اپنی کمپنی، برانچیں اور شعبے ترتیب دیں

عملہ شامل کرنے سے پہلے Staff Khata کو اپنی کمپنی کے بارے میں بتائیں۔ آپ کا پروفائل، ملازم کوڈ فارمیٹ، برانچیں اور شعبے ہر رپورٹ، پے سلپ اور پنچ پر استعمال ہوتے ہیں۔

اپنی کمپنی کا پروفائل بھریں

آپ کا لوگو، نام اور ٹیکس نمبر رپورٹوں اور پے سلپس پر چھپتے ہیں، اس لیے انہیں پہلے سیٹ کریں۔

1. Organization (تنظیم) → Company (کمپنی) پر کلک کریں۔ Company Settings (کمپنی سیٹنگز) صفحہ Company Profile (کمپنی پروفائل) ٹیب پر کھلتا ہے۔
2. اوپر Organization Info (تنظیم کی معلومات) آپ کا Corporate ID (کارپوریٹ ID) اور Workspace URL (ورک اسپیس URL) دکھاتا ہے۔ آپ انہیں بدل نہیں سکتے۔
3. Company Logo (کمپنی لوگو) کے نیچے Upload Logo (لوگو اپ لوڈ کریں) پر کلک کریں اور 2 MB سے کم کی مربع PNG، JPG یا GIF فائل چنیں (200 × 200 px اچھا رہتا ہے)۔
4. Company Name (کمپنی کا نام) چیک کریں، پھر اپنا Official Tax / Registration No. (سرکاری ٹیکس / رجسٹریشن نمبر) درج کریں، جیسے آپ کا GST نمبر۔
5. اپنی Company Website (کمپنی ویب سائٹ) شامل کریں۔ اسے https:// سے شروع کریں۔
6. Company Address (کمپنی کا پتہ) تک اسکرول کریں۔ گلی، شہر، ریاست اور پوسٹل کوڈ ان کے اپنے خانوں میں لکھیں، تاکہ دستاویزات پر صحیح چھپیں۔
7. Save Changes (تبدیلیاں محفوظ کریں) پر کلک کریں۔

اپنا ملازم کوڈ فارمیٹ چنیں

Staff Khata ہر نئے ملازم کو خود بخود ایک کوڈ دیتا ہے۔ ایسا فارمیٹ چنیں جو مختصر اور پڑھنے میں آسان ہو۔

1. Company Settings میں Employee codes (ملازم کوڈ) ٹیب کھولیں۔
2. نیچے دیے گئے خانے سیٹ کریں۔ Live Generated Code Preview (بنائے گئے کوڈ کا لائیو پیش منظر) خانہ لکھتے ہی اپ ڈیٹ ہوتا ہے۔
3. Save Changes پر کلک کریں۔

لوکلائزیشن چیک کریں

Localization (لوکلائزیشن) ٹیب کھولیں۔ سائن اپ کرتے وقت Currency Standard (کرنسی)، Timezone (ٹائم زون)، Date Display Format (تاریخ دکھانے کا فارمیٹ) اور Interface Language (انٹرفیس کی زبان) بھارت کے لیے سیٹ ہوتے ہیں۔ انہیں صرف تب بدلیں جب آپ کا کاروبار مختلف طریقے سے کام کرتا ہو، پھر Save Changes پر کلک کریں۔

Payroll & Tax ٹیب

Payroll & Tax (تنخواہ اور ٹیکس) ٹیب میں آپ کا تنخواہ کا سائیکل (شروع اور آخری دن)، PF، ESI اور گریچویٹی کی سیٹنگز، اور آپ کا مالی سال ہوتا ہے۔ ان کی وضاحت تنخواہ اور مشاہرے میں ہے۔

اپنی برانچیں شامل کریں

برانچیں آپ کے دفتر یا فیکٹری کے مقامات ہیں۔ ہر برانچ کی اپنی جیو فینس ہو سکتی ہے، تاکہ عملہ صرف اپنی کام کی جگہ کے قریب ہی پنچ ان کر سکے۔

1. Organization → Branch (برانچ) پر کلک کریں۔ آپ کے ورک اسپیس میں پہلے سے ایک Main Branch (مرکزی برانچ) ہے۔
2. قطار کا مینو (⋯) کھولیں اور Edit (ترمیم) پر کلک کریں۔
3. واضح Branch name (برانچ کا نام)، مختصر Code (کوڈ، مثلاً NOI-HQ) اور Address (پتہ) درج کریں۔
4. اگر نیا عملہ ڈیفالٹ طور پر یہاں شامل ہونا چاہیے تو Primary branch (بنیادی برانچ) آن کریں۔
5. Geo-fencing (جیو فینسنگ) آن کریں۔ پھر مقام سیٹ کریں: Locate me (میرا مقام تلاش کریں) پر کلک کریں، Latitude (عرض بلد) اور Longitude (طول بلد) لکھیں، یا پن لگانے کے لیے نقشے پر کلک کریں۔
6. Radius (m) (رداس، میٹر) درج کریں: عملہ پن سے کتنی دوری پر رہ کر بھی پنچ ان کر سکتا ہے۔
7. Save Changes پر کلک کریں۔

دوسرا مقام شامل کرنے کے لیے Add branch (برانچ شامل کریں) پر کلک کریں، وہی خانے بھریں اور Add branch پر کلک کریں۔

تمام برانچیں اپنے جیو فینس رداس کے ساتھ فہرست میں نظر آتی ہیں۔ ایک وقت میں ایک برانچ یا سب ایک ساتھ دیکھنے کے لیے اوپر کی پٹی میں برانچ سوئچر (All Branches) استعمال کریں۔

جیو فینسنگ کو کمپنی کے لیے بھی آن کرنا ضروری ہے۔ دیکھیں حاضری کے اصول اور دفتری اوقات کی پالیسی۔

شعبے اور عہدے شامل کریں

شعبے آپ کی ٹیمیں ہیں۔ عہدے ہر ٹیم کے اندر ملازمت کے نام ہیں، اور یہ پے سلپس اور پروفائلز پر نظر آتے ہیں۔

1. Organization → Department (شعبہ) پر کلک کریں۔ آپ کے لیے دو شعبے بنے ہوئے ہیں۔
2. کسی شعبے میں عہدے شامل کرنے کے لیے اس کی قطار کا مینو (⋯) کھولیں اور Edit پر کلک کریں۔ Designations (عہدے) کے نیچے ایک عہدہ لکھیں، اگلے کے لیے Add designation (عہدہ شامل کریں) پر کلک کریں، پھر Save Changes پر کلک کریں۔
3. نئی ٹیم بنانے کے لیے Add department (شعبہ شامل کریں) پر کلک کریں، Department name (شعبے کا نام) درج کریں، اس کے عہدے شامل کریں اور محفوظ کریں۔
4. اپنی کمپنی کے ہر عہدے اور وہ کس شعبے سے تعلق رکھتا ہے دیکھنے کے لیے جدول کو Departments (شعبے) سے Designations پر بدلیں۔

اس کے بعد اپنے حاضری کے اصول اور دفتری اوقات کی پالیسی سیٹ کریں۔