Všechny záznamy z biometrických terminálů i z mobilní aplikace se sejdou na jedné stránce. Tam zkontrolujete den, schválíte záznamy a před zpracováním mezd opravíte chyby.

Dnešek na první pohled

Vaše Dashboard (Nástěnka) ukazuje, kdo je dnes přítomen, kdo chybí a kdo přišel pozdě. Recent Punches (Poslední záznamy) průběžně vypisuje každý příchod a pozdní příchody jsou zvýrazněny. Mapa ukazuje, odkud mobilní záznamy přišly.

Úplný seznam zobrazíte kliknutím na Time & Leave (Čas a dovolená) → Attendance Process (Zpracování docházky).

Filtrování stránky docházky

Stránka Attendance (Docházka) se otevře na dnešním dni. Karty nahoře (Present (přítomni), Absent (nepřítomni), Late (pozdě), On leave (na dovolené)) ukazují součty. Kliknutím na kartu zobrazíte jen tyto osoby.

Nad tabulkou jsou dvě skupiny filtrů:

Filtr	Co zobrazuje
All (vše) / Present / Late / Absent	Zaměstnance podle stavu docházky
Pending (čekající)	Záznamy čekající na vaše schválení
Approved (schválené)	Záznamy, které jste již schválili
GPS punches (záznamy GPS)	Pouze záznamy z mobilní aplikace s polohou

Kliknutím na Filters (Filtry) zvolíte zaměstnance nebo jiné období; potom klikněte na Apply (Použít). Pomocí All Branches (Všechny pobočky) v horní liště zobrazíte jednu pobočku. Pole Search by name or ID… (Hledat podle jména nebo ID…) slouží k nalezení jedné osoby a Export (Exportovat) ke stažení seznamu.

Kliknutím na ikonu oka v libovolném řádku otevřete Attendance Details (Podrobnosti docházky): časy příchodu a odchodu, použité zařízení nebo polohu, směnu a hodiny a u mobilních záznamů také fotografii.

Potřebný tarif: V nižších tarifech je filtr období omezen na jeden den. Zobrazení celého měsíce, roku nebo vlastního období vyžaduje tarif s pokročilými přehledy.

Schvalování záznamů

Klikněte na Filters, v části Quick Select (Rychlý výběr) zvolte This Month (Tento měsíc) a klikněte na Apply.
Klikněte na Pending.
V řádku klikněte na Review (Zkontrolovat). Zkontrolujte časy, polohu a fotografii.
Klikněte na Approve (Schválit) a potvrďte. Chcete-li záznam odmítnout, klikněte na Reject (Zamítnout) a uveďte krátký důvod.

Doplnění chybějícího odchodu

Když někdo zapomene zaznamenat odchod, jeho hodiny nelze spočítat. Doplňte čas sami.

Najděte příslušný den. Vyhledejte jméno zaměstnance a nastavte období pomocí Filters (Filtry), pokud nejde o dnešek.
V tomto řádku klikněte na ikonu tužky (Edit, Upravit). Otevře se Update Manual Attendance (Upravit ruční docházku).
Nastavte Punch Out Time (čas odchodu). Pokud pracoval po půlnoci, zaškrtněte Next day (následující den).
Klikněte na Update Attendance (Aktualizovat docházku). Hodiny se nyní spočítají.

Tip: Karta Missing punches (Chybějící záznamy) vypisuje všechny, kdo mají příchod, ale nemají odchod (nebo naopak). Klikněte na Add missing check-out (Doplnit chybějící odchod), zadejte čas a klikněte na Save attendance (Uložit docházku).

Ruční zadání docházky (Manual Punch)

Použijte, když někdo vůbec nemohl zaznamenat docházku, například při návštěvě stavby.

Klikněte na Add Manual Attendance (Přidat ruční docházku), případně na Time & Leave → Manual Punch (Ruční záznam). Ponechte vybranou možnost Single Punch (Jednotlivý záznam).
Zvolte Employee (zaměstnanec), Date (datum) a Shift (směna).
Zadejte Punch In Time (čas příchodu) a, pokud ho znáte, Punch Out Time (čas odchodu).
Zvolte Status (stav): Present (přítomen), Absent (nepřítomen), Half Day (poloviční den) nebo Leave (dovolená). U stavů Absent a Leave časy nejsou potřeba.
Podle potřeby přidejte Remark (poznámka) a klikněte na Submit Attendance (Odeslat docházku).

Hromadné zadání pro více osob (Bulk Manual Punch)

Klikněte na Time & Leave (Čas a dovolená) → Bulk Manual Punch (Hromadný ruční záznam), nebo ve formuláři ruční docházky přepněte na Bulk Manual Punch.
V části Select Employees (Vyberte zaměstnance) zaškrtněte jednotlivé osoby, nebo klikněte na Select All (Vybrat vše).
Nastavte Date (datum), Punch In Time (čas příchodu) a Status (stav). Pole Shift (směna) nechte na Auto / Profile Default (automaticky / podle profilu), aby se použila vlastní směna každé osoby.
Zkontrolujte souhrn a klikněte na Record Bulk Punch (Zaznamenat hromadně).

Schvalování žádostí o opravu

Zaměstnanci mohou v aplikaci nebo na webu požádat o opravu svých záznamů s časy, kdy skutečně pracovali, a s důvodem.

Klikněte na Time & Leave → Regularization (Opravy docházky), nebo otevřete kartu Regularization na stránce docházky. Když čekají žádosti, karta zobrazuje jejich počet.
Zkontrolujte požadované časy a důvod.
Klikněte na Approve (Schválit) nebo Reject (Zamítnout). Chcete-li vyřídit více žádostí najednou, zaškrtněte je a použijte stejnou akci pro všechny.

Po schválení se docházka zaměstnance upraví na požadované časy.

Stále si nevíte rady? Založte požadavek v části Help & Support přímo v aplikaci, nebo nás kontaktujte na staffkhata.com/contact.

Správa denní docházky