新增員工有三種方式：用 Add Employee（新增員工）表單一次新增一位、從 Excel 檔案一次新增多位，或傳送邀請讓員工自行填寫資料。

開啟員工清單

點選 Organization（組織）→ Employee List（員工清單）。Employee Directory（員工名錄）會顯示每個人的編號、部門、聯絡資料和狀態。使用 Add Employee（新增員工），或旁邊的箭頭（More ways to add，更多新增方式）來使用另外兩種方式。

新增一位員工

Add employee（新增員工）表單共有四個步驟。標有星號的欄位為必填，其餘可以之後再填。

步驟 1：Personal Info（個人資料）

輸入 First Name（名字）、Last Name（姓氏）和 Work Email（工作電子郵件）。
輸入含國碼的 Contact Number（聯絡電話）。員工新增後就無法變更此號碼。
設定初始 Password（密碼）。員工登入後可以自行變更。
選擇 Gender（性別），然後點選 Next（下一步）。

步驟 2：Employment（任職資料）

Employee Code / ID（員工編號／ID）留空，系統就會依照公司格式產生編號。請參閱設定您的公司。
確認 Joining Date（到職日），然後選擇 Branch（分店）、Department（部門）和 Designation（職稱）。
選擇 System Role（系統角色）。大多數員工選 Employee（員工），他們只能看到自己的資料。
Office Time Policy（辦公時間政策）會使用您的預設政策，除非您選擇其他政策。
Reporting Manager（直屬主管）、EPF number（EPF 號碼）和 ESI number（ESI 號碼）為選填。點選 Next（下一步）。

步驟 3：Bank & education（銀行與學歷）

銀行資料用於發放薪資。兩個區塊都是選填。點選 Next（下一步）。

步驟 4：Attendance & devices（出勤與裝置）

設定	作用
Disable Attendance Tracking（停用出勤追蹤）	將這位員工排除在出勤與報表之外。
Enforce geo-fencing（強制地理圍欄）	只有在所屬分店地理圍欄內的打卡才算數。
Require Attendance Approval（需要出勤核准）	出勤資料進入薪資前需由主管核准。
Devices（裝置）	這位員工可以打卡的生物辨識裝置。

點選 Add employee（新增員工）。新員工會連同自己的編號出現在清單中。

從 Excel 匯入員工

點選 Add Employee 旁的箭頭，選擇 Import from Excel（從 Excel 匯入）。
在 Get the template（取得範本）下，點選 Excel template（Excel 範本；或 CSV template，CSV 範本）。範本包含所有欄位和三列範例。
將範例換成您的員工，每列一位。請保留標題列。
在 Upload your file（上傳檔案）下，拖放檔案或點選 browse（瀏覽）。支援 Excel 或 CSV，最大 2 MB。
點選 Import employees（匯入員工）。

沒有填員工編號的列會依照您的編號格式取得編號。如果有部分列匯入失敗，Staff Khata 會將它們列在 Rows that need fixing（需要修正的列）中。請在下載的檔案中修正，再重新匯入該檔案。

提示： 範本中沒有密碼欄。新增一個名為 password 的欄位，即可設定每位員工的初始密碼。若沒有這一欄，系統會設定標準的預設密碼，因此請提醒員工登入後變更密碼。

邀請員工自行填寫資料

員工會自行填寫出生日期、地址、緊急聯絡人和銀行資料。

點選 Add Employee 旁的箭頭，選擇 Invite Employee（邀請員工）。
填寫 First Name（名字）、Last Name（姓氏）、Email（電子郵件）和 Phone Number（手機號碼）。
選擇 Department（部門）、Designation（職稱）、Role（角色）、Branch（分店）和 Joining Date（到職日）。Reporting Manager（直屬主管）為選填。
點選 Send Invite（傳送邀請）。

員工會透過電子郵件和 WhatsApp 收到連結。他們開啟連結、用一次性驗證碼驗證身分、填寫資料、設定密碼，然後點選 Complete onboarding（完成到職流程）。連結有效期限為 7 天。

管理員工

開啟任一員工的列選單（⋯），可以：

Edit Employee（編輯員工）：變更員工資料。
Assign / View Salary（設定／檢視薪資）：設定薪資結構。請參閱薪資。
Biometric enrollment（生物辨識登錄）：在 Realtime 生物辨識裝置上登錄指紋或卡片。請參閱生物辨識裝置。
Update Password（更新密碼）：為員工設定新密碼。
Disable Mobile Punch（停用手機打卡）／Enable Mobile Punch（啟用手機打卡）：控制員工能否用 Staff Khata 行動 App 自拍並附上位置來打卡。新員工預設開啟手機打卡；只應在生物辨識裝置上打卡的員工請關閉此功能。

使用清單中的 Status（狀態）開關可將員工設為停用。停用的員工無法登入，也不會出現在出勤中。

需要方案： 員工在網頁和行動 App 上登入（包括手機打卡和自助到職）可能需要更高的方案。每家新公司都有 15 天試用，所有功能全部開放。目前方案請參閱 Billing & Plan（帳單與方案）。

接下來，請設定班次、排班與加班。

仍有問題嗎？請在 App 內的「Help & Support」提交工單，或透過 staffkhata.com/contact 聯絡我們。

新增與管理員工