إعداد شركتك وفروعها وأقسامها

قبل إضافة الموظفين، عرّف Staff Khata بشركتك. يُستخدم ملفك الشخصي وصيغة رمز الموظف والفروع والأقسام في كل تقرير وكشف راتب وتسجيل حضور.

املأ ملف شركتك

يُطبع شعارك واسمك ورقمك الضريبي على التقارير وكشوف الرواتب، لذا اضبطها أولًا.

1. انقر Organization (المؤسسة) ← Company (الشركة). تُفتح صفحة Company Settings (إعدادات الشركة) على تبويب Company Profile (ملف الشركة).
2. في الأعلى، يعرض Organization Info (معلومات المؤسسة) Corporate ID (معرّف الشركة) وWorkspace URL (رابط مساحة العمل). لا يمكنك تغييرهما.
3. تحت Company Logo (شعار الشركة)، انقر Upload Logo (رفع الشعار) واختر صورة مربعة بصيغة PNG أو JPG أو GIF بحجم أقل من 2 MB (يناسب مقاس 200 × 200 px).
4. تحقّق من Company Name (اسم الشركة)، ثم أدخل Official Tax / Registration No. (الرقم الضريبي / رقم التسجيل الرسمي)، مثل رقم GST.
5. أضف Company Website (موقع الشركة). ابدأه بـ https://.
6. مرّر إلى Company Address (عنوان الشركة). ضع الشارع والمدينة والولاية والرمز البريدي كلًّا في حقله، لتُطبع بشكل صحيح على المستندات.
7. انقر Save Changes (حفظ التغييرات).

اختر صيغة رمز الموظف

يمنح Staff Khata كل موظف جديد رمزًا تلقائيًا. اختر صيغة قصيرة وسهلة القراءة.

1. في Company Settings (إعدادات الشركة)، افتح تبويب Employee codes (رموز الموظفين).
2. اضبط الحقول أدناه. يتحدّث مربع Live Generated Code Preview (معاينة الرمز المُنشأ مباشرة) أثناء الكتابة.
3. انقر Save Changes (حفظ التغييرات).

تحقّق من الإعدادات المحلية

افتح تبويب Localization (الإعدادات المحلية). تُضبط Currency Standard (العملة) وTimezone (المنطقة الزمنية) وDate Display Format (صيغة عرض التاريخ) وInterface Language (لغة الواجهة) على إعدادات الهند عند التسجيل. غيّرها فقط إذا كان نشاطك يعمل بشكل مختلف، ثم انقر Save Changes (حفظ التغييرات).

تبويب Payroll & Tax

يحتوي تبويب Payroll & Tax (الرواتب والضرائب) على دورة الرواتب (يوم البداية ويوم النهاية)، وإعدادات PF وESI ومكافأة نهاية الخدمة، وسنتك المالية. هذه مشروحة في الرواتب.

أضف فروعك

الفروع هي مواقع مكاتبك أو مصانعك. يمكن أن يكون لكل فرع سياج جغرافي خاص به، بحيث لا يستطيع الموظفون تسجيل الحضور إلا بالقرب من مكان عملهم.

1. انقر Organization (المؤسسة) ← Branch (الفرع). تحتوي مساحة عملك مسبقًا على Main Branch (الفرع الرئيسي).
2. افتح قائمة الصف (⋯) وانقر Edit (تعديل).
3. أدخل Branch name (اسم الفرع) واضحًا وCode (الرمز) قصيرًا (مثل NOI-HQ) وAddress (العنوان).
4. فعّل Primary branch (الفرع الأساسي) إذا كان يجب إضافة الموظفين الجدد هنا افتراضيًا.
5. فعّل Geo-fencing (السياج الجغرافي). ثم حدّد الموقع: انقر Locate me (حدّد موقعي)، أو اكتب Latitude (خط العرض) وLongitude (خط الطول)، أو انقر على الخريطة لوضع دبوس.
6. أدخل Radius (m) (نصف القطر بالمتر): أقصى مسافة من الدبوس يمكن أن يكون فيها الموظف ويظل قادرًا على تسجيل الحضور.
7. انقر Save Changes (حفظ التغييرات).

لإضافة موقع آخر، انقر Add branch (إضافة فرع)، واملأ الحقول نفسها وانقر Add branch.

تظهر جميع الفروع في القائمة مع نصف قطر السياج الجغرافي لكل منها. استخدم مبدّل الفروع في الشريط العلوي (All Branches (جميع الفروع)) لعرض فرع واحد في كل مرة أو جميع الفروع معًا.

يجب أيضًا تفعيل السياج الجغرافي على مستوى الشركة. راجع قواعد الحضور وسياسة وقت الدوام.

أضف الأقسام والمسميات الوظيفية

الأقسام هي فرقك. المسميات الوظيفية هي المسميات داخل كل فريق، وتظهر في كشوف الرواتب والملفات الشخصية.

1. انقر Organization (المؤسسة) ← Department (القسم). يُنشأ لك قسمان تلقائيًا.
2. لإضافة مسميات وظيفية إلى قسم، افتح قائمة صفه (⋯) وانقر Edit (تعديل). تحت Designations (المسميات الوظيفية)، اكتب مسمى، وانقر Add designation (إضافة مسمى) للمسمى التالي، ثم انقر Save Changes (حفظ التغييرات).
3. لإنشاء فريق جديد، انقر Add department (إضافة قسم)، وأدخل Department name (اسم القسم)، وأضف مسمياته الوظيفية واحفظ.
4. بدّل الجدول من Departments (الأقسام) إلى Designations (المسميات الوظيفية) لرؤية كل المسميات الوظيفية في شركتك والقسم الذي ينتمي إليه كل منها.

بعد ذلك، اضبط قواعد الحضور وسياسة وقت الدوام.