تنخواہ، پے سلپس اور ایڈوانس

Staff Khata ہر تنخواہ کا حساب حاضری، چھٹی، تعطیلات اور لیٹ مارک سے کرتا ہے، اس لیے آپ کو اسپریڈشیٹ کی ضرورت نہیں۔ اسے ایک بار ترتیب دیں، پھر ہر مہینے چند کلکس میں تنخواہ چلائیں۔

تنخواہ کا سائیکل اور قانونی کٹوتیاں سیٹ کریں

یہ سیٹنگز تنخواہ کی ہر کارروائی پر لاگو ہوتی ہیں۔

1. Organization (تنظیم) → Company (کمپنی) پر کلک کریں، پھر Payroll & Tax (تنخواہ اور ٹیکس) ٹیب کھولیں۔
2. Salary Cycle Period (تنخواہ کے سائیکل کی مدت) کے نیچے Period Start Day (مدت کا پہلا دن) اور Period End Day (مدت کا آخری دن) سیٹ کریں۔ "مہینے کا آخری دن" کے لیے آخری دن میں 0 درج کریں۔
3. Statutory Deductions & Contributions (قانونی کٹوتیاں اور شراکتیں) کے نیچے جو آپ پر لاگو ہو اسے آن کریں۔
4. Save Changes (تبدیلیاں محفوظ کریں) پر کلک کریں۔

تنخواہ کا ڈھانچہ مقرر کریں

تنخواہ چلنے سے پہلے ہر ملازم کا تنخواہ کا ڈھانچہ ہونا ضروری ہے۔

1. Payroll → Salary Management (تنخواہ کا انتظام) پر کلک کریں۔ ہر ملازم اپنے سائیکل، آمدنی، کٹوتیوں، خالص تنخواہ اور سالانہ CTC کے ساتھ درج ہوتا ہے۔
2. کسی ملازم کی قطار پر ترمیم کے آئیکن پر کلک کریں، یا کسی نئے شخص کے لیے Assign Salary Structure (تنخواہ کا ڈھانچہ مقرر کریں) پر کلک کریں۔
3. Payroll Cycle (تنخواہ کا سائیکل: Monthly Cycle ماہانہ یا Weekly Cycle ہفتہ وار) اور Salary Type (تنخواہ کی قسم: Fixed مقررہ، Variable متغیر یا Commission Based کمیشن پر مبنی) چنیں۔
4. Earnings (آمدنی) بھریں: Basic Salary (بنیادی تنخواہ)، HRA، Conveyance (سفری الاؤنس)، Medical Allowance (طبی الاؤنس) اور Other Allowance (دیگر الاؤنس)۔
5. Deductions (کٹوتیاں) بھریں، جیسے PF، ESI اور Professional Tax (پیشہ ورانہ ٹیکس)۔ ESI کو ملا کر یا الگ دکھایا جا سکتا ہے۔
6. اگر ملازم کو کمپنی پر اپنی سالانہ لاگت دیکھنی چاہیے تو Show CTC in Payslip (پے سلپ میں CTC دکھائیں) پر ٹک کریں۔
7. Save Salary Structure (تنخواہ کا ڈھانچہ محفوظ کریں) (یا Update Salary Structure (تنخواہ کا ڈھانچہ اپ ڈیٹ کریں)) پر کلک کریں۔

لکھتے وقت نیچے کے کل میزان Total Earnings (کل آمدنی)، Total Deductions (کل کٹوتیاں)، Net Take-Home (خالص گھر لے جانے والی رقم) اور Annual CTC (سالانہ CTC) دکھاتے ہیں۔

ماہانہ تنخواہ چلائیں

1. Payroll → Run Payroll (تنخواہ چلائیں) پر کلک کریں۔
2. جدول کے اوپر مہینہ اور سال چنیں۔
3. Bulk Generate (اجتماعی طور پر بنائیں) پر کلک کریں، Department (شعبہ) چنیں، مہینہ اور سال چیک کریں، اور Generate Bulk Payroll (اجتماعی تنخواہ بنائیں) پر کلک کریں۔ ہر شعبے کے لیے دہرائیں۔

صرف ایک شخص کو ادائیگی کرنے کے لیے Add Payroll (تنخواہ شامل کریں) پر کلک کریں اور ملازم چنیں۔

ہر تنخواہ کے پیچھے کام کے دن، بغیر تنخواہ (LOP) کے دن، ہفتہ وار چھٹیاں، تعطیلات اور تنخواہ والی چھٹیاں دیکھنے کے لیے More Columns (مزید کالم) پر کلک کریں۔

