قبل أن تبدأ
الخطة: جميع الخطط
يشرح هذا الفصل ما هو Staff Khata، وما تحتاجه قبل التسجيل، ومن يرى ماذا. اقرأه مرة واحدة، ثم اتبع الفصول بالترتيب لإعداد شركتك.
ما الذي يقدمه Staff Khata
يجمع Staff Khata الحضور والإجازات والرواتب وشؤون الموظفين لفريقك كله في مكان واحد. يسجّل الموظفون حضورهم من هواتفهم بصورة سيلفي مع موقعهم، أو على جهاز بصمة من Realtime عند الباب. بعد ذلك يطبّق Staff Khata قواعد مكتبك، مثل فترة السماح وأنصاف الأيام وعلامات التأخير، فترى في الوقت الفعلي من حضر ومن تأخر ومن غاب. ومن بيانات الحضور هذه يُعِدّ أرصدة الإجازات والرواتب وكشوف الرواتب، وأكثر من ثلاثين تقريرًا، منها السجلات الحكومية. ويمكنك أيضًا تلقي ملخص يومي على WhatsApp دون فتح التطبيق.
ما تحتاجه
- حاسوب بمتصفح ويب حديث. استخدم أحدث إصدار من Chrome أو Edge أو Safari. تطبيق الويب متاح على https://attendance.staffkhata.com. هنا تُعِدّ شركتك وتشغّل الرواتب والتقارير.
- اتصال بالإنترنت على الحاسوب، وعلى كل هاتف أو جهاز يرسل تسجيلات الحضور.
- تطبيق Staff Khata للهاتف على Android أو iOS، للموظفين الذين يسجّلون حضورهم من هواتفهم. يجب أن تكون خدمة الموقع مفعّلة لديهم وأن تعمل الكاميرا لالتقاط صورة السيلفي.
- أجهزة البصمة من Realtime، إذا أردت أن يسجّل الموظفون حضورهم على جهاز بصمة إصبع أو بطاقة. يعمل Staff Khata مع أجهزة البصمة من Realtime فقط.
- بريد إلكتروني للعمل ورقم هاتف محمول يمكنهما استقبال الرموز. تستخدمهما معًا للتحقق من حسابك عند التسجيل.
الأدوار الأربعة
لكل شخص في Staff Khata دور. يحدد الدور الشاشات التي يراها بعد تسجيل الدخول.
| الدور | لمن هو | ما الذي يراه |
|---|---|---|
| Admin (المسؤول) | المالك أو رئيس المكتب | كل شيء: إعداد الشركة والموظفون والأجهزة والحضور والإجازات والرواتب والتقارير والفوترة والتكاملات. |
| HR (الموارد البشرية) | مسؤول الموارد البشرية أو الحسابات لديك | شاشات الإدارة نفسها التي يراها Admin، للعمل اليومي على الموظفين والحضور والإجازات والرواتب. شارة الخطة والترقيات تظهر لـ Admin فقط. |
| Manager (المدير) | قائد فريق | My Team (فريقي) وTeam Attendance (حضور الفريق) وTeam Leaves (إجازات الفريق)، للموافقة على طلبات فريقه. يتطلب الإضافة Pro HRMS. |
| Employee (الموظف) | كل فرد من الموظفين | لوحته الخاصة وحضوره وإجازاته وكشوف رواتبه وملفه الشخصي، على الويب وفي تطبيق الهاتف. |
تختار الدور عند إضافة شخص في Add Employee (إضافة موظف). يوجد أيضًا دور Branch Admin (مسؤول الفرع). يعمل Branch Admin في شاشات الإدارة لكنه لا يستطيع إدارة الفروع، ولا يمكنه إضافة إلا أشخاص بدور Employee.
الخطط والفترة التجريبية والإضافات
تبدأ كل شركة جديدة بـ فترة تجريبية لمدة 15 يومًا مع فتح جميع الميزات. عند انتهاء الفترة التجريبية ينتقل حسابك تلقائيًا إلى خطة البداية. يمكنك الترقية في أي وقت.
- الخطط تختلف في عدد المستخدمين وأجهزة البصمة المسموح بها، وفي الميزات المضمّنة. قد تكون الإجازات والعطلات والعمل الإضافي والرواتب ودخول الموظفين والتقارير المتقدمة والورديات المتعددة مقفلة في الخطط الأدنى.
- الإضافات وحدات إضافية تشتريها فوق الخطة: Pro HRMS (موافقات المديرين وموجز الشركة والهيكل التنظيمي والأصول وغير ذلك) وJourney Tracker (التتبع المباشر للموظفين الميدانيين). لا تظهر قوائمها إلا بعد تفعيل الإضافة.
تظهر الميزة المقفلة برمز قفل في القائمة. راجع Billing & Plan (الفوترة والخطة) لمعرفة الأسعار الحالية وما تتضمنه كل خطة.
الخطة المطلوبة: إذا ظهرت ميزة في هذا الدليل مقفلة في حسابك، فهي تتطلب خطة أعلى أو إضافة. راجع الخطط والفوترة والدعم.
كيف نُظِّم هذا الدليل
تتبع الفصول الترتيب الذي تُعِدّ به الأشياء. ابدأ من الأعلى وتابع نزولًا.
- التسجيل وأول تسجيل دخول
- إعداد الشركة
- قواعد الحضور
- الموظفون
- الورديات والعمل الإضافي
- التسجيل من الهاتف
- أجهزة البصمة
- الحضور اليومي
- الإجازات والعطلات
- الرواتب
- التقارير
- WhatsApp والتكاملات
- الخدمة الذاتية للموظفين
- Journey Tracker
- Pro HRMS
- الخطط والفوترة والدعم
- الأسئلة الشائعة وحل المشكلات
نصيحة: تعرض لقطات الشاشة في هذا الدليل شركة نموذجية خيالية هي Sharma Textiles Pvt Ltd. أما شاشاتك فتعرض أسماء شركتك وأرقامها.
هل ما زلت بحاجة إلى مساعدة؟ افتح تذكرة من Help & Support داخل التطبيق، أو تواصل معنا عبر staffkhata.com/contact.