дают сотрудникам две выходные субботы в месяц.
4. Нажмите Save Changes (сохранить изменения).

Сделайте смену сменой по умолчанию

Откройте меню строки смены и нажмите Make default (сделать по умолчанию). Тогда каждый новый сотрудник будет начинать с этой смены. В списке смена по умолчанию отмечена значком Default (по умолчанию), указаны её часы, льготное время и выходные.

Назначайте смены через график

Shift Roster (график смен) — это календарь того, кто в какую смену работает по дням.

1. Нажмите Time & Leave (время и отпуска) → Shift Roster (график смен). Переключайтесь между видами Calendar (календарь), Week (неделя) и Month table (таблица на месяц) и фильтруйте по сотруднику, отделу или смене.
2. Нажмите Assign Shift (назначить смену).
3. В разделе Who (кому) выберите Employees (сотрудники) по одному или Departments (отделы), чтобы взять всю команду.
4. Выберите Shift (смена).
5. В разделе When (когда) выберите One day (один день), Date range (диапазон дат) или Pick dates (выбрать даты) и задайте дату.
6. Нажмите Assign Shifts (назначить смены).

Назначенная смена действует с указанной даты и далее, пока вы не назначите другую. Time & Leave → Shift Assignment (назначение смен) открывает ту же панель напрямую.

Планируйте заранее с планировщиком смен

Планировщик удобнее, когда нужно заполнить неделю или месяц сразу для многих людей.

1. Нажмите Time & Leave (время и отпуска) → Shift Planner (планировщик смен).
2. Выберите Departments (отделы) или Employees (сотрудники), затем даты From (с) и To (по) или нажмите This week (эта неделя), Next week (следующая неделя), This month (этот месяц) или Next month (следующий месяц).
3. Нажмите на смену в разделе Pick a shift, then click days (выберите смену, затем нажмите на дни).
4. Нажимайте на отдельные дни или нажмите Fill range (skip weekly offs) (заполнить диапазон без выходных), чтобы сразу заполнить все рабочие дни. Fill every day (заполнить все дни) включает и выходные.
5. Нажмите Save (сохранить) на панели внизу.

Вернувшись в график, вы увидите смену на каждом запланированном дне.

Задайте правила сверхурочных

Правила сверхурочных определяют, как дополнительные часы оплачиваются в зарплате. Сначала включите Enable Overtime Tracking (учёт сверхурочных); см. Правила посещаемости.

1. Нажмите Organization (организация) → Over Time (сверхурочные), затем нажмите Add Rule (добавить правило).
2. Введите Rule name (название правила), например «Сверхурочные в будни».
3. В разделе Applies to (применяется к) выберите All employees (все сотрудники) или Some departments (некоторые отделы).
4. В разделе Pay as (оплата) выберите способ оплаты каждого сверхурочного часа и введите ставку:
   • Multiple of pay (кратно ставке): например 1,5 × часовая ставка.
   • Percent of pay (процент от ставки): например 150% часовой ставки.
   • Fixed amount (фиксированная сумма): одинаковая сумма за час для всех.
5. Задайте Minimum overtime (h) (минимум сверхурочных, ч) и Maximum overtime (h) (максимум сверхурочных, ч). Учитываются только дополнительные часы в этих пределах, например от 1 до 4 часов.
6. Задайте Effective from (действует с) и нажмите Add Rule (добавить правило).

Далее узнайте, как сотрудники отмечаются в мобильном приложении.