設定您的公司、分店與部門

在新增員工之前，請先讓 Staff Khata 認識您的公司。您的公司資料、員工編號格式、分店和部門會用在每一份報表、薪資單和每一筆打卡紀錄上。

填寫公司資料

您的標誌、名稱和稅籍號碼會印在報表和薪資單上，所以請先設定這些項目。

1. 點選 Organization（組織）→ Company（公司）。Company Settings（公司設定）頁面會在 Company Profile（公司資料）分頁中開啟。
2. 頂端的 Organization Info（組織資訊）顯示您的 Corporate ID（企業 ID）和 Workspace URL（工作區網址）。這些無法變更。
3. 在 Company Logo（公司標誌）下方點選 Upload Logo（上傳標誌），選擇一個小於 2 MB 的正方形 PNG、JPG 或 GIF 檔（200 × 200 px 效果最好）。
4. 確認 Company Name（公司名稱），然後輸入您的 Official Tax / Registration No.（正式稅籍／登記號碼），例如 GST 號碼。
5. 加上您的 Company Website（公司網站），開頭請用 https://。
6. 捲動到 Company Address（公司地址）。將街道、城市、邦和郵遞區號分別填入各自的欄位，這樣才能正確印在文件上。
7. 點選 Save Changes（儲存變更）。

選擇員工編號格式

Staff Khata 會自動為每位新員工產生編號。請選擇簡短易讀的格式。

1. 在 Company Settings（公司設定）中開啟 Employee codes（員工編號）分頁。
2. 設定下列欄位。輸入時 Live Generated Code Preview（編號即時預覽）方塊會隨之更新。
3. 點選 Save Changes（儲存變更）。

檢查地區設定

開啟 Localization（地區設定）分頁。註冊時 Currency Standard（貨幣）、Timezone（時區）、Date Display Format（日期顯示格式）和 Interface Language（介面語言）已依印度設定。只有在您的企業運作方式不同時才需要變更，然後點選 Save Changes（儲存變更）。

Payroll & Tax 分頁

Payroll & Tax（薪資與稅務）分頁包含您的薪資週期（起始日和結束日）、PF、ESI 和退休金設定，以及會計年度。這些內容在薪資中說明。

新增分店

分店是您的辦公室或工廠地點。每個分店都可以有自己的地理圍欄，讓員工只能在工作地點附近打卡。

1. 點選 Organization（組織）→ Branch（分店）。您的工作區已有一個 Main Branch（總店）。
2. 開啟該列的選單（⋯），點選 Edit（編輯）。
3. 輸入清楚的 Branch name（分店名稱）、簡短的 Code（代碼，例如 NOI-HQ）和 Address（地址）。
4. 如果新員工預設應加入這個分店，請開啟 Primary branch（主要分店）。
5. 開啟 Geo-fencing（地理圍欄）。接著設定位置：點選 Locate me（定位我的位置）、輸入 Latitude（緯度）和 Longitude（經度），或在地圖上點一下放置圖釘。
6. 輸入 Radius (m)（半徑，公尺）：員工距離圖釘多遠仍可打卡。
7. 點選 Save Changes（儲存變更）。

若要新增其他地點，請點選 Add branch（新增分店），填寫相同的欄位，再點選 Add branch。

所有分店都會連同地理圍欄半徑顯示在清單中。使用頂端列的分店切換器（All Branches，所有分店）可以一次檢視一個分店或一起檢視全部。

地理圍欄也必須在公司層級開啟。請參閱出勤規則與辦公時間政策。

新增部門與職稱

部門就是您的團隊。職稱是每個團隊中的職務名稱，會顯示在薪資單和個人資料上。

1. 點選 Organization（組織）→ Department（部門）。系統已為您建立兩個部門。
2. 若要為某個部門新增職稱，請開啟該列的選單（⋯），點選 Edit（編輯）。在 Designations（職稱）下輸入職稱，點選 Add designation（新增職稱）再加下一個，然後點選 Save Changes（儲存變更）。
3. 若要建立新團隊，請點選 Add department（新增部門），輸入 Department name（部門名稱），加入職稱後儲存。
4. 將表格從 Departments（部門）切換為 Designations（職稱），即可看到公司內所有職稱以及各自所屬的部門。

接下來，請設定您的出勤規則與辦公時間政策。