Правилата за присъствие определят как Staff Khata третира всяко отбелязване: какво се счита за извънреден труд, колко струва едно отсъствие и откъде персоналът може да отбелязва. Политиката за работното време определя кога някой е закъснял, има половин работен ден или отсъства.

Задайте правилата за присъствие

Щракнете върху Organization (Организация) → Company (Фирма), след което отворете раздела Attendance Rules (Правила за присъствие).
Включете правилата, които искате (вижте таблицата по-долу).
В Absent Day Deduction Penalty (Удръжка за ден отсъствие) въведете колко дни заплата се удържат за всяко неизвинено отсъствие. Обичайната стойност е 1.
Щракнете върху Save Changes (Запазване на промените).

Настройка	Какво прави
Enable Auto Punch-Out (Автоматично отбелязване на излизане)	Отбелязва излизане на служителите в 11:59 PM, ако са забравили да го направят.
Enable Overtime Tracking (Проследяване на извънреден труд)	Записва часовете, изработени извън смяната, за да могат да бъдат платени. Задайте как се плаща извънредният труд в Смени, график и извънреден труд.
Enable Live Attendance Notifications (Известия за присъствие на живо)	Показва всяко влизане и излизане като изскачащо съобщение със звук на таблата на Admin и HR.
Start Journey on Punch-In (Начало на маршрута при влизане)	Само за добавката Journey Tracker. Вижте Journey Tracker.
Absent Day Deduction Penalty (Удръжка за ден отсъствие)	Дни заплата, удържани за всяко неизвинено отсъствие – от 0 до 30.

Включете геозоната

Геозоната не позволява на персонала да отбелязва от мобилното приложение, освен ако не е на работното място.

В същия раздел превъртете до Geo-Fencing Parameters (Параметри на геозоната).
Включете Enable Geo-Fencing (Включване на геозона).
Изберете как да се прилага:
- Branch-wise Rule (Правило по клонове): всеки клон използва собственото си местоположение и радиус. Изберете клоновете в Apply to Branches (Прилагане към клонове). Това е най-добрият избор, ако имате повече от едно местоположение.
- Apply All Employees (Прилагане към всички служители): едно местоположение за всички. Въведете Geo Fence Radius (Metres) (Радиус на геозоната (метри)) и щракнете върху Set Map Location Coordinates (Задаване на координати на картата), за да изберете мястото.
Щракнете върху Save Changes (Запазване на промените).

Забележка: За Branch-wise Rule първо задайте маркера и радиуса на всеки клон в Organization → Branch. Вижте Настройте фирмата си.

Можете също да изключите геозоната за отделен служител в профила му, на стъпката Attendance & devices (Присъствие и устройства).

Изберете обобщенията в WhatsApp

Разделът Notifications (Известия) Ви позволява да включите Daily Attendance Summary (Дневно обобщение на присъствието), Monthly Attendance Summary (Месечно обобщение на присъствието) и Device Health Alerts (Сигнали за състоянието на устройствата) в WhatsApp. Вижте WhatsApp и интеграции.

Създайте политика за работното време

Политиката за работното време задава толеранса и кога краткият ден става половин работен ден или отсъствие. Първата Ви политика става политика по подразбиране за всички.

Щракнете върху Organization (Организация) → Office Time Policy (Политика за работното време).
Щракнете върху Create First Policy (Създаване на първа политика) (или Add New Policy (Добавяне на нова политика), ако вече имате такава).
Въведете Policy Name (Име на политиката), например „Стандартна офис политика“. Оставете Default (По подразбиране) включено, ако тази политика трябва да важи за всички, които нямат собствена.
Под Grace periods & working hours (Толеранс и работни часове) задайте времената в часове и минути:

Настройка	Какво прави
Permitted Late Arrival (Допустимо закъснение)	С колко може да закъснее служителят, без да бъде отбелязан като закъснял, например 15 минути.
Permitted Early Departure (Допустимо ранно напускане)	С колко по-рано може да си тръгне служителят, без да бъде отбелязан за ранно напускане, например 10 минути.
Half-day threshold (Праг за половин ден)	Под тези работни часове денят е половин работен ден (например 7 часа).
Absent threshold (Праг за отсъствие)	Под тези работни часове денят се отбелязва като отсъствие (например 4 часа). Дръжте го по-нисък от прага за половин ден.

Месечни удръжки за закъснения

Използвайте това, за да превърнете повтарящите се закъснения в удръжка.

Включете Monthly late deductions (Месечни удръжки за закъснения).
Изберете Deduction source (Източник на удръжката): Attendance (Присъствие – намалява дните присъствие) или Leave Balance (CL) (Салдо по отпуските (CL) – намалява платения отпуск).
Задайте Monthly late count (Брой закъснения за месец) и Cut Days (Удържани дни). Например 3 и 1 означава, че всеки 3 закъснения в месеца струват един ден.

Правила за голямо закъснение и ранно напускане

Под Late arrival rules (Правила за закъснение) щракнете върху Add rule (Добавяне на правило), въведете Duration (Продължителност) и изберете Cut Days (Удържани дни). Например закъснение над 1 час удържа 0.5 (Half Day) (0,5 – половин ден). Можете да добавите до 4 правила. Early departure rules (Правила за ранно напускане) работят по същия начин за персонала, който си тръгва по-рано. Включете Apply on weekly offs (Прилагане в почивните дни), ако правилата трябва да важат и в седмичните почивни дни.

Щракнете върху Create Policy (Създаване на политика).

Политиката се появява в списъка с времената си за закъснение, ранно напускане, половин ден и отсъствие. За да смените политиката по подразбиране, отворете менюто на реда на политика (⋯) и щракнете върху Make Default (Задаване по подразбиране).

Съвет: Нужно е различно работно време за част от персонала, например в производствения цех? Създайте втора политика и я изберете в полето Office Time Policy (Политика за работното време), когато добавяте или редактирате тези служители.

След това добавете служителите си.

Все още имате затруднения? Подайте заявка от Help & Support в приложението или се свържете с нас на staffkhata.com/contact.

Правила за присъствие и политика за работното време