إضافة الموظفين وإدارتهم

توجد ثلاث طرق لإضافة الموظفين: واحدًا تلو الآخر عبر نموذج Add Employee (إضافة موظف)، أو عددًا كبيرًا دفعة واحدة من ملف Excel، أو بإرسال دعوة ليملؤوا بياناتهم بأنفسهم.

افتح قائمة الموظفين

انقر Organization (المؤسسة) ← Employee List (قائمة الموظفين). يعرض Employee Directory (دليل الموظفين) الجميع مع رموزهم وأقسامهم وبيانات التواصل وحالتهم. استخدم Add Employee (إضافة موظف)، أو السهم المجاور له (More ways to add (طرق إضافة أخرى))، للطريقتين الأخريين.

أضف موظفًا واحدًا

يتكون نموذج Add employee (إضافة موظف) من أربع خطوات. الحقول المميّزة بنجمة إلزامية؛ ويمكنك ملء الباقي لاحقًا.

الخطوة 1: Personal Info (المعلومات الشخصية)

1. أدخل First Name (الاسم الأول) وLast Name (اسم العائلة) وWork Email (بريد العمل).
2. أدخل Contact Number (رقم التواصل) مع رمز الدولة. لا يمكن تغييره بعد إضافة الموظف.
3. ضع Password (كلمة مرور) أولى. يمكن للموظف تغييرها بعد تسجيل الدخول.
4. اختر Gender (الجنس)، ثم انقر Next (التالي).

الخطوة 2: Employment (التوظيف)

1. اترك Employee Code / ID (رمز / معرّف الموظف) فارغًا لإنشاء رمز وفق صيغة شركتك. راجع إعداد شركتك.
2. تحقّق من Joining Date (تاريخ الالتحاق)، ثم اختر Branch (الفرع) وDepartment (القسم) وDesignation (المسمى الوظيفي).
3. اختر System Role (دور النظام). معظم الموظفين بدور Employee (موظف)؛ ولا يرون إلا بياناتهم.
4. يستخدم Office Time Policy (سياسة وقت الدوام) سياستك الافتراضية ما لم تختر غيرها.
5. الحقول Reporting Manager (المدير المباشر) وEPF number (رقم EPF) وESI number (رقم ESI) اختيارية. انقر Next (التالي).

الخطوة 3: Bank & education (البنك والتعليم)

تُستخدم البيانات البنكية لصرف الرواتب. القسمان اختياريان. انقر Next (التالي).

الخطوة 4: Attendance & devices (الحضور والأجهزة)

انقر Add employee (إضافة موظف). يظهر الموظف الجديد في القائمة برمزه الخاص.

استورد الموظفين من Excel

1. انقر السهم المجاور لـ Add Employee (إضافة موظف) واختر Import from Excel (الاستيراد من Excel).
2. تحت Get the template (احصل على القالب)، انقر Excel template (قالب Excel) (أو CSV template (قالب CSV)). يحتوي على كل الأعمدة وثلاثة صفوف أمثلة.
3. استبدل الأمثلة بموظفيك، موظفًا في كل صف. احتفظ بصف العناوين.
4. تحت Upload your file (ارفع ملفك)، أفلت الملف أو انقر browse (استعراض). ملف Excel أو CSV، بحجم يصل إلى 2 MB.
5. انقر Import employees (استيراد الموظفين).

الصفوف التي تُركت بلا رمز موظف تحصل على رمز وفق صيغة الرموز لديك. إذا فشلت بعض الصفوف، يسردها Staff Khata تحت Rows that need fixing (صفوف تحتاج إلى إصلاح). أصلحها في الملف الذي تنزّله واستورد ذلك الملف مرة أخرى.

ادعُ الموظفين لملء بياناتهم بأنفسهم

يضيف الموظف بنفسه تاريخ ميلاده وعنوانه وجهة الاتصال في حالات الطوارئ وبياناته البنكية.

1. انقر السهم المجاور لـ Add Employee (إضافة موظف) واختر Invite Employee (دعوة موظف).
2. املأ First Name (الاسم الأول) وLast Name (اسم العائلة) وEmail (البريد الإلكتروني) وPhone Number (رقم الهاتف).
3. اختر Department (القسم) وDesignation (المسمى الوظيفي) وRole (الدور) وBranch (الفرع) وJoining Date (تاريخ الالتحاق). Reporting Manager (المدير المباشر) اختياري.
4. انقر Send Invite (إرسال الدعوة).

يتلقى الموظف رابطًا بالبريد الإلكتروني وعلى WhatsApp. يفتحه، ويتحقق من هويته بالرمز المؤقت، ويملأ بياناته، ويضع كلمة مرور، ثم ينقر Complete onboarding (إكمال الانضمام). يعمل الرابط لمدة 7 أيام.

أدِر موظفًا

افتح قائمة الصف (⋯) لأي موظف من أجل:

• Edit Employee (تعديل الموظف): تغيير بياناته.
• Assign / View Salary (تحديد / عرض الراتب): ضبط هيكل راتبه. راجع الرواتب.
• Biometric enrollment (تسجيل البصمة): تسجيل بصمة إصبعه أو بطاقته على جهاز بصمة من Realtime. راجع أجهزة البصمة.
• Update Password (تحديث كلمة المرور): وضع كلمة مرور جديدة له.
• Disable Mobile Punch (إيقاف التسجيل من الهاتف) / Enable Mobile Punch (تفعيل التسجيل من الهاتف): التحكم في إمكانية تسجيل حضوره من تطبيق Staff Khata للهاتف بصورة سيلفي وموقعه. يكون التسجيل من الهاتف مفعّلًا للموظفين الجدد؛ أوقفه للموظفين الذين يجب أن يسجّلوا على جهاز بصمة فقط.

استخدم مفتاح Status (الحالة) في القائمة لجعل الموظف غير نشط. لا يستطيع الموظفون غير النشطين تسجيل الدخول ويُخفَون من الحضور.

بعد ذلك، أعِدّ الورديات وجدول المناوبات والعمل الإضافي.