Staff Khata 會根據出勤、請假、假日和遲到標記計算每一筆薪資，您不需要再用試算表。只要設定一次，之後每個月點幾下就能完成薪資計算。

需要方案： 薪資功能需要包含薪資的付費方案。如果 Payroll（薪資）選單被鎖定，請參閱 Billing & Plan（帳單與方案）了解目前的方案。

設定薪資週期和法定扣款

這些設定適用於每一次薪資計算。

點選 Organization（組織）→ Company（公司），然後開啟 Payroll & Tax（薪資與稅務）分頁。
在 Salary Cycle Period（薪資週期）下，設定 Period Start Day（起始日）和 Period End Day（結束日）。結束日輸入 0 代表「當月最後一天」。
在 Statutory Deductions & Contributions（法定扣款與提撥）下，開啟適用於您的項目。
點選 Save Changes（儲存變更）。

設定	作用
ESI (Employee State Insurance)（員工國家保險）	為符合資格的薪資加入 ESI 提撥。在 ESI Contribution %（ESI 提撥 %）中設定費率。
PF (Provident Fund)（公積金）	加入 EPF 扣款和雇主相對提撥。在 PF Contribution %（PF 提撥 %）中設定費率，通常為 12。
Gratuity Liability（退休金負債）	追蹤每年的退休金提列。
Financial Year Start / End（會計年度起訖）	用於財務報告的年度。

指派薪資結構

每位員工都需要先有薪資結構，才能計算薪資。

點選 Payroll（薪資）→ Salary Management（薪資管理）。每位員工都會列出其週期、收入、扣款、實領薪資和年度 CTC（公司總成本）。
點選員工那一列的編輯圖示，或為新員工點選 Assign Salary Structure（指派薪資結構）。
選擇 Payroll Cycle（薪資週期：Monthly Cycle 月週期或 Weekly Cycle 週週期）和 Salary Type（薪資類型：Fixed 固定、Variable 變動或 Commission Based 佣金制）。
填寫 Earnings（收入）：本薪、HRA（住房津貼）、交通津貼、醫療津貼和其他津貼。
填寫 Deductions（扣款），例如 PF、ESI 和職業稅。ESI 可以合併或分開顯示。
如果員工應看到自己的年度公司總成本，請勾選 Show CTC in Payslip（在薪資單顯示 CTC）。
點選 Save Salary Structure（儲存薪資結構；或 Update Salary Structure，更新薪資結構）。

輸入時，底部的合計會顯示 Total Earnings（總收入）、Total Deductions（總扣款）、Net Take-Home（實領金額）和 Annual CTC（年度 CTC）。

提示： 您也可以從 Organization → Employee List 開啟這個表單：開啟員工的列選單，點選 Assign / View Salary（設定／檢視薪資）。

計算月薪

點選 Payroll（薪資）→ Run Payroll（執行薪資計算）。
在表格頂端選擇月份和年份。
點選 Bulk Generate（批次產生），選擇 Department（部門），確認月份和年份，然後點選 Generate Bulk Payroll（產生批次薪資）。每個部門重複一次。

若只要為一個人計算薪資，請點選 Add Payroll（新增薪資）並選擇該員工。

點選 More Columns（更多欄位），即可查看每筆薪資背後的工作天數、無薪假（LOP）天數、每週休假日、假日和帶薪假。

修正與結清

若要變更某個數字，請編輯該員工的薪資列。在 Edit Monthly Payroll（編輯月薪）中，點選 Save Draft（儲存草稿）保持未結清，或在付款後點選 Settle & Save（結清並儲存）。
若要將多筆薪資標記為已付款，請勾選這些列並點選 Settle Selected（結清所選項目）。
使用 Export（匯出）將該月資料下載為 Excel 或 PDF。

檢視和下載薪資單

點選員工那一列的 Payslip（薪資單）。薪資單會顯示您的標誌、出勤摘要、收入、扣款、任何報銷款，以及國字大寫的實領金額。它也會顯示辦公時間政策如何套用：遲到標記、早退和任何政策扣款。

點選 Download PDF（下載 PDF）儲存，或點選 Print（列印）。使用 Show Annual CTC（顯示年度 CTC）／Hide Annual CTC（隱藏年度 CTC）選擇是否顯示 CTC。

有登入帳號的員工可以在 My Payslips（我的薪資單）中查看自己的薪資單。請參閱員工自助服務。

預支與報銷

記錄薪資預支

點選 Payroll（薪資）→ Add Advance（新增預支）。
選擇 Employee（員工），輸入 Amount（金額）和 Reason / Description（原因／說明），並選擇 Month（月份）和 Year（年份）。
點選 Save Advance（儲存預支）。

記錄報銷

點選 Payroll（薪資）→ Add Reimbursement（新增報銷）。
選擇員工，輸入金額、原因、月份和年份。
在 Supporting Document / Bill（證明文件／收據）下附上收據（PDF、JPG、PNG 或 DOC，最大 2 MB）。收據為必附。
點選 Submit Claim（提交申請）。

核准、結清和列印單據

開啟 Payroll → Advances & Reimbursements（預支與報銷），即可查看所有預支和報銷申請，包括員工從行動 App 送出的申請。開啟一筆紀錄即可 Approve（核准）或 Reject（拒絕），付款後再點選 Settle Request（結清申請）。點選 Generate Slip（產生單據）即可產生可下載為 PDF 的報銷單據。

Weekly Pay Process（週薪處理）

對於按週支薪的員工，請在薪資結構中將其 Payroll Cycle（薪資週期）設為 Weekly Cycle（週週期）。只有這些員工會出現在這裡。

點選 Payroll（薪資）→ Weekly Pay Process（週薪處理）。
選擇週次。
為單一員工點選 Generate Weekly（產生週薪），或為整個部門點選 Bulk Department（批次部門）→ Run Bulk Process（執行批次處理）。
開啟 Weekly Payslip（週薪資單）即可下載 PDF、Print（列印）或 Send Email（寄送電子郵件）給員工。
勾選已付款的列，然後點選 Settle Selected（結清所選項目）。

仍有問題嗎？請在 App 內的「Help & Support」提交工單，或透過 staffkhata.com/contact 聯絡我們。

薪資、薪資單與預支