قواعد الحضور وسياسة وقت الدوام
الخطة: جميع الخطط
تحدد قواعد الحضور كيف يتعامل Staff Khata مع كل تسجيل: ما الذي يُحتسب عملًا إضافيًا، وكم يكلّف الغياب، وأين يُسمح للموظفين بتسجيل الحضور. وتحدد سياسة وقت الدوام متى يُعدّ الشخص متأخرًا أو في نصف يوم أو غائبًا.
اضبط قواعد الحضور
- انقر Organization (المؤسسة) ← Company (الشركة)، ثم افتح تبويب Attendance Rules (قواعد الحضور).
- فعّل القواعد التي تريدها (انظر الجدول أدناه).
- في Absent Day Deduction Penalty (خصم يوم الغياب)، أدخل عدد أيام الراتب التي تُخصم عن كل غياب بلا عذر. القيمة المعتادة هي 1.
- انقر Save Changes (حفظ التغييرات).
| الإعداد | وظيفته |
|---|---|
| Enable Auto Punch-Out (تفعيل تسجيل الانصراف التلقائي) | يسجّل انصراف الموظفين في الساعة 11:59 PM إذا نسوا تسجيل الانصراف. |
| Enable Overtime Tracking (تفعيل تتبع العمل الإضافي) | يسجّل الساعات التي تتجاوز الوردية، لتتمكن الرواتب من دفعها. اضبط طريقة دفع العمل الإضافي في الورديات وجدول المناوبات والعمل الإضافي. |
| Enable Live Attendance Notifications (تفعيل إشعارات الحضور المباشرة) | يعرض كل تسجيل حضور وانصراف في نافذة منبثقة مع صوت على لوحتي Admin وHR. |
| Start Journey on Punch-In (بدء الرحلة عند تسجيل الحضور) | لإضافة Journey Tracker فقط. راجع Journey Tracker. |
| Absent Day Deduction Penalty (خصم يوم الغياب) | أيام الراتب المخصومة عن كل غياب بلا عذر، من 0 إلى 30. |
فعّل السياج الجغرافي
يمنع السياج الجغرافي الموظفين من تسجيل الحضور في تطبيق الهاتف ما لم يكونوا في مكان العمل.
- في التبويب نفسه، مرّر إلى Geo-Fencing Parameters (معايير السياج الجغرافي).
- فعّل Enable Geo-Fencing (تفعيل السياج الجغرافي).
- اختر طريقة التطبيق:
- Branch-wise Rule (قاعدة حسب الفرع): يستخدم كل فرع موقعه ونصف قطره الخاصين. اختر الفروع في Apply to Branches (تطبيق على الفروع). هذا أفضل خيار إذا كان لديك أكثر من موقع.
- Apply All Employees (تطبيق على جميع الموظفين): موقع واحد للجميع. أدخل Geo Fence Radius (Metres) (نصف قطر السياج الجغرافي بالأمتار) وانقر Set Map Location Coordinates (تحديد إحداثيات الموقع على الخريطة) لاختيار المكان.
- انقر Save Changes (حفظ التغييرات).
ملاحظة: مع Branch-wise Rule، اضبط أولًا دبوس كل فرع ونصف قطره في Organization ← Branch. راجع إعداد شركتك.
يمكنك أيضًا إيقاف السياج الجغرافي لموظف واحد من ملفه الشخصي، في خطوة Attendance & devices (الحضور والأجهزة).
اختر ملخصات WhatsApp
يتيح لك تبويب Notifications (الإشعارات) تفعيل Daily Attendance Summary (ملخص الحضور اليومي) وMonthly Attendance Summary (ملخص الحضور الشهري) وDevice Health Alerts (تنبيهات حالة الأجهزة) على WhatsApp. راجع WhatsApp والتكاملات.
أنشئ سياسة وقت الدوام
تحدد سياسة وقت الدوام فترات السماح ومتى يتحول اليوم القصير إلى نصف يوم أو غياب. تصبح سياستك الأولى هي الافتراضية للجميع.
- انقر Organization (المؤسسة) ← Office Time Policy (سياسة وقت الدوام).
- انقر Create First Policy (إنشاء أول سياسة) (أو Add New Policy (إضافة سياسة جديدة) إذا كانت لديك سياسة بالفعل).
- أدخل Policy Name (اسم السياسة)، مثل "Standard Office Policy". اترك Default (افتراضي) مفعّلًا إذا كان يجب تطبيق هذه السياسة على كل من ليست لديه سياسة خاصة.
- تحت Grace periods & working hours (فترات السماح وساعات العمل)، اضبط الأوقات بالساعات والدقائق:
| الإعداد | وظيفته |
|---|---|
| Permitted Late Arrival (التأخر المسموح) | المدة التي يمكن أن يتأخرها الموظف دون أن يُسجَّل متأخرًا، مثلًا 15 دقيقة. |
| Permitted Early Departure (الانصراف المبكر المسموح) | المدة التي يمكن أن ينصرفها الموظف مبكرًا دون أن يُسجَّل منصرفًا مبكرًا، مثلًا 10 دقائق. |
| Half-day threshold (حد نصف اليوم) | إذا قلّت ساعات العمل عن هذا الحد، يُعدّ اليوم نصف يوم (مثلًا 7 ساعات). |
| Absent threshold (حد الغياب) | إذا قلّت ساعات العمل عن هذا الحد، يُسجَّل اليوم غيابًا (مثلًا 4 ساعات). اجعله أقل من حد نصف اليوم. |
خصومات التأخير الشهرية
استخدم هذا لتحويل التأخير المتكرر إلى خصم.
- فعّل Monthly late deductions (خصومات التأخير الشهرية).
- اختر Deduction source (مصدر الخصم): Attendance (الحضور) (يخصم من أيام الحضور) أو Leave Balance (CL) (رصيد الإجازات) (يخصم من الإجازة العارضة).
- اضبط Monthly late count (عدد مرات التأخير الشهري) وCut Days (أيام الخصم). مثلًا، 3 و1 تعني أن كل 3 مرات تأخير في الشهر تكلّف يومًا واحدًا.
قواعد التأخير الكبير والانصراف المبكر
تحت Late arrival rules (قواعد التأخر)، انقر Add rule (إضافة قاعدة)، وأدخل Duration (المدة) واختر Cut Days (أيام الخصم). مثلًا، التأخر أكثر من ساعة واحدة يخصم 0.5 (Half Day) (نصف يوم). يمكنك إضافة ما يصل إلى 4 قواعد. تعمل Early departure rules (قواعد الانصراف المبكر) بالطريقة نفسها للموظفين الذين ينصرفون مبكرًا. فعّل Apply on weekly offs (التطبيق في أيام العطلة الأسبوعية) إذا كان يجب احتساب القواعد في أيام العطلة الأسبوعية أيضًا.
- انقر Create Policy (إنشاء السياسة).
تظهر السياسة في القائمة مع أوقات التأخير والانصراف المبكر ونصف اليوم والغياب. لتغيير السياسة الافتراضية، افتح قائمة صف السياسة (⋯) وانقر Make Default (جعلها افتراضية).
نصيحة: هل تحتاج إلى أوقات مختلفة لبعض الموظفين، مثل عمال أرضية المصنع؟ أنشئ سياسة ثانية واخترها في حقل Office Time Policy (سياسة وقت الدوام) عند إضافة هؤلاء الموظفين أو تعديلهم.
بعد ذلك، أضف موظفيك.
هل ما زلت بحاجة إلى مساعدة؟ افتح تذكرة من Help & Support داخل التطبيق، أو تواصل معنا عبر staffkhata.com/contact.