أنواع الإجازات وطلبات الإجازة والعطلات
الخطة: الخطط التي تتضمن الإجازات والعطلات
أعِدّ أنواع الإجازات التي يمكن لموظفيك أخذها وقائمة العطلات مرة واحدة. بعد ذلك تنتقل طلبات الإجازة والأرصدة والعطلات إلى الحضور والرواتب تلقائيًا.
الخطة المطلوبة: قد تكون إدارة الإجازات والعطلات مقفلة في الخطط الأدنى. إذا ظهرت القوائم بقفل، فراجع Billing & Plan (الفوترة والخطة) لمعرفة الأسعار والخطط الحالية.
حدّد أنواع الإجازات
الإجازات العارضة والمرضية والمكتسبة وإجازة الأمومة مُعدّة لك مسبقًا. عدّلها أو أضف أنواعك الخاصة.
- انقر Organization (المؤسسة) ← Define Leave (تحديد الإجازات). تعرض قائمة Leave types (أنواع الإجازات) رمز كل نوع، والأيام في السنة، وما يحدث للأيام غير المستخدمة، وما إذا كان يحتاج إلى موافقة.
- انقر Add Leave Type (إضافة نوع إجازة).
- املأ النموذج:
| الإعداد | وظيفته |
|---|---|
| Name (الاسم) وCode (الرمز) | مثلًا "Compensatory Off" و"CO". كلاهما إلزامي. |
| Days per year (الأيام في السنة) | عدد الأيام التي يحصل عليها كل موظف في السنة. |
| Carry forward unused days (ترحيل الأيام غير المستخدمة) | مفعّل: تنتقل الأيام غير المأخوذة إلى السنة التالية. موقوف: تسقط في نهاية السنة. |
| Needs approval (يحتاج إلى موافقة) | مفعّل: يجب أن يوافق المدير المباشر أو الموارد البشرية على كل طلب. |
| Colour (اللون) | يظهر في التقاويم وشارات الإجازة. |
- انقر Add Leave Type (إضافة نوع إجازة).
لتغيير نوع أو حذفه، استخدم Edit (تعديل) أو Delete (حذف) في صفه.
تحقّق من أرصدة الإجازات (Leave Opening Entry)
- انقر Time & Leave (الوقت والإجازات) ← Leave Opening Entry (الأرصدة الافتتاحية للإجازات).
- لكل موظف ونوع إجازة ترى الأيام Allowed (المسموحة) وUsed (المستخدمة) وLeft (المتبقية)، إضافة إلى Total left (إجمالي المتبقي).
- غيّر السنة المالية أعلى اليسار، أو صفِّ حسب نوع الإجازة أو الفرع أو القسم أو الموظف. انقر Export (تصدير) لتنزيل الجدول.
كيف يقدّم الموظفون طلبات الإجازة
يسجّل الموظفون الدخول ببريدهم الإلكتروني وكلمة مرورهم، على الويب في https://attendance.staffkhata.com أو في تطبيق Staff Khata (تبويب Leave (الإجازة)). يفتحون Apply Leave (طلب إجازة)، ويرون رصيدهم لكل نوع إجازة، ويختارون النوع والتواريخ، ويضيفون سببًا ويرسلون الطلب. ثم ينتظر الطلب الموافقة.
قدّم طلب إجازة نيابة عن موظف
مفيد عندما يتصل شخص ليبلغ بمرضه أو لا يستخدم التطبيق.
- انقر Time & Leave (الوقت والإجازات) ← Leave Application (طلبات الإجازة).
- انقر Apply leave (طلب إجازة).
- اختر Employee (الموظف)، ثم Leave type (نوع الإجازة). تظهر الأيام المتبقية بجوار كل نوع.
- اختر One day (يوم واحد) أو Half a day (نصف يوم) أو Several days (عدة أيام)، واختر التاريخ أو التواريخ.
- أضف Reason (السبب). تحت Also notify (إبلاغ أيضًا)، يمكنك اختيار أشخاص لإعلامهم.
- انقر Apply leave (طلب إجازة).
وافق على الإجازة أو ارفضها
- انقر Time & Leave (الوقت والإجازات) ← Leave Application (طلبات الإجازة). تُفتح Leave requests (طلبات الإجازة) على Pending (قيد الانتظار).
- انقر Review (مراجعة) على طلب. تحقّق من نوع الإجازة والتواريخ وعدد الأيام والسبب.
- انقر Approve (موافقة) أو Reject (رفض)، ثم أكّد.
تحتفظ تبويبات Approved (موافق عليها) وRejected (مرفوضة) وAll (الكل) بالسجل. يمكنك تغيير القرار لاحقًا من تفاصيل الطلب.
أضف عطلاتك
تظهر العطلات في التقاويم وتُستخدم في تقارير الحضور. أسرع طريقة للبدء هي استيراد قائمتك.
الاستيراد من جدول بيانات
- انقر Organization (المؤسسة) ← Define Holiday (تحديد العطلات).
- انقر Import (استيراد).
- تحت Need A Template (هل تحتاج إلى قالب)، انقر CSV أو Excel لتنزيل نموذج. يحتوي على ثلاثة أعمدة: Holiday Name (اسم العطلة) وType (النوع) (Full Day أو Half Day) وDate (التاريخ) (DD-MM-YYYY).
- املأه، ثم اسحب الملف إلى المربع أو انقر للاستعراض. تعمل ملفات CSV وXLS وXLSX بحجم يصل إلى 2 MB.
- انقر Import (استيراد). تُضاف كل عطلاتك دفعة واحدة.
أضف عطلة واحدة
- في Define Holiday (تحديد العطلات)، انقر Add Holiday (إضافة عطلة).
- أدخل Name (الاسم)، واختر Date (التاريخ)، واختر Full day (يوم كامل) أو Half day (نصف يوم). Description (الوصف) اختياري.
- انقر Add Holiday (إضافة عطلة).
استخدم تبويبات Upcoming (القادمة) وPast (السابقة) وAll (الكل) لتصفح القائمة، وEdit (تعديل) أو Delete (حذف) في أي صف لتغييره.
هل ما زلت بحاجة إلى مساعدة؟ افتح تذكرة من Help & Support داخل التطبيق، أو تواصل معنا عبر staffkhata.com/contact.