حاضری کے اصول طے کرتے ہیں کہ Staff Khata ہر پنچ کو کیسے دیکھتا ہے: اوور ٹائم کیا ہے، غیر حاضری کی کیا قیمت ہے، اور عملہ کہاں سے پنچ ان کر سکتا ہے۔ دفتری اوقات کی پالیسی طے کرتی ہے کہ کوئی کب دیر سے آیا، کب آدھا دن ہے اور کب غیر حاضر ہے۔

اپنے حاضری کے اصول سیٹ کریں

Organization (تنظیم) → Company (کمپنی) پر کلک کریں، پھر Attendance Rules (حاضری کے اصول) ٹیب کھولیں۔
جو اصول چاہیں انہیں آن کریں (نیچے جدول دیکھیں)۔
Absent Day Deduction Penalty (غیر حاضری پر کٹوتی کا جرمانہ) میں درج کریں کہ ہر بلا عذر غیر حاضری پر کتنے دن کی تنخواہ کٹے۔ عام طور پر 1 چنا جاتا ہے۔
Save Changes (تبدیلیاں محفوظ کریں) پر کلک کریں۔

سیٹنگ	یہ کیا کرتی ہے
Enable Auto Punch-Out (خودکار پنچ آؤٹ)	اگر ملازمین پنچ آؤٹ کرنا بھول جائیں تو رات 11:59 بجے انہیں پنچ آؤٹ کر دیتا ہے۔
Enable Overtime Tracking (اوور ٹائم ٹریکنگ)	شفٹ سے زیادہ کام کے گھنٹے ریکارڈ کرتا ہے، تاکہ تنخواہ میں ان کی ادائیگی ہو سکے۔ اوور ٹائم کی ادائیگی کا طریقہ شفٹیں، روسٹر اور اوور ٹائم میں سیٹ کریں۔
Enable Live Attendance Notifications (لائیو حاضری اطلاعات)	ہر پنچ ان اور پنچ آؤٹ کو Admin اور HR ڈیش بورڈ پر آواز کے ساتھ پاپ اپ کی شکل میں دکھاتا ہے۔
Start Journey on Punch-In (پنچ ان پر سفر شروع کریں)	صرف Journey Tracker ایڈ آن کے لیے۔ دیکھیں Journey Tracker۔
Absent Day Deduction Penalty	ہر بلا عذر غیر حاضری پر کٹنے والے تنخواہ کے دن، 0 سے 30 تک۔

جیو فینسنگ آن کریں

جیو فینسنگ عملے کو موبائل ایپ پر تب تک پنچ ان کرنے سے روکتی ہے جب تک وہ کام کی جگہ پر نہ ہوں۔

اسی ٹیب پر Geo-Fencing Parameters (جیو فینسنگ پیرامیٹرز) تک اسکرول کریں۔
Enable Geo-Fencing (جیو فینسنگ فعال کریں) آن کریں۔
چنیں کہ یہ کیسے لاگو ہو:
- Branch-wise Rule (برانچ وار اصول): ہر برانچ اپنا مقام اور رداس استعمال کرتی ہے۔ Apply to Branches (برانچوں پر لاگو کریں) میں برانچیں چنیں۔ اگر آپ کے ایک سے زیادہ مقامات ہیں تو یہ بہترین انتخاب ہے۔
- Apply All Employees (تمام ملازمین پر لاگو کریں): سب کے لیے ایک مقام۔ Geo Fence Radius (Metres) (جیو فینس رداس، میٹر) درج کریں اور جگہ چننے کے لیے Set Map Location Coordinates (نقشے پر مقام کے نقاط سیٹ کریں) پر کلک کریں۔
Save Changes پر کلک کریں۔

نوٹ: Branch-wise Rule کے لیے پہلے Organization → Branch (برانچ) میں ہر برانچ کا پن اور رداس سیٹ کریں۔ دیکھیں اپنی کمپنی ترتیب دیں۔

آپ کسی ایک ملازم کے لیے بھی اس کی پروفائل میں Attendance & devices (حاضری اور ڈیوائسز) مرحلے پر جیو فینسنگ بند کر سکتے ہیں۔

اپنے WhatsApp خلاصے چنیں

Notifications (اطلاعات) ٹیب آپ کو WhatsApp پر Daily Attendance Summary (روزانہ حاضری کا خلاصہ)، Monthly Attendance Summary (ماہانہ حاضری کا خلاصہ) اور Device Health Alerts (ڈیوائس کی صحت کے الرٹس) آن کرنے دیتا ہے۔ دیکھیں WhatsApp اور انٹیگریشنز۔

