Виды отпусков, заявки на отпуск и праздники

Один раз настройте виды отпусков, доступные сотрудникам, и список праздников. После этого заявки на отпуск, остатки и праздники сами попадают в учёт посещаемости и расчёт зарплаты.

Задайте виды отпусков

Отгулы (Casual), больничные (Sick), оплачиваемый отпуск (Earned) и отпуск по беременности (Maternity) уже настроены. Измените их или добавьте свои.

1. Нажмите Organization (организация) → Define Leave (виды отпусков). В списке Leave types (виды отпусков) для каждого вида указаны код, число дней в году, что происходит с неиспользованными днями и нужно ли одобрение.
2. Нажмите Add Leave Type (добавить вид отпуска).
3. Заполните форму:

4. Нажмите Add Leave Type (добавить вид отпуска).

Чтобы изменить или удалить вид, используйте Edit (изменить) или Delete (удалить) в его строке.

Проверка остатков отпусков (Leave Opening Entry)

1. Нажмите Time & Leave (время и отпуска) → Leave Opening Entry (начальные остатки отпусков).
2. Для каждого сотрудника и вида отпуска показаны дни Allowed (положено), Used (использовано) и Left (осталось), а также Total left (всего осталось).
3. Смените финансовый год вверху слева или отфильтруйте по виду отпуска, филиалу, отделу или сотруднику. Нажмите Export (экспорт), чтобы скачать таблицу.

Как сотрудники подают заявку на отпуск

Сотрудники входят со своими почтой и паролем — в веб-версии по адресу https://attendance.staffkhata.com или в приложении Staff Khata (вкладка Leave — отпуск). Они открывают Apply Leave (подать заявку на отпуск), видят остаток по каждому виду отпуска, выбирают вид и даты, указывают причину и отправляют заявку. Затем заявка ожидает одобрения.

Оформление отпуска за сотрудника

Пригодится, если сотрудник сообщил о болезни по телефону или не пользуется приложением.

1. Нажмите Time & Leave (время и отпуска) → Leave Application (заявки на отпуск).
2. Нажмите Apply leave (оформить отпуск).
3. Выберите Employee (сотрудник), затем Leave type (вид отпуска). Рядом с каждым видом показан остаток дней.
4. Выберите One day (один день), Half a day (полдня) или Several days (несколько дней) и укажите дату или даты.
5. Добавьте Reason (причина). В разделе Also notify (также уведомить) можно выбрать, кого проинформировать.
6. Нажмите Apply leave (оформить отпуск).

Одобрение или отклонение отпуска

1. Нажмите Time & Leave (время и отпуска) → Leave Application (заявки на отпуск). Раздел Leave requests (заявки на отпуск) открывается на вкладке Pending (ожидают).
2. Нажмите Review (проверить) в заявке. Проверьте вид отпуска, даты, число дней и причину.
3. Нажмите Approve (одобрить) или Reject (отклонить) и подтвердите.

На вкладках Approved (одобрены), Rejected (отклонены) и All (все) хранится история. Решение можно изменить и позже в сведениях о заявке.

Добавьте праздники

Праздники отображаются в календарях и используются в отчётах о посещаемости. Быстрее всего начать с импорта своего списка.

Импорт из таблицы

1. Нажмите Organization (организация) → Define Holiday (праздники).
2. Нажмите Import (импорт).
3. В разделе Need A Template (нужен шаблон) нажмите CSV или Excel, чтобы скачать образец. В нём три столбца: Holiday Name (название праздника), Type (тип: Full Day — полный день или Half Day — полдня) и Date (дата в формате DD-MM-YYYY).
4. Заполните его, затем перетащите файл в окно или нажмите, чтобы выбрать его. Подходят файлы CSV, XLS и XLSX размером до 2 МБ.
5. Нажмите Import (импорт). Все праздники будут добавлены сразу.

Добавление одного праздника

1. На странице Define Holiday нажмите Add Holiday (добавить праздник).
2. Введите Name (название), выберите Date (дата) и укажите Full day (полный день) или Half day (полдня). Description (описание) — необязательно.
3. Нажмите Add Holiday (добавить праздник).

Просматривайте список на вкладках Upcoming (предстоящие), Past (прошедшие) и All (все), а для изменения используйте Edit (изменить) или Delete (удалить) в строке.