Настройте фирмата, клоновете и отделите

Преди да добавите персонал, въведете данните на фирмата си в Staff Khata. Профилът, форматът на служебните кодове, клоновете и отделите се използват във всеки отчет, фиш за заплата и отбелязване.

Попълнете профила на фирмата

Логото, името и данъчният номер се отпечатват в отчетите и фишовете за заплата, затова ги задайте първо.

1. Щракнете върху Organization (Организация) → Company (Фирма). Страницата Company Settings (Настройки на фирмата) се отваря в раздела Company Profile (Профил на фирмата).
2. Най-горе Organization Info (Информация за организацията) показва Вашите Corporate ID (Фирмен идентификатор) и Workspace URL (Адрес на работното пространство). Те не могат да се променят.
3. Под Company Logo (Лого на фирмата) щракнете върху Upload Logo (Качване на лого) и изберете квадратен файл PNG, JPG или GIF под 2 MB (200 × 200 px е подходящ размер).
4. Проверете Company Name (Име на фирмата), след което въведете Official Tax / Registration No. (Официален данъчен/регистрационен номер), например GST номера си.
5. Добавете Company Website (Уебсайт на фирмата). Започнете го с https://.
6. Превъртете до Company Address (Адрес на фирмата). Въведете улицата, града, щата и пощенския код в отделните полета, за да се отпечатват правилно в документите.
7. Щракнете върху Save Changes (Запазване на промените).

Изберете формат на служебните кодове

Staff Khata автоматично дава код на всеки нов служител. Изберете кратък и лесен за четене формат.

1. В Company Settings (Настройки на фирмата) отворете раздела Employee codes (Служебни кодове).
2. Задайте полетата по-долу. Полето Live Generated Code Preview (Преглед на генерирания код на живо) се обновява, докато пишете.
3. Щракнете върху Save Changes (Запазване на промените).

Проверете локализацията

Отворете раздела Localization (Локализация). Currency Standard (Валута), Timezone (Часова зона), Date Display Format (Формат на датата) и Interface Language (Език на интерфейса) се задават за Индия при регистрацията. Променете ги само ако фирмата Ви работи по друг начин, след което щракнете върху Save Changes (Запазване на промените).

Раздел Payroll & Tax

Разделът Payroll & Tax (Заплати и данъци) съдържа цикъла на заплатите (начален и краен ден), настройките за PF, ESI и обезщетенията при напускане, както и финансовата година. Те са обяснени в Заплати и възнаграждения.

Добавете клоновете си

Клоновете са Вашите офиси или производствени обекти. Всеки клон може да има собствена геозона, така че персоналът да може да отбелязва само близо до мястото, където работи.

1. Щракнете върху Organization (Организация) → Branch (Клон). Работното Ви пространство вече има Main Branch (Основен клон).
2. Отворете менюто на реда (⋯) и щракнете върху Edit (Редактиране).
3. Въведете ясно Branch name (Име на клона), кратък Code (Код) (например NOI-HQ) и Address (Адрес).
4. Включете Primary branch (Основен клон), ако новите служители трябва да се добавят тук по подразбиране.
5. Включете Geo-fencing (Геозона). След това задайте местоположението: щракнете върху Locate me (Намери ме), въведете Latitude (Географска ширина) и Longitude (Географска дължина) или щракнете върху картата, за да поставите маркер.
6. Въведете Radius (m) (Радиус (м)): на какво разстояние от маркера персоналът все още може да отбелязва.
7. Щракнете върху Save Changes (Запазване на промените).

За да добавите друго местоположение, щракнете върху Add branch (Добавяне на клон), попълнете същите полета и щракнете върху Add branch.

Всички клонове се показват в списъка с радиуса на геозоната си. Използвайте превключвателя на клонове в горната лента (All Branches (Всички клонове)), за да виждате един клон или всички заедно.

Геозоната трябва да бъде включена и за цялата фирма. Вижте Правила за присъствие и политика за работното време.

Добавете отдели и длъжности

Отделите са Вашите екипи. Длъжностите са наименованията на позициите във всеки екип и се показват във фишовете за заплата и профилите.

1. Щракнете върху Organization (Организация) → Department (Отдел). Два отдела са създадени автоматично.
2. За да добавите длъжности към отдел, отворете менюто на реда му (⋯) и щракнете върху Edit (Редактиране). Под Designations (Длъжности) въведете наименование, щракнете върху Add designation (Добавяне на длъжност) за следващото и накрая върху Save Changes (Запазване на промените).
3. За да създадете нов екип, щракнете върху Add department (Добавяне на отдел), въведете Department name (Име на отдела), добавете длъжностите му и запазете.
4. Превключете таблицата от Departments (Отдели) на Designations (Длъжности), за да видите всички длъжности във фирмата и към кой отдел принадлежат.

След това задайте правилата за присъствие и политиката за работното време.