Добавить сотрудников можно тремя способами: по одному через форму Add Employee (добавить сотрудника), сразу многих из файла Excel или отправив приглашение, чтобы они сами заполнили свои данные.

Откройте список сотрудников

Нажмите Organization (организация) → Employee List (список сотрудников). В Employee Directory (справочник сотрудников) показаны все сотрудники с кодом, отделом, контактами и статусом. Используйте Add Employee (добавить сотрудника) или стрелку рядом (More ways to add — другие способы добавления) для двух других способов.

Добавьте одного сотрудника

Форма Add employee (добавить сотрудника) состоит из четырёх шагов. Поля со звёздочкой обязательны; остальные можно заполнить позже.

Шаг 1: Personal Info

Введите First Name (имя), Last Name (фамилия) и Work Email (рабочая почта).
Введите Contact Number (контактный номер) с кодом страны. После добавления сотрудника его нельзя изменить.
Задайте начальный Password (пароль). Сотрудник сможет изменить его после входа.
Выберите Gender (пол) и нажмите Next (далее).

Шаг 2: Employment

Оставьте Employee Code / ID (код сотрудника) пустым, чтобы код создался по формату вашей компании. См. Настройка компании.
Проверьте Joining Date (дата приёма), затем выберите Branch (филиал), Department (отдел) и Designation (должность).
Выберите System Role (системная роль). Большинство сотрудников получают роль Employee (сотрудник) и видят только свои данные.
В поле Office Time Policy (политика рабочего времени) используется политика по умолчанию, если вы не выберете другую.
Reporting Manager (непосредственный руководитель), EPF number (номер EPF) и ESI number (номер ESI) необязательны. Нажмите Next (далее).

Шаг 3: Bank & education

Банковские реквизиты используются для выплаты зарплаты. Оба раздела необязательны. Нажмите Next (далее).

Шаг 4: Attendance & devices

Параметр	Что делает
Disable Attendance Tracking (отключить учёт посещаемости)	Исключает сотрудника из учёта посещаемости и отчётов.
Enforce geo-fencing (обязательная геозона)	Отметки засчитываются только внутри геозоны его филиала.
Require Attendance Approval (требовать одобрения посещаемости)	Руководитель одобряет посещаемость, прежде чем она попадёт в расчёт зарплаты.
Devices (устройства)	Биометрические устройства, на которых может отмечаться сотрудник.

Нажмите Add employee (добавить сотрудника). Новый сотрудник появится в списке со своим кодом.

Импорт сотрудников из Excel

Нажмите стрелку рядом с Add Employee и выберите Import from Excel (импорт из Excel).
В разделе Get the template (получить шаблон) нажмите Excel template (шаблон Excel) или CSV template (шаблон CSV). В нём есть все столбцы и три строки-примера.
Замените примеры своими сотрудниками, по одному в строке. Строку заголовков не удаляйте.
В разделе Upload your file (загрузите файл) перетащите файл или нажмите browse (обзор). Файл Excel или CSV, до 2 МБ.
Нажмите Import employees (импортировать сотрудников).

Строки без кода сотрудника получат код по вашему формату. Если какие-то строки не загрузились, Staff Khata покажет их в разделе Rows that need fixing (строки, требующие исправления). Исправьте их в скачанном файле и импортируйте этот файл снова.

Совет: В шаблоне нет столбца для пароля. Добавьте столбец с названием password, чтобы задать каждому сотруднику начальный пароль. Без него устанавливается стандартный пароль по умолчанию, поэтому попросите сотрудников сменить его после входа.

Пригласите сотрудников заполнить данные самостоятельно

Сотрудник сам указывает дату рождения, адрес, контакт на экстренный случай и банковские реквизиты.

Нажмите стрелку рядом с Add Employee и выберите Invite Employee (пригласить сотрудника).
Заполните First Name (имя), Last Name (фамилия), Email (почта) и Phone Number (номер телефона).
Выберите Department (отдел), Designation (должность), Role (роль), Branch (филиал) и Joining Date (дата приёма). Reporting Manager (непосредственный руководитель) — необязательно.
Нажмите Send Invite (отправить приглашение).

Сотрудник получит ссылку по почте и в WhatsApp. Он открывает её, подтверждает личность одноразовым кодом, заполняет свои данные, задаёт пароль и нажимает Complete onboarding (завершить оформление). Ссылка действует 7 дней.

Управление сотрудником

Откройте меню строки (⋯) любого сотрудника, чтобы:

Edit Employee (изменить сотрудника): изменить его данные.
Assign / View Salary (назначить/посмотреть зарплату): задать структуру зарплаты. См. Зарплата.
Biometric enrollment (биометрическая регистрация): зарегистрировать отпечаток пальца или карту на биометрическом устройстве Realtime. См. Биометрические устройства.
Update Password (обновить пароль): задать сотруднику новый пароль.
Disable Mobile Punch (отключить мобильные отметки) / Enable Mobile Punch (включить мобильные отметки): определить, может ли сотрудник отмечаться в мобильном приложении Staff Khata с селфи и геолокацией. Для новых сотрудников мобильные отметки включены; отключите их для тех, кто должен отмечаться только на биометрическом устройстве.

С помощью переключателя Status (статус) в списке можно сделать сотрудника неактивным. Неактивные сотрудники не могут входить в систему и скрыты из учёта посещаемости.

Нужен тариф: Для входа сотрудников в веб-версию и мобильное приложение, включая мобильные отметки и самостоятельное оформление, может потребоваться более высокий тариф. Каждая новая компания получает 15-дневный пробный период со всеми функциями. Актуальные тарифы см. в разделе Billing & Plan (оплата и тариф).

Далее настройте смены, график и сверхурочные.

Остались вопросы? Создайте обращение в разделе Help & Support в приложении или свяжитесь с нами: staffkhata.com/contact.

Добавление сотрудников и управление ими