ملازمین شامل کریں اور سنبھالیں
پلان: تمام پلان
ملازمین شامل کرنے کے تین طریقے ہیں: Add Employee (ملازم شامل کریں) فارم سے ایک وقت میں ایک، Excel فائل سے بہت سے ایک ساتھ، یا دعوت بھیج کر تاکہ وہ اپنی تفصیلات خود بھریں۔
ملازمین کی فہرست کھولیں
Organization (تنظیم) → Employee List (ملازمین کی فہرست) پر کلک کریں۔ Employee Directory (ملازمین کی ڈائریکٹری) ہر ایک کو اس کے کوڈ، شعبے، رابطے کی تفصیلات اور اسٹیٹس کے ساتھ دکھاتی ہے۔ باقی دو طریقوں کے لیے Add Employee (ملازم شامل کریں)، یا اس کے ساتھ والا تیر (More ways to add، شامل کرنے کے مزید طریقے) استعمال کریں۔
ایک ملازم شامل کریں
Add employee فارم کے چار مراحل ہیں۔ ستارے والے خانے لازمی ہیں؛ باقی آپ بعد میں بھر سکتے ہیں۔
مرحلہ 1: Personal Info (ذاتی معلومات)
- First Name (پہلا نام)، Last Name (آخری نام) اور Work Email (دفتری ای میل) درج کریں۔
- ملک کے کوڈ کے ساتھ Contact Number (رابطہ نمبر) درج کریں۔ ملازم شامل ہونے کے بعد اسے بدلا نہیں جا سکتا۔
- پہلا Password (پاس ورڈ) سیٹ کریں۔ ملازم سائن ان کرنے کے بعد اسے بدل سکتا ہے۔
- Gender (جنس) چنیں، پھر Next (اگلا) پر کلک کریں۔
مرحلہ 2: Employment (ملازمت)
- اپنی کمپنی کے فارمیٹ سے کوڈ بنانے کے لیے Employee Code / ID (ملازم کوڈ / ID) خالی چھوڑیں۔ دیکھیں اپنی کمپنی ترتیب دیں۔
- Joining Date (شمولیت کی تاریخ) چیک کریں، پھر Branch (برانچ)، Department (شعبہ) اور Designation (عہدہ) چنیں۔
- System Role (سسٹم رول) چنیں۔ زیادہ تر عملہ Employee (ملازم) ہوتا ہے؛ وہ صرف اپنا ڈیٹا دیکھتے ہیں۔
- Office Time Policy (دفتری اوقات کی پالیسی) آپ کی ڈیفالٹ پالیسی استعمال کرتی ہے جب تک آپ کوئی اور نہ چنیں۔
- Reporting Manager (رپورٹنگ مینیجر)، EPF number (EPF نمبر) اور ESI number (ESI نمبر) اختیاری ہیں۔ Next پر کلک کریں۔
مرحلہ 3: Bank & education (بینک اور تعلیم)
بینک کی تفصیلات تنخواہ کی ادائیگی کے لیے استعمال ہوتی ہیں۔ دونوں حصے اختیاری ہیں۔ Next پر کلک کریں۔
مرحلہ 4: Attendance & devices (حاضری اور ڈیوائسز)
| سیٹنگ | یہ کیا کرتی ہے |
|---|---|
| Disable Attendance Tracking (حاضری ٹریکنگ بند کریں) | اس ملازم کو حاضری اور رپورٹوں سے باہر رکھتا ہے۔ |
| Enforce geo-fencing (جیو فینسنگ لازمی کریں) | پنچ صرف ان کی برانچ کی جیو فینس کے اندر گنے جاتے ہیں۔ |
| Require Attendance Approval (حاضری کی منظوری درکار) | حاضری تنخواہ تک پہنچنے سے پہلے مینیجر اسے منظور کرتا ہے۔ |
| Devices (ڈیوائسز) | وہ بائیو میٹرک ڈیوائسز جن پر یہ ملازم پنچ ان کر سکتا ہے۔ |
Add employee پر کلک کریں۔ نیا ملازم اپنے کوڈ کے ساتھ فہرست میں نظر آتا ہے۔
Excel سے ملازمین امپورٹ کریں
- Add Employee کے ساتھ والے تیر پر کلک کریں اور Import from Excel (Excel سے امپورٹ کریں) چنیں۔
- Get the template (ٹیمپلیٹ حاصل کریں) کے نیچے Excel template (یا CSV template) پر کلک کریں۔ اس میں ہر کالم اور تین مثالی قطاریں ہیں۔
- مثالوں کی جگہ اپنے ملازمین لکھیں، ہر قطار میں ایک۔ ہیڈر والی قطار رہنے دیں۔
