Има три начина за добавяне на служители: един по един с формуляра Add Employee (Добавяне на служител), много наведнъж от файл на Excel или чрез покана, с която те сами попълват данните си.

Отворете списъка със служители

Щракнете върху Organization (Организация) → Employee List (Списък със служители). Employee Directory (Указател на служителите) показва всички с техния код, отдел, данни за контакт и статус. Използвайте Add Employee (Добавяне на служител) или стрелката до него (More ways to add (Още начини за добавяне)) за другите два начина.

Добавете един служител

Формулярът Add employee (Добавяне на служител) има четири стъпки. Полетата, отбелязани със звездичка, са задължителни; останалите можете да попълните по-късно.

Стъпка 1: Personal Info

Въведете First Name (Име), Last Name (Фамилия) и Work Email (Служебен имейл).
Въведете Contact Number (Телефон за контакт) с кода на държавата. Той не може да се промени, след като служителят бъде добавен.
Задайте първоначална Password (Парола). Служителят може да я смени след влизане.
Изберете Gender (Пол), след което щракнете върху Next (Напред).

Стъпка 2: Employment

Оставете Employee Code / ID (Служебен код/идентификатор) празно, за да се създаде код по формата на фирмата Ви. Вижте Настройте фирмата си.
Проверете Joining Date (Дата на постъпване), след което изберете Branch (Клон), Department (Отдел) и Designation (Длъжност).
Изберете System Role (Системна роля). Повечето служители са Employee (Служител); те виждат само собствените си данни.
Office Time Policy (Политика за работното време) използва политиката по подразбиране, освен ако не изберете друга.
Reporting Manager (Пряк ръководител), EPF number (EPF номер) и ESI number (ESI номер) не са задължителни. Щракнете върху Next (Напред).

Стъпка 3: Bank & education

Банковите данни се използват за изплащане на заплатата. И двата раздела не са задължителни. Щракнете върху Next (Напред).

Стъпка 4: Attendance & devices

Настройка	Какво прави
Disable Attendance Tracking (Изключване на проследяването на присъствие)	Изключва този служител от присъствието и отчетите.
Enforce geo-fencing (Задължителна геозона)	Отбелязванията се зачитат само в геозоната на неговия клон.
Require Attendance Approval (Изискване на одобрение на присъствието)	Мениджър одобрява присъствието, преди то да стигне до заплатите.
Devices (Устройства)	Биометричните устройства, на които този служител може да отбелязва.

Щракнете върху Add employee (Добавяне на служител). Новият служител се появява в списъка със собствен код.

Импортиране на служители от Excel

Щракнете върху стрелката до Add Employee (Добавяне на служител) и изберете Import from Excel (Импортиране от Excel).
Под Get the template (Изтегляне на шаблона) щракнете върху Excel template (Шаблон за Excel) (или CSV template (CSV шаблон)). Той съдържа всички колони и три примерни реда.
Заменете примерите със служителите си – по един на ред. Запазете заглавния ред.
Под Upload your file (Качване на файла) пуснете файла или щракнете върху browse (преглед). Excel или CSV, до 2 MB.
Щракнете върху Import employees (Импортиране на служители).

Редовете без служебен код получават код по формата Ви. Ако някои редове не се импортират, Staff Khata ги изброява под Rows that need fixing (Редове за коригиране). Коригирайте ги в изтегления файл и го импортирайте отново.

Съвет: Шаблонът няма колона за парола. Добавете колона с име password, за да зададете първоначалната парола на всеки служител. Без нея се задава стандартна парола по подразбиране, затова помолете служителите да я сменят след влизане.

Поканете служителите сами да попълнят данните си

Служителят сам въвежда датата си на раждане, адреса, контакта за спешни случаи и банковите си данни.

Щракнете върху стрелката до Add Employee (Добавяне на служител) и изберете Invite Employee (Покана за служител).
Попълнете First Name (Име), Last Name (Фамилия), Email (Имейл) и Phone Number (Телефонен номер).
Изберете Department (Отдел), Designation (Длъжност), Role (Роля), Branch (Клон) и Joining Date (Дата на постъпване). Reporting Manager (Пряк ръководител) не е задължително.
Щракнете върху Send Invite (Изпращане на покана).

Служителят получава връзка по имейл и в WhatsApp. Отваря я, потвърждава самоличността си с еднократния код, попълва данните си, задава парола и щраква върху Complete onboarding (Завършване на въвеждането). Връзката е валидна 7 дни.

Управление на служител

Отворете менюто на реда (⋯) на всеки служител, за да:

Edit Employee (Редактиране на служител): промените данните му.
Assign / View Salary (Задаване/преглед на заплата): зададете структурата на заплатата му. Вижте Заплати и възнаграждения.
Biometric enrollment (Биометрична регистрация): регистрирате пръстовия му отпечатък или карта на биометрично устройство Realtime. Вижте Биометрични устройства.
Update Password (Смяна на паролата): зададете нова парола за него.
Disable Mobile Punch (Изключване на мобилното отбелязване) / Enable Mobile Punch (Включване на мобилното отбелязване): определите дали може да отбелязва от мобилното приложение Staff Khata със селфи и местоположение. Мобилното отбелязване е включено за новите служители; изключете го за персонала, който трябва да отбелязва само на биометрично устройство.

Използвайте превключвателя Status (Статус) в списъка, за да направите служител неактивен. Неактивните служители не могат да влизат и са скрити от присъствието.

Необходим план: Входът за служители в уеб и мобилното приложение, включително мобилното отбелязване и самостоятелното въвеждане на данни, може да изисква по-висок план. Всяка нова фирма получава 15-дневен пробен период с всички функции отключени. Вижте Billing & Plan (Плащания и план) за актуалните планове.

След това настройте смените, графика и извънредния труд.

Все още имате затруднения? Подайте заявка от Help & Support в приложението или се свържете с нас на staffkhata.com/contact.

Добавяне и управление на служители