Зарплата, расчётные листки и авансы

Staff Khata рассчитывает каждую зарплату по посещаемости, отпускам, праздникам и опозданиям, поэтому таблицы вам не нужны. Настройте всё один раз, а затем рассчитывайте зарплату каждый месяц в несколько кликов.

Задайте расчётный период и обязательные удержания

Эти настройки применяются к каждому расчёту зарплаты.

1. Нажмите Organization (организация) → Company (компания), затем откройте вкладку Payroll & Tax (зарплата и налоги).
2. В разделе Salary Cycle Period (расчётный период) задайте Period Start Day (день начала) и Period End Day (день окончания). Введите 0 как день окончания, чтобы это был последний день месяца.
3. В разделе Statutory Deductions & Contributions (обязательные удержания и взносы) включите то, что относится к вам.
4. Нажмите Save Changes (сохранить изменения).

Назначьте структуру зарплаты

Чтобы рассчитать зарплату, у каждого сотрудника должна быть структура зарплаты.

1. Нажмите Payroll (зарплата) → Salary Management (управление зарплатами). Все сотрудники перечислены с расчётным периодом, начислениями, удержаниями, суммой к выплате и годовым CTC (полной стоимостью сотрудника для компании).
2. Нажмите значок редактирования в строке сотрудника или Assign Salary Structure (назначить структуру зарплаты) для нового сотрудника.
3. Выберите Payroll Cycle (период выплат: Monthly Cycle — ежемесячно или Weekly Cycle — еженедельно) и Salary Type (тип зарплаты: Fixed — фиксированная, Variable — переменная или Commission Based — на комиссии).
4. Заполните Earnings (начисления): Basic Salary (оклад), HRA (жилищная надбавка), Conveyance (транспортная надбавка), Medical Allowance (медицинская надбавка) и Other Allowance (прочие надбавки).
5. Заполните Deductions (удержания), например PF, ESI и Professional Tax (профессиональный налог). ESI можно показывать общей суммой или раздельно.
6. Отметьте Show CTC in Payslip (показывать CTC в расчётном листке), если сотрудник должен видеть свою годовую стоимость для компании.
7. Нажмите Save Salary Structure (сохранить структуру зарплаты) или Update Salary Structure (обновить структуру зарплаты).

По мере ввода внизу отображаются итоги: Total Earnings (всего начислено), Total Deductions (всего удержано), Net Take-Home (на руки) и Annual CTC (годовой CTC).

Расчёт месячной зарплаты

1. Нажмите Payroll (зарплата) → Run Payroll (рассчитать зарплату).
2. Выберите месяц и год вверху таблицы.
3. Нажмите Bulk Generate (массовый расчёт), выберите Department (отдел), проверьте месяц и год и нажмите Generate Bulk Payroll (рассчитать зарплату для всех). Повторите для каждого отдела.

Чтобы рассчитать зарплату только одному человеку, нажмите Add Payroll (добавить расчёт) и выберите сотрудника.

Нажмите More Columns (больше столбцов), чтобы увидеть рабочие дни, дни без сохранения оплаты (LOP), еженедельные выходные, праздники и оплачиваемые отпуска, из которых складывается каждая зарплата.

Исправление и выплата

• Чтобы изменить сумму, отредактируйте строку расчёта сотрудника. В Edit Monthly Payroll (изменить месячный расчёт) нажмите Save Draft (сохранить черновик), чтобы оставить расчёт открытым, или Settle & Save (выплатить и сохранить) после выплаты.
• Чтобы отметить сразу много зарплат как выплаченные, отметьте строки и нажмите Settle Selected (выплатить выбранные).
• Используйте Export (экспорт), чтобы скачать месяц в формате Excel или PDF.

Просмотр и скачивание расчётных листков

Нажмите Payslip (расчётный листок) в строке сотрудника. В листке указаны ваш логотип, сводка посещаемости, начисления, удержания, возмещения расходов и сумма к выплате прописью. Также показано, как применялась политика рабочего времени: опоздания, ранние уходы и удержания по политике.

Нажмите Download PDF (скачать PDF), чтобы сохранить листок, или Print (печать). С помощью Show Annual CTC (показать годовой CTC) / Hide Annual CTC (скрыть годовой CTC) выберите, отображать ли CTC.

Сотрудники со входом в систему видят свои листки в разделе My Payslips (мои расчётные листки). См. Самообслуживание сотрудников.

Авансы и возмещения расходов

Запишите аванс

1. Нажмите Payroll (зарплата) → Add Advance (добавить аванс).
2. Выберите Employee (сотрудник), введите Amount (сумма) и Reason / Description (причина/описание), выберите Month (месяц) и Year (год).
3. Нажмите Save Advance (сохранить аванс).

Запишите возмещение расходов

1. Нажмите Payroll (зарплата) → Add Reimbursement (добавить возмещение).
2. Выберите сотрудника, введите сумму, причину, месяц и год.
3. Приложите чек в разделе Supporting Document / Bill (подтверждающий документ/чек): PDF, JPG, PNG или DOC размером до 2 МБ. Чек обязателен.
4. Нажмите Submit Claim (отправить заявку).

Одобрение, выплата и печать квитанции

Откройте Payroll → Advances & Reimbursements (авансы и возмещения), чтобы увидеть все авансы и заявки, включая отправленные сотрудниками из мобильного приложения. Откройте запись, чтобы нажать Approve (одобрить) или Reject (отклонить), а после выплаты — Settle Request (закрыть заявку). Нажмите Generate Slip (создать квитанцию), чтобы получить квитанцию о возмещении, которую можно скачать в PDF.

Weekly Pay Process

Для сотрудников с еженедельной оплатой задайте в структуре зарплаты Payroll Cycle (период выплат) = Weekly Cycle (еженедельно). Здесь показываются только эти сотрудники.

1. Нажмите Payroll (зарплата) → Weekly Pay Process (недельный расчёт).
2. Выберите неделю.
3. Нажмите Generate Weekly (рассчитать за неделю) для одного сотрудника или Bulk Department (весь отдел) → Run Bulk Process (запустить массовый расчёт) для целого отдела.
4. Откройте Weekly Payslip (недельный расчётный листок), чтобы скачать PDF, напечатать (Print) или отправить сотруднику по почте (Send Email).
5. Отметьте выплаченные строки и нажмите Settle Selected (выплатить выбранные).