روزانہ حاضری سنبھالیں

بائیو میٹرک مشینوں اور موبائل ایپ سے آنے والے تمام پنچ ایک ہی صفحے پر آتے ہیں۔ وہاں سے آپ دن چیک کرتے ہیں، پنچ منظور کرتے ہیں اور تنخواہ سے پہلے غلطیاں درست کرتے ہیں۔

ایک نظر میں آج کا دن دیکھیں

آپ کا Dashboard (ڈیش بورڈ) دکھاتا ہے کہ آج کون موجود، غیر حاضر اور دیر سے ہے۔ Recent Punches (حالیہ پنچ) ہر چیک ان کو ہوتے ہی دکھاتا ہے، اور دیر سے آنے والوں کو نشان زد کیا جاتا ہے۔ نقشہ دکھاتا ہے کہ موبائل پنچ کہاں سے آئے۔

پوری فہرست کے لیے Time & Leave (وقت اور چھٹی) → Attendance Process (حاضری کا عمل) پر کلک کریں۔

حاضری کا صفحہ فلٹر کریں

Attendance (حاضری) صفحہ آج کی تاریخ پر کھلتا ہے۔ اوپر کے کارڈ (Present موجود، Absent غیر حاضر، Late لیٹ، On leave چھٹی پر) کل تعداد دکھاتے ہیں۔ صرف ان لوگوں کو دیکھنے کے لیے کسی کارڈ پر کلک کریں۔

جدول کے اوپر فلٹرز کے دو سیٹ ہیں:

کوئی ملازم یا مختلف مدت چننے کے لیے Filters (فلٹرز) پر کلک کریں، پھر Apply (لاگو کریں) پر کلک کریں۔ ایک برانچ دیکھنے کے لیے اوپر کی پٹی میں All Branches (تمام برانچیں) استعمال کریں۔ کسی ایک شخص کو تلاش کرنے کے لیے Search by name or ID… (نام یا ID سے تلاش کریں…) اور فہرست ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے Export (ایکسپورٹ) استعمال کریں۔

Attendance Details (حاضری کی تفصیلات) کھولنے کے لیے کسی بھی قطار پر آنکھ کے آئیکن پر کلک کریں: چیک ان اور چیک آؤٹ کے اوقات، استعمال شدہ ڈیوائس یا مقام، شفٹ اور گھنٹے، اور موبائل پنچ کی تصویر۔

پنچ منظور کریں

1. Filters پر کلک کریں، Quick Select (فوری انتخاب) کے نیچے This Month (یہ مہینہ) چنیں، اور Apply پر کلک کریں۔
2. Pending پر کلک کریں۔
3. کسی قطار پر Review (جائزہ) پر کلک کریں۔ اوقات، مقام اور تصویر چیک کریں۔
4. Approve (منظور کریں) پر کلک کریں، پھر تصدیق کریں۔ پنچ مسترد کرنے کے لیے Reject (مسترد کریں) پر کلک کریں اور مختصر وجہ دیں۔

چھوٹا ہوا پنچ آؤٹ درست کریں

جب کوئی پنچ آؤٹ کرنا بھول جائے تو اس کے گھنٹوں کا حساب نہیں ہو سکتا۔ وقت خود شامل کریں۔

1. دن تلاش کریں۔ ملازم کا نام تلاش کریں اور اگر آج کا دن نہیں ہے تو Filters سے مدت سیٹ کریں۔
2. اس قطار پر پنسل آئیکن (Edit، ترمیم) پر کلک کریں۔ Update Manual Attendance (دستی حاضری اپ ڈیٹ کریں) کھلتا ہے۔
3. Punch Out Time (پنچ آؤٹ کا وقت) سیٹ کریں۔ اگر انہوں نے آدھی رات کے بعد تک کام کیا تو Next day (اگلا دن) پر ٹک کریں۔
4. Update Attendance (حاضری اپ ڈیٹ کریں) پر کلک کریں۔ اب گھنٹوں کا حساب ہو جاتا ہے۔

ہاتھ سے حاضری لگائیں (Manual Punch)

یہ تب استعمال کریں جب کوئی بالکل پنچ نہ کر سکا ہو، مثلاً سائٹ کے دورے پر۔

1. Add Manual Attendance (دستی حاضری شامل کریں) پر کلک کریں (یا Time & Leave → Manual Punch (دستی پنچ))۔ Single Punch (ایک پنچ) منتخب رہنے دیں۔
2. Employee (ملازم)، Date (تاریخ) اور Shift (شفٹ) چنیں۔
3. Punch In Time (پنچ ان کا وقت) اور، اگر معلوم ہو تو، Punch Out Time درج کریں۔
4. Status (حالت) چنیں: Present (موجود)، Absent (غیر حاضر)، Half Day (آدھا دن) یا Leave (چھٹی)۔ Absent یا Leave کے لیے اوقات کی ضرورت نہیں۔
5. چاہیں تو Remark (تبصرہ) شامل کریں، اور Submit Attendance (حاضری جمع کریں) پر کلک کریں۔

کئی لوگوں کی ایک ساتھ حاضری لگائیں (Bulk Manual Punch)

1. Time & Leave → Bulk Manual Punch (اجتماعی دستی پنچ) پر کلک کریں، یا دستی حاضری فارم کے اندر Bulk Manual Punch پر بدلیں۔
2. Select Employees (ملازمین چنیں) کے نیچے ہر شخص پر ٹک کریں، یا Select All (سب چنیں) پر کلک کریں۔
3. Date، Punch In Time اور Status سیٹ کریں۔ ہر شخص کی اپنی شفٹ استعمال کرنے کے لیے Shift کو Auto / Profile Default (خودکار / پروفائل ڈیفالٹ) پر رہنے دیں۔
4. خلاصہ چیک کریں، پھر Record Bulk Punch (اجتماعی پنچ ریکارڈ کریں) پر کلک کریں۔

درستگی کی درخواستیں منظور کریں

ملازمین ایپ یا ویب سے اپنے پنچ درست کرنے کی درخواست کر سکتے ہیں، ان اوقات کے ساتھ جن میں انہوں نے واقعی کام کیا اور ایک وجہ کے ساتھ۔

1. Time & Leave → Regularization (درستگی) پر کلک کریں، یا حاضری صفحے پر Regularization ٹیب کھولیں۔ جب درخواستیں منتظر ہوں تو ٹیب پر تعداد نظر آتی ہے۔
2. درخواست کیے گئے اوقات اور وجہ چیک کریں۔
3. Approve یا Reject پر کلک کریں۔ بہت سی درخواستیں ایک ساتھ نمٹانے کے لیے ان پر ٹک کریں اور سب کے لیے ایک ہی کارروائی استعمال کریں۔

جب آپ منظور کرتے ہیں تو ملازم کی حاضری ان کے مانگے گئے اوقات کے مطابق اپ ڈیٹ ہو جاتی ہے۔