Zamestnancov môžete pridať tromi spôsobmi: jednotlivo cez formulár Add Employee (Pridať zamestnanca), viacerých naraz zo súboru Excel alebo odoslaním pozvánky, aby si údaje vyplnili sami.

Otvorte zoznam zamestnancov

Kliknite na Organization (Organizácia) → Employee List (Zoznam zamestnancov). Employee Directory (Adresár zamestnancov) zobrazuje všetkých s kódom, oddelením, kontaktnými údajmi a stavom. Použite Add Employee (Pridať zamestnanca) alebo šípku vedľa neho (More ways to add (Ďalšie spôsoby pridania)) pre ďalšie dva spôsoby.

Pridanie jedného zamestnanca

Formulár Add employee (Pridať zamestnanca) má štyri kroky. Polia označené hviezdičkou sú povinné; ostatné môžete vyplniť neskôr.

Krok 1: Personal Info (Osobné údaje)

Zadajte First Name (Meno), Last Name (Priezvisko) a Work Email (Pracovný e-mail).
Zadajte Contact Number (Kontaktné číslo) s predvoľbou krajiny. Po pridaní zamestnanca ho nemožno zmeniť.
Nastavte prvé Password (Heslo). Zamestnanec si ho môže po prihlásení zmeniť.
Vyberte Gender (Pohlavie) a kliknite na Next (Ďalej).

Krok 2: Employment (Zamestnanie)

Pole Employee Code / ID (Kód / ID zamestnanca) nechajte prázdne, aby sa kód vytvoril podľa formátu vašej spoločnosti. Pozrite si Nastavenie spoločnosti.
Skontrolujte Joining Date (Dátum nástupu) a vyberte Branch (Pobočka), Department (Oddelenie) a Designation (Pozícia).
Vyberte System Role (Systémová rola). Väčšina zamestnancov má rolu Employee (Zamestnanec); vidia iba vlastné údaje.
Office Time Policy (Politika pracovného času) používa vašu predvolenú politiku, ak nevyberiete inú.
Reporting Manager (Nadriadený), EPF number (Číslo EPF) a ESI number (Číslo ESI) sú nepovinné. Kliknite na Next (Ďalej).

Krok 3: Bank & education (Banka a vzdelanie)

Bankové údaje sa používajú na výplatu mzdy. Obe sekcie sú nepovinné. Kliknite na Next (Ďalej).

Krok 4: Attendance & devices (Dochádzka a zariadenia)

Nastavenie	Čo robí
Disable Attendance Tracking (Vypnúť sledovanie dochádzky)	Vynechá zamestnanca z dochádzky a prehľadov.
Enforce geo-fencing (Vynútiť geografické ohraničenie)	Záznamy sa počítajú iba v rámci geografického ohraničenia jeho pobočky.
Require Attendance Approval (Vyžadovať schválenie dochádzky)	Manažér schváli dochádzku skôr, než sa dostane do miezd.
Devices (Zariadenia)	Biometrické zariadenia, na ktorých môže tento zamestnanec zaznamenávať dochádzku.

Kliknite na Add employee (Pridať zamestnanca). Nový zamestnanec sa zobrazí v zozname s vlastným kódom.

Import zamestnancov z Excel

Kliknite na šípku vedľa Add Employee (Pridať zamestnanca) a vyberte Import from Excel (Importovať z Excel).
V časti Get the template (Získajte šablónu) kliknite na Excel template (Šablóna Excel) (alebo CSV template (Šablóna CSV)). Obsahuje všetky stĺpce a tri vzorové riadky.
Vzorové riadky nahraďte svojimi zamestnancami, jeden na riadok. Riadok so záhlavím ponechajte.
V časti Upload your file (Nahrajte súbor) súbor presuňte myšou alebo kliknite na browse (prehľadávať). Excel alebo CSV, najviac 2 MB.
Kliknite na Import employees (Importovať zamestnancov).

Riadky bez kódu zamestnanca dostanú kód podľa vášho formátu. Ak niektoré riadky zlyhajú, Staff Khata ich vypíše v časti Rows that need fixing (Riadky na opravu). Opravte ich v stiahnutom súbore a tento súbor importujte znova.

Tip: Šablóna nemá stĺpec s heslom. Pridajte stĺpec s názvom password, ak chcete každému zamestnancovi nastaviť prvé heslo. Bez neho sa nastaví štandardné predvolené heslo, preto zamestnancov požiadajte, aby si ho po prihlásení zmenili.

Pozvite zamestnancov, aby vyplnili údaje sami

Zamestnanec si sám doplní dátum narodenia, adresu, núdzový kontakt a bankové údaje.

Kliknite na šípku vedľa Add Employee (Pridať zamestnanca) a vyberte Invite Employee (Pozvať zamestnanca).
Vyplňte First Name (Meno), Last Name (Priezvisko), Email (E-mail) a Phone Number (Telefónne číslo).
Vyberte Department (Oddelenie), Designation (Pozícia), Role (Rola), Branch (Pobočka) a Joining Date (Dátum nástupu). Reporting Manager (Nadriadený) je nepovinný.
Kliknite na Send Invite (Odoslať pozvánku).

Zamestnanec dostane odkaz e-mailom a cez WhatsApp. Otvorí ho, overí sa jednorazovým kódom, vyplní svoje údaje, nastaví heslo a klikne na Complete onboarding (Dokončiť nástup). Odkaz platí 7 dní.

Správa zamestnanca

Otvorte ponuku riadka (⋯) pri ktoromkoľvek zamestnancovi a môžete:

Edit Employee (Upraviť zamestnanca): zmeniť jeho údaje.
Assign / View Salary (Priradiť / zobraziť mzdu): nastaviť štruktúru mzdy. Pozrite si Mzdy a platy.
Biometric enrollment (Biometrická registrácia): zaregistrovať jeho odtlačok prsta alebo kartu na biometrickom zariadení Realtime. Pozrite si Biometrické zariadenia.
Update Password (Zmeniť heslo): nastaviť mu nové heslo.
Disable Mobile Punch (Vypnúť mobilné prihlasovanie) / Enable Mobile Punch (Zapnúť mobilné prihlasovanie): určiť, či môže zaznamenávať dochádzku v mobilnej aplikácii Staff Khata pomocou selfie a polohy. Mobilné prihlasovanie je pre nových zamestnancov zapnuté; vypnite ho tým, ktorí majú dochádzku zaznamenávať iba na biometrickom zariadení.

Prepínačom Status (Stav) v zozname zamestnanca deaktivujete. Neaktívni zamestnanci sa nemôžu prihlásiť a v dochádzke sú skrytí.

Potrebný plán: Prihlásenie zamestnancov na webe a v mobilnej aplikácii vrátane mobilného prihlasovania a samostatného nástupu môže vyžadovať vyšší plán. Každá nová spoločnosť dostane 15-dňovú skúšobnú verziu so všetkými funkciami odomknutými. Aktuálne plány nájdete v Billing & Plan (Fakturácia a plán).

Ďalej nastavte zmeny, rozpis a nadčasy.

Stále si neviete rady? Vytvorte tiket v sekcii Help & Support priamo v aplikácii alebo nás kontaktujte na staffkhata.com/contact.

Pridávanie a správa zamestnancov