Настройте веднъж видовете отпуск, които персоналът може да ползва, и списъка с празници. След това заявките за отпуск, салдата и празниците автоматично се отразяват в присъствието и заплатите.

Необходим план: Управлението на отпуските и празниците може да е заключено в по-ниските планове. Ако менютата показват катинар, вижте Billing & Plan (Плащания и план) за актуалните цени и планове.

Определете видовете отпуск

Платеният (Casual), болничният (Sick), натрупаният (Earned) и майчинският (Maternity) отпуск вече са настроени. Редактирайте ги или добавете свои.

Щракнете върху Organization (Организация) → Define Leave (Определяне на отпуски). Списъкът Leave types (Видове отпуск) показва за всеки вид кода, дните годишно, какво става с неизползваните дни и дали е нужно одобрение.
Щракнете върху Add Leave Type (Добавяне на вид отпуск).
Попълнете формуляра:

Настройка	Какво прави
Name (Име) и Code (Код)	Например „Компенсаторен почивен ден“ и „CO“. И двете са задължителни.
Days per year (Дни годишно)	Колко дни получава всеки служител за година.
Carry forward unused days (Прехвърляне на неизползваните дни)	Включено: неизползваните дни се прехвърлят за следващата година. Изключено: изтичат в края на годината.
Needs approval (Изисква одобрение)	Включено: прекият ръководител или HR трябва да одобри всяка заявка.
Colour (Цвят)	Показва се в календарите и значките за отпуск.

Щракнете върху Add Leave Type (Добавяне на вид отпуск).

За да промените или премахнете вид, използвайте Edit (Редактиране) или Delete (Изтриване) на реда му.

Проверете салдата по отпуските (Leave Opening Entry)

Щракнете върху Time & Leave (Време и отпуски) → Leave Opening Entry (Начални салда по отпуските).
За всеки служител и вид отпуск виждате дните Allowed (Полагаеми), Used (Използвани) и Left (Оставащи), както и Total left (Общо оставащи).
Сменете финансовата година горе вляво или филтрирайте по вид отпуск, клон, отдел или служител. Щракнете върху Export (Експортиране), за да изтеглите таблицата.

Как служителите заявяват отпуск

Служителите влизат със собствения си имейл и парола – в уеб на https://attendance.staffkhata.com или в приложението Staff Khata (разделът Leave (Отпуск)). Отварят Apply Leave (Заявяване на отпуск), виждат салдото си за всеки вид отпуск, избират вида и датите, добавят причина и изпращат заявката. След това тя чака одобрение.

Заявяване на отпуск от името на служител

Полезно, когато някой се обади, че е болен, или не използва приложението.

Щракнете върху Time & Leave (Време и отпуски) → Leave Application (Заявки за отпуск).
Щракнете върху Apply leave (Заявяване на отпуск).
Изберете Employee (Служител), след това Leave type (Вид отпуск). Оставащите дни са показани до всеки вид.
Изберете One day (Един ден), Half a day (Половин ден) или Several days (Няколко дни) и изберете датата или датите.
Добавете Reason (Причина). Под Also notify (Уведомяване и на) можете да изберете хора, които да бъдат информирани.
Щракнете върху Apply leave (Заявяване на отпуск).

Одобряване или отхвърляне на отпуск

Щракнете върху Time & Leave (Време и отпуски) → Leave Application (Заявки за отпуск). Leave requests (Заявки за отпуск) се отваря в раздела Pending (Чакащи).
Щракнете върху Review (Преглед) на заявка. Проверете вида отпуск, датите, броя дни и причината.
Щракнете върху Approve (Одобряване) или Reject (Отхвърляне) и потвърдете.

Разделите Approved (Одобрени), Rejected (Отхвърлени) и All (Всички) пазят историята. Можете да промените решение и по-късно от подробностите на заявката.

Добавете празниците си

Празниците се показват в календарите и се използват в отчетите за присъствие. Най-бързият начин да започнете е да импортирате списъка си.

Импортиране от електронна таблица

Щракнете върху Organization (Организация) → Define Holiday (Определяне на празници).
Щракнете върху Import (Импортиране).
Под Need A Template (Нужен ли Ви е шаблон) щракнете върху CSV или Excel, за да изтеглите примерен файл. Той има три колони: Holiday Name (Име на празника), Type (Тип) (Full Day или Half Day) и Date (Дата) (DD-MM-YYYY).
Попълнете го, след което плъзнете файла в полето или щракнете, за да го изберете. Поддържат се файлове CSV, XLS и XLSX до 2 MB.
Щракнете върху Import (Импортиране). Всички празници се добавят наведнъж.

Добавяне на един празник

На Define Holiday (Определяне на празници) щракнете върху Add Holiday (Добавяне на празник).
Въведете Name (Име), изберете Date (Дата) и изберете Full day (Цял ден) или Half day (Половин ден). Description (Описание) не е задължително.
Щракнете върху Add Holiday (Добавяне на празник).

Използвайте разделите Upcoming (Предстоящи), Past (Минали) и All (Всички), за да разглеждате списъка, и Edit (Редактиране) или Delete (Изтриване) на ред, за да го промените.

Все още имате затруднения? Подайте заявка от Help & Support в приложението или се свържете с нас на staffkhata.com/contact.

Видове отпуск, заявки за отпуск и празници