Pravidla docházky určují, jak Staff Khata naloží s každým záznamem: co se počítá jako přesčas, kolik stojí absence a kde mohou zaměstnanci zaznamenat příchod. Zásady pracovní doby určují, kdy je někdo opožděný, má poloviční den nebo chybí.

Nastavte pravidla docházky

Klikněte na Organization (Organizace) → Company (Firma) a otevřete kartu Attendance Rules (Pravidla docházky).
Zapněte požadovaná pravidla (viz tabulka níže).
Do pole Absent Day Deduction Penalty (srážka za den absence) zadejte, kolik dní mzdy se strhne za každou neomluvenou absenci. Obvyklá volba je 1.
Klikněte na Save Changes (Uložit změny).

Nastavení	Co dělá
Enable Auto Punch-Out (automatický odchod)	Zaznamená zaměstnancům odchod ve 23:59, pokud ho zapomenou zaznamenat.
Enable Overtime Tracking (sledování přesčasů)	Zaznamenává hodiny odpracované nad rámec směny, aby je bylo možné proplatit ve mzdách. Způsob proplácení přesčasů nastavíte v kapitole Směny, rozpis a přesčasy.
Enable Live Attendance Notifications (živá oznámení o docházce)	Zobrazí každý příchod a odchod jako vyskakovací okno se zvukem na nástěnkách Admin a HR.
Start Journey on Punch-In (zahájit cestu při příchodu)	Pouze pro doplněk Journey Tracker. Viz Journey Tracker.
Absent Day Deduction Penalty	Počet dní mzdy stržených za neomluvenou absenci, od 0 do 30.

Zapněte geofencing

Geofencing zabrání zaměstnancům zaznamenat příchod v mobilní aplikaci, pokud nejsou v práci.

Na stejné kartě sjeďte na Geo-Fencing Parameters (Parametry geofencingu).
Zapněte Enable Geo-Fencing (Zapnout geofencing).
Zvolte, jak se má uplatňovat:
- Branch-wise Rule (pravidlo podle poboček): každá pobočka používá vlastní polohu a poloměr. Pobočky vyberte v poli Apply to Branches (Použít pro pobočky). Nejlepší volba, pokud máte více než jedno místo.
- Apply All Employees (pro všechny zaměstnance): jedno místo pro všechny. Zadejte Geo Fence Radius (Metres) (poloměr geofence v metrech) a kliknutím na Set Map Location Coordinates (Nastavit souřadnice na mapě) zvolte místo.
Klikněte na Save Changes.

Poznámka: U Branch-wise Rule nejprve nastavte špendlík a poloměr každé pobočky v Organization → Branch (Pobočka). Viz Nastavení firmy.

Geofencing můžete také vypnout pro jednoho zaměstnance v jeho profilu, v kroku Attendance & devices (Docházka a zařízení).

Zvolte souhrny přes WhatsApp

Na kartě Notifications (Oznámení) můžete zapnout Daily Attendance Summary (denní souhrn docházky), Monthly Attendance Summary (měsíční souhrn docházky) a Device Health Alerts (upozornění na stav zařízení) přes WhatsApp. Viz WhatsApp a integrace.

Vytvořte zásady pracovní doby

Zásady pracovní doby určují tolerance a to, kdy se zkrácený den stává polovičním dnem nebo absencí. Vaše první zásada se stane výchozí pro všechny.

Klikněte na Organization → Office Time Policy (Zásady pracovní doby).
Klikněte na Create First Policy (Vytvořit první zásadu), případně na Add New Policy (Přidat novou zásadu), pokud už nějakou máte.
Zadejte Policy Name (název zásady), například „Standardní kancelářská zásada“. Volbu Default (výchozí) nechte zapnutou, pokud se má zásada vztahovat na všechny, kdo nemají vlastní.
V části Grace periods & working hours (Tolerance a pracovní doba) nastavte časy v hodinách a minutách:

Nastavení	Co dělá
Permitted Late Arrival (povolený pozdní příchod)	O kolik mohou zaměstnanci přijít později, aniž by byli označeni jako opoždění, například 15 minut.
Permitted Early Departure (povolený dřívější odchod)	O kolik mohou zaměstnanci odejít dříve, aniž by byl zaznamenán předčasný odchod, například 10 minut.
Half-day threshold (hranice polovičního dne)	Pod tímto počtem odpracovaných hodin je den polovičním dnem (například 7 hodin).
Absent threshold (hranice absence)	Pod tímto počtem odpracovaných hodin je den označen jako absence (například 4 hodiny). Musí být nižší než hranice polovičního dne.

Měsíční srážky za pozdní příchody

Tímto nastavením převedete opakované pozdní příchody na srážku.

Zapněte Monthly late deductions (měsíční srážky za pozdní příchody).
Zvolte Deduction source (zdroj srážky): Attendance (Docházka, strhává dny docházky) nebo Leave Balance (CL) (Zůstatek dovolené, strhává běžné volno).
Nastavte Monthly late count (počet pozdních příchodů za měsíc) a Cut Days (stržené dny). Například 3 a 1 znamená, že každé 3 pozdní příchody v měsíci stojí jeden den.

Pravidla pro velmi pozdní příchod a předčasný odchod

V části Late arrival rules (Pravidla pozdního příchodu) klikněte na Add rule (Přidat pravidlo), zadejte Duration (doba) a zvolte Cut Days. Například pozdní příchod o více než 1 hodinu strhne 0.5 (Half Day) (0,5 – poloviční den). Můžete přidat až 4 pravidla. Early departure rules (Pravidla předčasného odchodu) fungují stejně pro zaměstnance, kteří odcházejí dříve. Zapněte Apply on weekly offs (Použít i ve dnech týdenního volna), pokud se pravidla mají počítat i ve dnech týdenního volna.

Klikněte na Create Policy (Vytvořit zásadu).

Zásada se zobrazí v seznamu s časy pro pozdní příchod, předčasný odchod, poloviční den a absenci. Chcete-li změnit výchozí zásadu, otevřete nabídku řádku zásady (⋯) a klikněte na Make Default (Nastavit jako výchozí).

Tip: Potřebujete pro některé zaměstnance jiné časy, například ve výrobě? Vytvořte druhou zásadu a vyberte ji v poli Office Time Policy při přidávání nebo úpravě těchto zaměstnanců.

Dále přidejte zaměstnance.

Stále si nevíte rady? Založte požadavek v části Help & Support přímo v aplikaci, nebo nás kontaktujte na staffkhata.com/contact.

Pravidla docházky a pracovní doba