- Upload your file (اپنی فائل اپ لوڈ کریں) کے نیچے فائل ڈراپ کریں یا browse (براؤز) پر کلک کریں۔ Excel یا CSV، زیادہ سے زیادہ 2 MB۔
- Import employees (ملازمین امپورٹ کریں) پر کلک کریں۔
جن قطاروں میں ملازم کوڈ نہیں ہوتا انہیں آپ کے کوڈ فارمیٹ سے کوڈ مل جاتا ہے۔ اگر کچھ قطاریں ناکام ہوں تو Staff Khata انہیں Rows that need fixing (درست کرنے والی قطاریں) کے نیچے دکھاتا ہے۔ انہیں ڈاؤن لوڈ کی گئی فائل میں درست کریں اور وہی فائل دوبارہ امپورٹ کریں۔
مشورہ: ٹیمپلیٹ میں پاس ورڈ کا کالم نہیں ہے۔ ہر ملازم کا پہلا پاس ورڈ سیٹ کرنے کے لیے password نام کا کالم شامل کریں۔ اس کے بغیر ایک معیاری ڈیفالٹ پاس ورڈ سیٹ ہوتا ہے، اس لیے عملے سے کہیں کہ سائن ان کے بعد اسے بدل لیں۔
ملازمین کو اپنی تفصیلات خود بھرنے کی دعوت دیں
ملازم اپنی تاریخ پیدائش، پتہ، ہنگامی رابطہ اور بینک کی تفصیلات خود شامل کرتا ہے۔
- Add Employee کے ساتھ والے تیر پر کلک کریں اور Invite Employee (ملازم کو دعوت دیں) چنیں۔
- First Name، Last Name، Email (ای میل) اور Phone Number (فون نمبر) بھریں۔
- Department، Designation، Role (رول)، Branch اور Joining Date چنیں۔ Reporting Manager اختیاری ہے۔
- Send Invite (دعوت بھیجیں) پر کلک کریں۔
ملازم کو ای میل اور WhatsApp پر ایک لنک ملتا ہے۔ وہ اسے کھولتا ہے، ون ٹائم کوڈ سے اپنی تصدیق کرتا ہے، اپنی تفصیلات بھرتا ہے، پاس ورڈ سیٹ کرتا ہے اور Complete onboarding (آن بورڈنگ مکمل کریں) پر کلک کرتا ہے۔ لنک 7 دن تک کام کرتا ہے۔
ملازم کو سنبھالیں
کسی بھی ملازم کی قطار کا مینو (⋯) کھولیں تاکہ:
- Edit Employee (ملازم میں ترمیم): ان کی تفصیلات بدلیں۔
- Assign / View Salary (تنخواہ مقرر کریں / دیکھیں): ان کا تنخواہ کا ڈھانچہ سیٹ کریں۔ دیکھیں تنخواہ اور مشاہرے۔
- Biometric enrollment (بائیو میٹرک اندراج): Realtime بائیو میٹرک ڈیوائس پر ان کا فنگر پرنٹ یا کارڈ درج کریں۔ دیکھیں بائیو میٹرک ڈیوائسز۔
- Update Password (پاس ورڈ اپ ڈیٹ کریں): ان کے لیے نیا پاس ورڈ سیٹ کریں۔
- Disable Mobile Punch (موبائل پنچ بند کریں) / Enable Mobile Punch (موبائل پنچ چالو کریں): کنٹرول کریں کہ آیا وہ Staff Khata موبائل ایپ سے سیلفی اور اپنے مقام کے ساتھ پنچ ان کر سکتے ہیں۔ نئے ملازمین کے لیے موبائل پنچ آن ہوتا ہے؛ جس عملے کو صرف بائیو میٹرک ڈیوائس پر پنچ کرنا ہو اس کے لیے اسے بند کریں۔
کسی ملازم کو غیر فعال کرنے کے لیے فہرست میں Status (اسٹیٹس) سوئچ استعمال کریں۔ غیر فعال ملازمین سائن ان نہیں کر سکتے اور حاضری میں چھپے رہتے ہیں۔
پلان درکار: ویب اور موبائل ایپ پر ملازم لاگ ان، بشمول موبائل پنچ اور خود آن بورڈنگ، کے لیے اونچا پلان درکار ہو سکتا ہے۔ ہر نئی کمپنی کو 15 دن کا ٹرائل ملتا ہے جس میں سب کچھ کھلا ہوتا ہے۔ موجودہ پلانز کے لیے Billing & Plan (بلنگ اور پلان) دیکھیں۔
اس کے بعد شفٹیں، روسٹر اور اوور ٹائم ترتیب دیں۔
اب بھی مشکل ہے؟ ایپ کے اندر Help & Support سے ٹکٹ بنائیں، یا staffkhata.com/contact پر ہم سے رابطہ کریں۔