Než přidáte zaměstnance, zadejte do Staff Khata údaje o své firmě. Profil, formát kódu zaměstnance, pobočky a oddělení se používají v každém přehledu, výplatní pásce i záznamu docházky.

Vyplňte profil firmy

Logo, název a daňové číslo se tisknou na přehledy a výplatní pásky, proto je nastavte jako první.

Klikněte na Organization (Organizace) → Company (Firma). Otevře se stránka Company Settings (Nastavení firmy) na kartě Company Profile (Profil firmy).
Nahoře v části Organization Info (Informace o organizaci) vidíte Corporate ID (ID firmy) a Workspace URL (adresa pracovního prostoru). Tyto údaje nelze změnit.
V části Company Logo (Logo firmy) klikněte na Upload Logo (Nahrát logo) a vyberte čtvercový obrázek PNG, JPG nebo GIF menší než 2 MB (dobře funguje 200 × 200 px).
Zkontrolujte Company Name (název firmy) a zadejte Official Tax / Registration No. (úřední daňové / registrační číslo), například číslo GST.
Přidejte Company Website (web firmy). Adresa musí začínat https://.
Sjeďte na Company Address (adresa firmy). Ulici, město, stát/region a PSČ zadejte do samostatných polí, aby se na dokumentech správně vytiskly.
Klikněte na Save Changes (Uložit změny).

Poznámka: Corporate Email (firemní e-mail) je váš přihlašovací e-mail správce a zde ho změnit nelze.

Zvolte formát kódu zaměstnance

Staff Khata každému novému zaměstnanci přidělí kód automaticky. Zvolte formát, který je krátký a dobře čitelný.

V Company Settings otevřete kartu Employee codes (Kódy zaměstnanců).
Nastavte níže uvedená pole. Okénko Live Generated Code Preview (živý náhled generovaného kódu) se mění podle toho, co píšete.
Klikněte na Save Changes.

Nastavení	Co dělá
Prefix (předpona)	Písmena na začátku, například `ST` nebo `EMP`.
Separator / Delimiter (oddělovač)	Pomlčka, lomítko, podtržítko, tečka nebo žádný.
Include Year (zahrnout rok)	Přidá rok (`2026` nebo `26`), nebo None (žádný).
Number of Digits (počet číslic)	Kolik číslic má číslo, od 2 do 6.
Starting / Next Number (počáteční / další číslo)	Číslo, které dostane další nový zaměstnanec.

Tip: Kódy se generují pouze pro nové zaměstnance. Stávající kódy zůstanou beze změny.

Zkontrolujte lokalizaci

Otevřete kartu Localization (Lokalizace). Currency Standard (měna), Timezone (časové pásmo), Date Display Format (formát data) a Interface Language (jazyk rozhraní) jsou při registraci nastaveny pro Indii. Změňte je pouze tehdy, pokud vaše firma funguje jinak, a klikněte na Save Changes.

Karta Payroll & Tax

Karta Payroll & Tax (Mzdy a daně) obsahuje mzdové období (počáteční a koncový den), nastavení PF, ESI a odstupného (gratuity) a vaše účetní období. Vysvětlení najdete v kapitole Mzdy a platy.

Přidejte pobočky

Pobočky jsou vaše kanceláře nebo provozovny. Každá pobočka může mít vlastní geofence, takže zaměstnanci mohou zaznamenat příchod jen v blízkosti místa, kde pracují.

Klikněte na Organization → Branch (Pobočka). Váš pracovní prostor už má pobočku Main Branch (Hlavní pobočka).
Otevřete nabídku řádku (⋯) a klikněte na Edit (Upravit).
Zadejte srozumitelný Branch name (název pobočky), krátký Code (kód, například NOI-HQ) a Address (adresa).
Zapněte Primary branch (hlavní pobočka), pokud sem mají být noví zaměstnanci přidáváni ve výchozím nastavení.
Zapněte Geo-fencing (geofencing). Potom nastavte polohu: klikněte na Locate me (Najít mou polohu), napište Latitude (zeměpisná šířka) a Longitude (zeměpisná délka), nebo klikněte do mapy a umístěte špendlík.
Zadejte Radius (m) (poloměr v metrech): jak daleko od špendlíku mohou zaměstnanci být, aby ještě mohli zaznamenat příchod.
Klikněte na Save Changes.

Chcete-li přidat další místo, klikněte na Add branch (Přidat pobočku), vyplňte stejná pole a klikněte na Add branch.

Tip: Použijte poloměr alespoň 50 metrů. GPS v telefonu je uvnitř budov méně přesná a příliš malý poloměr může zaměstnancům zabránit v záznamu příchodu přímo u jejich stolu.

Všechny pobočky se zobrazí v seznamu se svým poloměrem geofence. Přepínačem poboček v horní liště (All Branches) zobrazíte jednu pobočku nebo všechny najednou.

Geofencing je také nutné zapnout pro celou firmu. Viz Pravidla docházky a pracovní doba.

Přidejte oddělení a pracovní pozice

Oddělení jsou vaše týmy. Pracovní pozice jsou názvy funkcí v rámci každého týmu a zobrazují se na výplatních páskách a v profilech.

Klikněte na Organization → Department (Oddělení). Dvě oddělení jsou vytvořena automaticky.
Chcete-li k oddělení přidat pozice, otevřete nabídku jeho řádku (⋯) a klikněte na Edit. V části Designations (Pozice) napište název, pro další klikněte na Add designation (Přidat pozici) a pak klikněte na Save Changes.
Nový tým vytvoříte kliknutím na Add department (Přidat oddělení); zadejte Department name (název oddělení), přidejte pozice a uložte.
Přepněte tabulku z Departments (Oddělení) na Designations a uvidíte všechny pozice ve firmě i oddělení, ke kterému patří.

Dále nastavte pravidla docházky a pracovní dobu.

Stále si nevíte rady? Založte požadavek v části Help & Support přímo v aplikaci, nebo nás kontaktujte na staffkhata.com/contact.

Nastavení firmy, poboček a oddělení