Mzdy, výplatné pásky a preddavky

Staff Khata vypočíta každú mzdu z dochádzky, dovoleniek, sviatkov a meškaní, takže nepotrebujete tabuľku. Nastavte to raz a potom spracujte mzdy každý mesiac niekoľkými kliknutiami.

Nastavte mzdový cyklus a zákonné zrážky

Tieto nastavenia platia pre každé spracovanie miezd.

1. Kliknite na Organization (Organizácia) → Company (Spoločnosť) a otvorte kartu Payroll & Tax (Mzdy a dane).
2. V časti Salary Cycle Period (Obdobie mzdového cyklu) nastavte Period Start Day (Prvý deň obdobia) a Period End Day (Posledný deň obdobia). Pre „posledný deň v mesiaci“ zadajte ako posledný deň 0.
3. V časti Statutory Deductions & Contributions (Zákonné zrážky a odvody) zapnite to, čo sa na vás vzťahuje.
4. Kliknite na Save Changes (Uložiť zmeny).

Priraďte štruktúru mzdy

Pred spracovaním miezd potrebuje každý zamestnanec štruktúru mzdy.

1. Kliknite na Payroll (Mzdy) → Salary Management (Správa miezd). Zobrazí sa každý zamestnanec s cyklom, príjmami, zrážkami, čistou mzdou a ročnými celkovými nákladmi (CTC).
2. Kliknite na ikonu úpravy v riadku zamestnanca alebo pri novom zamestnancovi na Assign Salary Structure (Priradiť štruktúru mzdy).
3. Vyberte Payroll Cycle (Mzdový cyklus: Monthly Cycle (Mesačný) alebo Weekly Cycle (Týždenný)) a Salary Type (Typ mzdy: Fixed (Pevná), Variable (Pohyblivá) alebo Commission Based (Provízna)).
4. Vyplňte Earnings (Príjmy): Basic Salary (Základná mzda), HRA (Príspevok na bývanie), Conveyance (Cestovné), Medical Allowance (Zdravotný príspevok) a Other Allowance (Iný príspevok).
5. Vyplňte Deductions (Zrážky), napríklad PF, ESI a Professional Tax (Profesijná daň). ESI môže byť zobrazené spolu alebo oddelene.
6. Zaškrtnite Show CTC in Payslip (Zobraziť CTC na výplatnej páske), ak má zamestnanec vidieť svoje ročné celkové náklady.
7. Kliknite na Save Salary Structure (Uložiť štruktúru mzdy) (alebo Update Salary Structure (Aktualizovať štruktúru mzdy)).

Počas písania súčty dole zobrazujú Total Earnings (Príjmy spolu), Total Deductions (Zrážky spolu), Net Take-Home (Čistá mzda) a Annual CTC (Ročné CTC).

Spracovanie mesačných miezd

1. Kliknite na Payroll (Mzdy) → Run Payroll (Spracovať mzdy).
2. Hore v tabuľke vyberte mesiac a rok.
3. Kliknite na Bulk Generate (Hromadne vygenerovať), vyberte Department (Oddelenie), skontrolujte mesiac a rok a kliknite na Generate Bulk Payroll (Vygenerovať hromadné mzdy). Zopakujte pre každé oddelenie.

Ak chcete vyplatiť iba jednu osobu, kliknite na Add Payroll (Pridať mzdu) a vyberte zamestnanca.

Kliknutím na More Columns (Ďalšie stĺpce) zobrazíte pracovné dni, dni bez náhrady mzdy (LOP), týždenné voľno, sviatky a platenú dovolenku za každou mzdou.

Oprava a vyrovnanie

• Ak chcete zmeniť hodnotu, upravte mzdový riadok zamestnanca. V Edit Monthly Payroll (Upraviť mesačnú mzdu) kliknite na Save Draft (Uložiť koncept), aby zostal otvorený, alebo po vyplatení na Settle & Save (Vyrovnať a uložiť).
• Ak chcete označiť viac miezd ako vyplatené, zaškrtnite riadky a kliknite na Settle Selected (Vyrovnať vybrané).
• Pomocou Export (Exportovať) stiahnete mesiac ako Excel alebo PDF.

Zobrazenie a stiahnutie výplatných pások

V riadku zamestnanca kliknite na Payslip (Výplatná páska). Výplatná páska zobrazuje vaše logo, súhrn dochádzky, príjmy, zrážky, prípadné náhrady výdavkov a čistú mzdu slovom. Ukazuje aj, ako sa uplatnila politika pracovného času: meškania, skoršie odchody a prípadnú zrážku podľa politiky.

Kliknutím na Download PDF (Stiahnuť PDF) ju uložíte alebo na Print (Tlačiť) vytlačíte. Pomocou Show Annual CTC (Zobraziť ročné CTC) / Hide Annual CTC (Skryť ročné CTC) určíte, či sa CTC zobrazí.

Zamestnanci s prihlásením vidia svoje výplatné pásky v My Payslips (Moje výplatné pásky). Pozrite si Samoobsluha zamestnancov.

Preddavky a náhrady výdavkov

Zaznamenanie preddavku na mzdu

1. Kliknite na Payroll (Mzdy) → Add Advance (Pridať preddavok).
2. Vyberte Employee (Zamestnanec), zadajte Amount (Suma) a Reason / Description (Dôvod / popis) a vyberte Month (Mesiac) a Year (Rok).
3. Kliknite na Save Advance (Uložiť preddavok).

Zaznamenanie náhrady výdavkov

1. Kliknite na Payroll (Mzdy) → Add Reimbursement (Pridať náhradu výdavkov).
2. Vyberte zamestnanca, zadajte sumu, dôvod, mesiac a rok.
3. V časti Supporting Document / Bill (Podklad / účet) priložte účet (PDF, JPG, PNG alebo DOC, najviac 2 MB). Účet je povinný.
4. Kliknite na Submit Claim (Odoslať nárok).

Schválenie, vyrovnanie a tlač dokladu

Otvorte Payroll → Advances & Reimbursements (Preddavky a náhrady) a uvidíte všetky preddavky a nároky vrátane tých, ktoré zamestnanci odoslali z mobilnej aplikácie. Otvorte záznam, ktorý chcete Approve (Schváliť) alebo Reject (Zamietnuť), a po vyplatení kliknite na Settle Request (Vyrovnať žiadosť). Kliknutím na Generate Slip (Vygenerovať doklad) vytvoríte doklad o náhrade, ktorý si môžete stiahnuť ako PDF.

Weekly Pay Process (Týždenné mzdy)

Zamestnancom plateným týždenne nastavte v štruktúre mzdy Payroll Cycle (Mzdový cyklus) na Weekly Cycle (Týždenný). Zobrazujú sa tu iba títo zamestnanci.

1. Kliknite na Payroll (Mzdy) → Weekly Pay Process (Spracovanie týždenných miezd).
2. Vyberte týždeň.
3. Kliknite na Generate Weekly (Vygenerovať týždennú mzdu) pre jedného zamestnanca alebo na Bulk Department (Hromadne za oddelenie) → Run Bulk Process (Spustiť hromadné spracovanie) pre celé oddelenie.
4. Otvorte Weekly Payslip (Týždenná výplatná páska) a stiahnite ju ako PDF, vytlačte cez Print (Tlačiť) alebo ju pošlite zamestnancovi cez Send Email (Odoslať e-mail).
5. Zaškrtnite vyplatené riadky a kliknite na Settle Selected (Vyrovnať vybrané).