چھٹی کی اقسام، چھٹی کی درخواستیں اور تعطیلات

اپنے عملے کی لی جا سکنے والی چھٹیوں کی اقسام اور اپنی تعطیلات کی فہرست ایک بار ترتیب دیں۔ اس کے بعد چھٹی کی درخواستیں، بیلنس اور تعطیلات خود بخود حاضری اور تنخواہ میں شامل ہوتے رہتے ہیں۔

چھٹی کی اقسام طے کریں

Casual (اتفاقی)، Sick (بیماری)، Earned (کمائی ہوئی) اور Maternity (زچگی) چھٹیاں آپ کے لیے پہلے سے ترتیب دی گئی ہیں۔ انہیں ترمیم کریں یا اپنی اقسام شامل کریں۔

1. Organization (تنظیم) → Define Leave (چھٹی طے کریں) پر کلک کریں۔ Leave types (چھٹی کی اقسام) فہرست ہر قسم کا کوڈ، سالانہ دن، غیر استعمال شدہ دنوں کا کیا ہوتا ہے، اور آیا اسے منظوری چاہیے، دکھاتی ہے۔
2. Add Leave Type (چھٹی کی قسم شامل کریں) پر کلک کریں۔
3. فارم بھریں:

4. Add Leave Type پر کلک کریں۔

کسی قسم کو بدلنے یا ہٹانے کے لیے اس کی قطار پر Edit (ترمیم) یا Delete (حذف) استعمال کریں۔

چھٹی کا بیلنس دیکھیں (Leave Opening Entry)

1. Time & Leave (وقت اور چھٹی) → Leave Opening Entry (چھٹی کا ابتدائی اندراج) پر کلک کریں۔
2. ہر ملازم اور چھٹی کی قسم کے لیے آپ Allowed (اجازت شدہ)، Used (استعمال شدہ) اور Left (باقی) دن، اور Total left (کل باقی) دیکھتے ہیں۔
3. اوپر بائیں طرف مالی سال بدلیں، یا چھٹی کی قسم، برانچ، شعبے یا ملازم کے لحاظ سے فلٹر کریں۔ جدول ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے Export (ایکسپورٹ) پر کلک کریں۔

ملازمین چھٹی کی درخواست کیسے دیتے ہیں

ملازمین اپنے ای میل اور پاس ورڈ سے سائن ان کرتے ہیں، ویب پر https://attendance.staffkhata.com پر یا Staff Khata ایپ میں (Leave ٹیب)۔ وہ Apply Leave (چھٹی کی درخواست دیں) کھولتے ہیں، ہر چھٹی کی قسم کا اپنا بیلنس دیکھتے ہیں، قسم اور تاریخیں چنتے ہیں، وجہ لکھتے ہیں اور بھیج دیتے ہیں۔ پھر درخواست منظوری کا انتظار کرتی ہے۔

ملازم کی طرف سے چھٹی لگائیں

یہ تب کام آتا ہے جب کوئی فون کر کے بیماری کی اطلاع دے یا ایپ استعمال نہ کرتا ہو۔

1. Time & Leave → Leave Application (چھٹی کی درخواست) پر کلک کریں۔
2. Apply leave (چھٹی لگائیں) پر کلک کریں۔
3. Employee (ملازم) چنیں، پھر Leave type (چھٹی کی قسم)۔ ہر قسم کے ساتھ باقی دن دکھائے جاتے ہیں۔
4. One day (ایک دن)، Half a day (آدھا دن) یا Several days (کئی دن) چنیں، اور تاریخ یا تاریخیں چنیں۔
5. Reason (وجہ) شامل کریں۔ Also notify (انہیں بھی اطلاع دیں) کے نیچے آپ اطلاع دینے کے لیے لوگ چن سکتے ہیں۔
6. Apply leave پر کلک کریں۔

چھٹی منظور یا مسترد کریں

1. Time & Leave → Leave Application پر کلک کریں۔ Leave requests (چھٹی کی درخواستیں) Pending (زیرِ التوا) پر کھلتا ہے۔
2. کسی درخواست پر Review (جائزہ) پر کلک کریں۔ چھٹی کی قسم، تاریخیں، دن اور وجہ چیک کریں۔
3. Approve (منظور کریں) یا Reject (مسترد کریں) پر کلک کریں، پھر تصدیق کریں۔

Approved (منظور شدہ)، Rejected (مسترد شدہ) اور All (سب) ٹیب تاریخ محفوظ رکھتے ہیں۔ آپ بعد میں بھی کسی درخواست کی تفصیلات سے فیصلہ بدل سکتے ہیں۔

اپنی تعطیلات شامل کریں

تعطیلات کیلنڈروں پر دکھائی جاتی ہیں اور حاضری کی رپورٹوں میں استعمال ہوتی ہیں۔ شروع کرنے کا تیز ترین طریقہ اپنی فہرست امپورٹ کرنا ہے۔

اسپریڈشیٹ سے امپورٹ کریں

1. Organization → Define Holiday (تعطیل طے کریں) پر کلک کریں۔
2. Import (امپورٹ) پر کلک کریں۔
3. Need A Template (ٹیمپلیٹ چاہیے) کے نیچے نمونہ ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے CSV یا Excel پر کلک کریں۔ اس میں تین کالم ہیں: Holiday Name (تعطیل کا نام)، Type (قسم: Full Day یا Half Day) اور Date (تاریخ، DD-MM-YYYY)۔
4. اسے بھریں، پھر فائل کو خانے میں کھینچیں یا براؤز کرنے کے لیے کلک کریں۔ 2 MB تک کی CSV، XLS اور XLSX فائلیں کام کرتی ہیں۔
5. Import پر کلک کریں۔ آپ کی تمام تعطیلات ایک ساتھ شامل ہو جاتی ہیں۔

ایک تعطیل شامل کریں

1. Define Holiday پر Add Holiday (تعطیل شامل کریں) پر کلک کریں۔
2. Name درج کریں، Date چنیں، اور Full day (پورا دن) یا Half day (آدھا دن) چنیں۔ Description (تفصیل) اختیاری ہے۔
3. Add Holiday پر کلک کریں۔

فہرست دیکھنے کے لیے Upcoming (آنے والی)، Past (گزشتہ) اور All ٹیب استعمال کریں، اور اسے بدلنے کے لیے کسی قطار پر Edit یا Delete استعمال کریں۔