Заплати, фишове за заплата и аванси

Staff Khata изчислява всяка заплата от присъствието, отпуските, празниците и закъсненията, така че не Ви е нужна електронна таблица. Настройте го веднъж, след което изчислявайте заплатите всеки месец с няколко щраквания.

Задайте цикъла на заплатите и задължителните удръжки

Тези настройки важат за всяко изчисляване на заплати.

1. Щракнете върху Organization (Организация) → Company (Фирма), след това отворете раздела Payroll & Tax (Заплати и данъци).
2. Под Salary Cycle Period (Период на цикъла на заплатите) задайте Period Start Day (Начален ден на периода) и Period End Day (Краен ден на периода). Въведете 0 като краен ден за „последния ден от месеца“.
3. Под Statutory Deductions & Contributions (Задължителни удръжки и вноски) включете това, което се отнася за Вас.
4. Щракнете върху Save Changes (Запазване на промените).

Възложете структура на заплатата

Всеки служител се нуждае от структура на заплатата, преди да могат да се изчислят заплатите.

1. Щракнете върху Payroll (Заплати) → Salary Management (Управление на заплатите). Всеки служител е в списъка с цикъла си, доходите, удръжките, нетната заплата и годишния CTC (общи разходи на работодателя).
2. Щракнете върху иконата за редактиране на реда на служител или върху Assign Salary Structure (Възлагане на структура на заплатата) за нов служител.
3. Изберете Payroll Cycle (Цикъл на заплатите) (Monthly Cycle (Месечен цикъл) или Weekly Cycle (Седмичен цикъл)) и Salary Type (Вид заплата) (Fixed (Фиксирана), Variable (Променлива) или Commission Based (На комисиона)).
4. Попълнете Earnings (Доходи): Basic Salary (основна заплата), HRA (надбавка за жилище), Conveyance (транспортна надбавка), Medical Allowance (медицинска надбавка) и Other Allowance (друга надбавка).
5. Попълнете Deductions (Удръжки), например PF, ESI и Professional Tax (професионален данък). ESI може да се показва общо или поотделно.
6. Отметнете Show CTC in Payslip (Показване на CTC във фиша за заплата), ако служителят трябва да вижда годишните си общи разходи за работодателя.
7. Щракнете върху Save Salary Structure (Запазване на структурата на заплатата) (или Update Salary Structure (Актуализиране на структурата на заплатата)).

Докато пишете, сборовете най-долу показват Total Earnings (Общо доходи), Total Deductions (Общо удръжки), Net Take-Home (Нетна сума за получаване) и Annual CTC (Годишен CTC).

Изчисляване на месечните заплати

1. Щракнете върху Payroll (Заплати) → Run Payroll (Изчисляване на заплати).
2. Изберете месеца и годината над таблицата.
3. Щракнете върху Bulk Generate (Групово генериране), изберете Department (Отдел), проверете месеца и годината и щракнете върху Generate Bulk Payroll (Групово генериране на заплати). Повторете за всеки отдел.

За да изчислите заплатата само на един човек, щракнете върху Add Payroll (Добавяне на заплата) и изберете служителя.

Щракнете върху More Columns (Още колони), за да видите работните дни, дните неплатен отпуск (LOP), седмичните почивни дни, празниците и платения отпуск зад всяка заплата.

Коригиране и приключване

• За да промените сума, редактирайте реда със заплатата на служителя. В Edit Monthly Payroll (Редактиране на месечната заплата) щракнете върху Save Draft (Запазване като чернова), за да остане отворена, или върху Settle & Save (Приключване и запазване), след като е изплатена.
• За да отбележите много заплати като изплатени, отметнете редовете и щракнете върху Settle Selected (Приключване на избраните).
• Използвайте Export (Експортиране), за да изтеглите месеца като Excel или PDF.

Преглед и изтегляне на фишове за заплата

Щракнете върху Payslip (Фиш за заплата) на реда на служител. Фишът показва Вашето лого, обобщение на присъствието, доходите, удръжките, възстановените разходи и нетната сума с думи. Показва също как е приложена политиката за работното време: закъснения, ранни излизания и удръжки по политиката.

Щракнете върху Download PDF (Изтегляне като PDF), за да го запазите, или върху Print (Печат). Използвайте Show Annual CTC (Показване на годишния CTC) / Hide Annual CTC (Скриване на годишния CTC), за да изберете дали CTC да се показва.

Служителите с вход виждат собствените си фишове в My Payslips (Моите фишове за заплата). Вижте Самообслужване за служители.

Аванси и възстановяване на разходи

Записване на аванс от заплатата

1. Щракнете върху Payroll (Заплати) → Add Advance (Добавяне на аванс).
2. Изберете Employee (Служител), въведете Amount (Сума) и Reason / Description (Причина/описание) и изберете Month (Месец) и Year (Година).
3. Щракнете върху Save Advance (Запазване на аванса).

Записване на възстановяване на разходи

1. Щракнете върху Payroll (Заплати) → Add Reimbursement (Добавяне на възстановяване на разходи).
2. Изберете служителя, въведете сумата, причината, месеца и годината.
3. Прикачете сметката под Supporting Document / Bill (Придружаващ документ/сметка) (PDF, JPG, PNG или DOC, до 2 MB). Сметката е задължителна.
4. Щракнете върху Submit Claim (Изпращане на искането).

Одобряване, приключване и отпечатване на бележка

Отворете Payroll (Заплати) → Advances & Reimbursements (Аванси и възстановявания), за да видите всички аванси и искания, включително изпратените от служителите през мобилното приложение. Отворете запис, за да го одобрите с Approve (Одобряване) или отхвърлите с Reject (Отхвърляне), след което използвайте Settle Request (Приключване на искането), когато е изплатен. Щракнете върху Generate Slip (Генериране на бележка) за бележка за възстановяване, която можете да изтеглите като PDF.

Седмично изчисляване на заплати

За персонала на седмично заплащане задайте Payroll Cycle (Цикъл на заплатите) на Weekly Cycle (Седмичен цикъл) в структурата на заплатата. Тук се показват само тези служители.

1. Щракнете върху Payroll (Заплати) → Weekly Pay Process (Седмично изчисляване на заплати).
2. Изберете седмицата.
3. Щракнете върху Generate Weekly (Седмично генериране) за един служител или Bulk Department (Групово по отдел) → Run Bulk Process (Стартиране на груповата обработка) за цял отдел.
4. Отворете Weekly Payslip (Седмичен фиш за заплата), за да изтеглите PDF, да го отпечатате с Print (Печат) или да го изпратите на служителя със Send Email (Изпращане по имейл).
5. Отметнете изплатените редове и щракнете върху Settle Selected (Приключване на избраните).