Skôr než pridáte zamestnancov, povedzte Staff Khata o svojej spoločnosti. Profil, formát kódov zamestnancov, pobočky a oddelenia sa používajú v každom prehľade, na každej výplatnej páske a pri každom zázname dochádzky.

Vyplňte profil spoločnosti

Logo, názov a daňové číslo sa tlačia na prehľady a výplatné pásky, preto ich nastavte ako prvé.

Kliknite na Organization (Organizácia) → Company (Spoločnosť). Stránka Company Settings (Nastavenia spoločnosti) sa otvorí na karte Company Profile (Profil spoločnosti).
Hore v časti Organization Info (Informácie o organizácii) vidíte Corporate ID (Firemné ID) a Workspace URL (URL pracovného priestoru). Tieto údaje nemôžete zmeniť.
V časti Company Logo (Logo spoločnosti) kliknite na Upload Logo (Nahrať logo) a vyberte štvorcový súbor PNG, JPG alebo GIF menší ako 2 MB (vhodná veľkosť je 200 × 200 px).
Skontrolujte Company Name (Názov spoločnosti) a zadajte Official Tax / Registration No. (Úradné daňové / registračné číslo), napríklad číslo GST.
Pridajte Company Website (Webová stránka spoločnosti). Začnite adresu https://.
Posuňte sa na Company Address (Adresa spoločnosti). Ulicu, mesto, štát a PSČ zadajte do samostatných polí, aby sa na dokumentoch vytlačili správne.
Kliknite na Save Changes (Uložiť zmeny).

Poznámka: Corporate Email (Firemný e-mail) je váš prihlasovací e-mail administrátora a tu ho zmeniť nemožno.

Vyberte formát kódov zamestnancov

Staff Khata pridelí každému novému zamestnancovi kód automaticky. Vyberte formát, ktorý je krátky a ľahko čitateľný.

V Company Settings (Nastavenia spoločnosti) otvorte kartu Employee codes (Kódy zamestnancov).
Nastavte polia nižšie. Pole Live Generated Code Preview (Náhľad generovaného kódu) sa počas písania aktualizuje.
Kliknite na Save Changes (Uložiť zmeny).

Nastavenie	Čo robí
Prefix (Predpona)	Písmená na začiatku, napríklad `ST` alebo `EMP`.
Separator / Delimiter (Oddeľovač)	Spojovník, lomka, podčiarkovník, bodka alebo žiadny.
Include Year (Zahrnúť rok)	Pridá rok (`2026` alebo `26`) alebo None (Žiadny).
Number of Digits (Počet číslic)	Koľko číslic má číslo, od 2 do 6.
Starting / Next Number (Počiatočné / ďalšie číslo)	Číslo, ktoré dostane ďalší nový zamestnanec.

Tip: Kódy sa generujú iba pre nových zamestnancov. Existujúce kódy zostávajú nezmenené.

Skontrolujte lokalizáciu

Otvorte kartu Localization (Lokalizácia). Currency Standard (Mena), Timezone (Časové pásmo), Date Display Format (Formát dátumu) a Interface Language (Jazyk rozhrania) sa pri registrácii nastavia pre Indiu. Zmeňte ich, iba ak vaša firma funguje inak, a potom kliknite na Save Changes (Uložiť zmeny).

Karta Payroll & Tax

Karta Payroll & Tax (Mzdy a dane) obsahuje mzdový cyklus (prvý a posledný deň), nastavenia PF, ESI a odstupného (gratuity) a váš finančný rok. Sú vysvetlené v kapitole Mzdy a platy.

Pridajte pobočky

Pobočky sú vaše kancelárie alebo prevádzky. Každá pobočka môže mať vlastné geografické ohraničenie, takže zamestnanci môžu zaznamenať príchod iba v blízkosti miesta, kde pracujú.

Kliknite na Organization (Organizácia) → Branch (Pobočka). Váš pracovný priestor už má pobočku Main Branch (Hlavná pobočka).
Otvorte ponuku riadka (⋯) a kliknite na Edit (Upraviť).
Zadajte zrozumiteľný Branch name (Názov pobočky), krátky Code (Kód, napríklad NOI-HQ) a Address (Adresa).
Zapnite Primary branch (Hlavná pobočka), ak sa sem majú noví zamestnanci predvolene pridávať.
Zapnite Geo-fencing (Geografické ohraničenie). Potom nastavte polohu: kliknite na Locate me (Nájsť moju polohu), zadajte Latitude (Zemepisná šírka) a Longitude (Zemepisná dĺžka) alebo kliknutím do mapy umiestnite špendlík.
Zadajte Radius (m) (Polomer v metroch): ako ďaleko od špendlíka môžu zamestnanci byť a stále zaznamenať príchod.
Kliknite na Save Changes (Uložiť zmeny).

Ak chcete pridať ďalšie miesto, kliknite na Add branch (Pridať pobočku), vyplňte rovnaké polia a kliknite na Add branch.

Tip: Použite polomer aspoň 50 metrov. GPS v telefóne je v budovách menej presné a príliš malý polomer môže zamestnancom zabrániť zaznamenať príchod pri vlastnom stole.

Všetky pobočky sa zobrazia v zozname s polomerom geografického ohraničenia. Prepínačom pobočiek v hornej lište (All Branches (Všetky pobočky)) zobrazíte jednu pobočku alebo všetky naraz.

Geografické ohraničenie musí byť zapnuté aj pre celú spoločnosť. Pozrite si Pravidlá dochádzky a pracovný čas.

Pridajte oddelenia a pozície

Oddelenia sú vaše tímy. Pozície sú pracovné funkcie v rámci každého tímu a zobrazujú sa na výplatných páskach a v profiloch.

Kliknite na Organization (Organizácia) → Department (Oddelenie). Dve oddelenia sú vytvorené automaticky.
Ak chcete oddeleniu pridať pozície, otvorte ponuku riadka (⋯) a kliknite na Edit (Upraviť). V časti Designations (Pozície) napíšte názov, ďalšiu pozíciu pridáte kliknutím na Add designation (Pridať pozíciu) a potom kliknite na Save Changes (Uložiť zmeny).
Nový tím vytvoríte kliknutím na Add department (Pridať oddelenie), zadaním Department name (Názov oddelenia), pridaním pozícií a uložením.
Prepnite tabuľku z Departments (Oddelenia) na Designations (Pozície) a uvidíte všetky pracovné funkcie vo vašej spoločnosti a oddelenie, do ktorého patria.

Ďalej nastavte pravidlá dochádzky a pracovný čas.

Stále si neviete rady? Vytvorte tiket v sekcii Help & Support priamo v aplikácii alebo nás kontaktujte na staffkhata.com/contact.

Nastavte spoločnosť, pobočky a oddelenia