درست کریں اور ادا شدہ مارک کریں

• کوئی رقم بدلنے کے لیے ملازم کی تنخواہ کی قطار میں ترمیم کریں۔ Edit Monthly Payroll (ماہانہ تنخواہ میں ترمیم) میں اسے کھلا رکھنے کے لیے Save Draft (ڈرافٹ محفوظ کریں) پر، یا ادائیگی ہو جانے پر Settle & Save (ادا شدہ مارک کریں اور محفوظ کریں) پر کلک کریں۔
• بہت سی تنخواہوں کو ادا شدہ مارک کرنے کے لیے قطاروں پر ٹک کریں اور Settle Selected (منتخب کو ادا شدہ مارک کریں) پر کلک کریں۔
• مہینے کو Excel یا PDF کی شکل میں ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے Export (ایکسپورٹ) استعمال کریں۔

پے سلپس دیکھیں اور ڈاؤن لوڈ کریں

کسی ملازم کی قطار پر Payslip (پے سلپ) پر کلک کریں۔ پے سلپ آپ کا لوگو، حاضری کا خلاصہ، آمدنی، کٹوتیاں، کوئی بھی واپسی ادائیگیاں، اور خالص تنخواہ الفاظ میں دکھاتی ہے۔ یہ یہ بھی دکھاتی ہے کہ دفتری اوقات کی پالیسی کیسے لاگو ہوئی: لیٹ مارک، جلد روانگی اور پالیسی کی کوئی کٹوتی۔

اسے محفوظ کرنے کے لیے Download PDF (PDF ڈاؤن لوڈ کریں) پر، یا Print (پرنٹ) پر کلک کریں۔ CTC دکھانا ہے یا نہیں، یہ چننے کے لیے Show Annual CTC (سالانہ CTC دکھائیں) / Hide Annual CTC (سالانہ CTC چھپائیں) استعمال کریں۔

لاگ ان والے ملازمین My Payslips (میری پے سلپس) کے نیچے اپنی پے سلپس دیکھتے ہیں۔ دیکھیں ملازم سیلف سروس۔

ایڈوانس اور اخراجات کی واپسی

تنخواہ کا ایڈوانس درج کریں

1. Payroll → Add Advance (ایڈوانس شامل کریں) پر کلک کریں۔
2. Employee (ملازم) چنیں، Amount (رقم) اور Reason / Description (وجہ / تفصیل) درج کریں، اور Month (مہینہ) اور Year (سال) چنیں۔
3. Save Advance (ایڈوانس محفوظ کریں) پر کلک کریں۔

اخراجات کی واپسی درج کریں

1. Payroll → Add Reimbursement (اخراجات کی واپسی شامل کریں) پر کلک کریں۔
2. ملازم چنیں، رقم، وجہ، مہینہ اور سال درج کریں۔
3. Supporting Document / Bill (معاون دستاویز / بل) کے نیچے بل منسلک کریں (PDF، JPG، PNG یا DOC، 2 MB تک)۔ بل لازمی ہے۔
4. Submit Claim (دعویٰ جمع کریں) پر کلک کریں۔

منظور کریں، ادا شدہ مارک کریں اور سلپ پرنٹ کریں

ہر ایڈوانس اور دعویٰ دیکھنے کے لیے Payroll → Advances & Reimbursements (ایڈوانس اور اخراجات کی واپسی) کھولیں، بشمول ان کے جو ملازمین موبائل ایپ سے بھیجتے ہیں۔ کوئی ریکارڈ کھول کر اسے Approve (منظور کریں) یا Reject (مسترد کریں) کریں، پھر ادائیگی ہو جانے پر Settle Request (درخواست ادا شدہ مارک کریں) کریں۔ واپسی کی سلپ بنانے کے لیے Generate Slip (سلپ بنائیں) پر کلک کریں جسے آپ PDF کی شکل میں ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں۔

Weekly Pay Process (ہفتہ وار تنخواہ کا عمل)

ہفتہ وار تنخواہ پانے والے عملے کے لیے تنخواہ کے ڈھانچے میں ان کا Payroll Cycle Weekly Cycle پر سیٹ کریں۔ صرف یہی ملازمین یہاں نظر آتے ہیں۔

1. Payroll → Weekly Pay Process پر کلک کریں۔
2. ہفتہ چنیں۔
3. ایک ملازم کے لیے Generate Weekly (ہفتہ وار بنائیں) پر، یا پورے شعبے کے لیے Bulk Department (اجتماعی شعبہ) → Run Bulk Process (اجتماعی عمل چلائیں) پر کلک کریں۔
4. PDF ڈاؤن لوڈ کرنے، Print کرنے یا ملازم کو Send Email (ای میل بھیجیں) کرنے کے لیے Weekly Payslip (ہفتہ وار پے سلپ) کھولیں۔
5. ادا شدہ قطاروں پر ٹک کریں اور Settle Selected پر کلک کریں۔