دفتری اوقات کی پالیسی بنائیں

دفتری اوقات کی پالیسی آپ کے گریس پیریڈ سیٹ کرتی ہے اور یہ کہ کم گھنٹوں والا دن کب آدھا دن یا غیر حاضری بنتا ہے۔ آپ کی پہلی پالیسی سب کے لیے ڈیفالٹ بن جاتی ہے۔

Organization → Office Time Policy (دفتری اوقات کی پالیسی) پر کلک کریں۔
Create First Policy (پہلی پالیسی بنائیں) پر کلک کریں (یا اگر پہلے سے ایک ہے تو Add New Policy (نئی پالیسی شامل کریں))۔
Policy Name (پالیسی کا نام) درج کریں، جیسے "Standard Office Policy"۔ اگر یہ پالیسی ان سب پر لاگو ہونی چاہیے جن کی اپنی پالیسی نہیں تو Default (ڈیفالٹ) آن رہنے دیں۔
Grace periods & working hours (گریس پیریڈ اور کام کے گھنٹے) کے نیچے اوقات گھنٹوں اور منٹوں میں سیٹ کریں:

سیٹنگ	یہ کیا کرتی ہے
Permitted Late Arrival (اجازت شدہ دیر سے آمد)	عملہ لیٹ مارک ہوئے بغیر کتنی دیر سے آ سکتا ہے، مثلاً 15 منٹ۔
Permitted Early Departure (اجازت شدہ جلد روانگی)	عملہ جلد روانگی مارک ہوئے بغیر کتنا پہلے جا سکتا ہے، مثلاً 10 منٹ۔
Half-day threshold (آدھے دن کی حد)	ان کام کے گھنٹوں سے کم ہو تو دن آدھا دن ہے (مثلاً 7 گھنٹے)۔
Absent threshold (غیر حاضری کی حد)	ان کام کے گھنٹوں سے کم ہو تو دن غیر حاضر مارک ہوتا ہے (مثلاً 4 گھنٹے)۔ اسے آدھے دن کی حد سے کم رکھیں۔

ماہانہ لیٹ کٹوتیاں

بار بار دیر سے آنے کو کٹوتی میں بدلنے کے لیے یہ استعمال کریں۔

Monthly late deductions (ماہانہ لیٹ کٹوتیاں) آن کریں۔
Deduction source (کٹوتی کا ذریعہ) چنیں: Attendance (حاضری کے دن کاٹتا ہے) یا Leave Balance (CL) (کیژول چھٹی کاٹتا ہے)۔
Monthly late count (ماہانہ لیٹ تعداد) اور Cut Days (کٹنے والے دن) سیٹ کریں۔ مثلاً 3 اور 1 کا مطلب ہے کہ مہینے میں ہر 3 بار دیر سے آنے پر ایک دن کٹے گا۔

بہت دیر سے آمد اور جلد روانگی کے اصول

Late arrival rules (دیر سے آمد کے اصول) کے نیچے Add rule (اصول شامل کریں) پر کلک کریں، Duration (دورانیہ) درج کریں اور Cut Days چنیں۔ مثلاً 1 گھنٹے سے زیادہ دیر پر 0.5 (Half Day) (آدھا دن) کٹتا ہے۔ آپ زیادہ سے زیادہ 4 اصول شامل کر سکتے ہیں۔ Early departure rules (جلد روانگی کے اصول) جلد جانے والے عملے کے لیے اسی طرح کام کرتے ہیں۔ اگر اصول ہفتہ وار چھٹی کے دنوں پر بھی گنے جانے چاہئیں تو Apply on weekly offs (ہفتہ وار چھٹیوں پر لاگو کریں) آن کریں۔

Create Policy (پالیسی بنائیں) پر کلک کریں۔

پالیسی اپنے لیٹ، جلد، آدھے دن اور غیر حاضری کے اوقات کے ساتھ فہرست میں نظر آتی ہے۔ ڈیفالٹ پالیسی بدلنے کے لیے کسی پالیسی کی قطار کا مینو (⋯) کھولیں اور Make Default (ڈیفالٹ بنائیں) پر کلک کریں۔

مشورہ: کچھ عملے کے لیے مختلف اوقات چاہئیں، جیسے فیکٹری فلور؟ دوسری پالیسی بنائیں اور ان ملازمین کو شامل یا ترمیم کرتے وقت Office Time Policy خانے میں اسے چنیں۔

اس کے بعد اپنے ملازمین شامل کریں۔

اب بھی مشکل ہے؟ ایپ کے اندر Help & Support سے ٹکٹ بنائیں، یا staffkhata.com/contact پر ہم سے رابطہ کریں۔

حاضری کے اصول اور دفتری اوقات کی پالیسی