Zaměstnance můžete přidat třemi způsoby: jednotlivě pomocí formuláře Add Employee (Přidat zaměstnance), hromadně ze souboru Excel, nebo zasláním pozvánky, aby své údaje vyplnili sami.

Otevřete seznam zaměstnanců

Klikněte na Organization (Organizace) → Employee List (Seznam zaměstnanců). Employee Directory (Adresář zaměstnanců) zobrazuje všechny s kódem, oddělením, kontaktními údaji a stavem. Pro další dva způsoby použijte Add Employee nebo šipku vedle (More ways to add, Další způsoby přidání).

Přidejte jednoho zaměstnance

Formulář Add employee má čtyři kroky. Pole označená hvězdičkou jsou povinná; ostatní můžete vyplnit později.

Krok 1: Personal Info (osobní údaje)

Zadejte First Name (jméno), Last Name (příjmení) a Work Email (pracovní e-mail).
Zadejte Contact Number (telefonní číslo) s předvolbou země. Po přidání zaměstnance ho již nelze změnit.
Nastavte první Password (heslo). Zaměstnanec si ho po přihlášení může změnit.
Zvolte Gender (pohlaví) a klikněte na Next (Další).

Krok 2: Employment (pracovní poměr)

Pole Employee Code / ID (kód / ID zaměstnance) nechte prázdné a kód se vytvoří podle formátu vaší firmy. Viz Nastavení firmy.
Zkontrolujte Joining Date (datum nástupu) a zvolte Branch (pobočka), Department (oddělení) a Designation (pozice).
Zvolte System Role (systémová role). Většina zaměstnanců má roli Employee (zaměstnanec); vidí pouze vlastní údaje.
Office Time Policy (zásady pracovní doby) používá vaši výchozí zásadu, pokud nevyberete jinou.
Reporting Manager (nadřízený), EPF number (číslo EPF) a ESI number (číslo ESI) jsou nepovinné. Klikněte na Next.

Krok 3: Bank & education (banka a vzdělání)

Bankovní údaje slouží k výplatě mzdy. Obě sekce jsou nepovinné. Klikněte na Next.

Krok 4: Attendance & devices (docházka a zařízení)

Nastavení	Co dělá
Disable Attendance Tracking (vypnout sledování docházky)	Vyřadí zaměstnance z docházky a přehledů.
Enforce geo-fencing (vynutit geofencing)	Záznamy se počítají pouze uvnitř geofence jeho pobočky.
Require Attendance Approval (vyžadovat schválení docházky)	Vedoucí schválí docházku dříve, než se dostane do mezd.
Devices (zařízení)	Biometrická zařízení, na kterých může tento zaměstnanec zaznamenávat docházku.

Klikněte na Add employee. Nový zaměstnanec se objeví v seznamu se svým kódem.

Import zaměstnanců z Excelu

Klikněte na šipku vedle Add Employee (Přidat zaměstnance) a zvolte Import from Excel (Import z Excelu).
V části Get the template (Získat šablonu) klikněte na Excel template (šablona Excel) nebo CSV template (šablona CSV). Obsahuje všechny sloupce a tři ukázkové řádky.
Ukázky nahraďte svými zaměstnanci, jeden na řádek. Řádek záhlaví ponechte.
V části Upload your file (Nahrát soubor) soubor přetáhněte nebo klikněte na browse (procházet). Excel nebo CSV, nejvýše 2 MB.
Klikněte na Import employees (Importovat zaměstnance).

Řádky bez kódu zaměstnance dostanou kód podle vašeho formátu. Pokud se některé řádky nepodaří importovat, Staff Khata je vypíše v části Rows that need fixing (Řádky k opravě). Opravte je ve staženém souboru a ten importujte znovu.

Tip: Šablona nemá sloupec pro heslo. Přidejte sloupec s názvem password a nastavte tak každému zaměstnanci první heslo. Bez něj se nastaví standardní výchozí heslo, proto zaměstnance požádejte, aby si ho po přihlášení změnili.

Pozvěte zaměstnance, aby vyplnili své údaje

Zaměstnanec sám doplní datum narození, adresu, nouzový kontakt a bankovní údaje.

Klikněte na šipku vedle Add Employee a zvolte Invite Employee (Pozvat zaměstnance).
Vyplňte First Name (jméno), Last Name (příjmení), Email (e-mail) a Phone Number (telefonní číslo).
Zvolte Department (oddělení), Designation (pozice), Role (role), Branch (pobočka) a Joining Date (datum nástupu). Reporting Manager (nadřízený) je nepovinný.
Klikněte na Send Invite (Odeslat pozvánku).

Zaměstnanec dostane odkaz e-mailem a přes WhatsApp. Otevře ho, ověří se jednorázovým kódem, vyplní své údaje, nastaví heslo a klikne na Complete onboarding (Dokončit nástup). Odkaz platí 7 dní.

Správa zaměstnance

Otevřete nabídku řádku (⋯) u kteréhokoli zaměstnance a můžete:

Edit Employee (Upravit zaměstnance): změnit jeho údaje.
Assign / View Salary (Přiřadit / zobrazit mzdu): nastavit strukturu mzdy. Viz Mzdy a platy.
Biometric enrollment (Biometrická registrace): zaregistrovat jeho otisk prstu nebo kartu na biometrickém zařízení Realtime. Viz Biometrická zařízení.
Update Password (Změnit heslo): nastavit mu nové heslo.
Disable Mobile Punch (Vypnout mobilní záznam) / Enable Mobile Punch (Zapnout mobilní záznam): určit, zda může zaznamenávat docházku v mobilní aplikaci Staff Khata pomocí selfie a polohy. Mobilní záznam je u nových zaměstnanců zapnutý; vypněte ho u těch, kteří mají zaznamenávat docházku pouze na biometrickém zařízení.

Přepínačem Status (stav) v seznamu zaměstnance deaktivujete. Neaktivní zaměstnanci se nemohou přihlásit a v docházce se nezobrazují.

Potřebný tarif: Přihlášení zaměstnanců na webu a v mobilní aplikaci, včetně mobilního záznamu a samostatného nástupu, může vyžadovat vyšší tarif. Každá nová firma má 15denní zkušební verzi se vším odemčeným. Aktuální tarify najdete v části Billing & Plan (Fakturace a tarif).

Dále nastavte směny, rozpis a přesčasy.

Stále si nevíte rady? Založte požadavek v části Help & Support přímo v aplikaci, nebo nás kontaktujte na staffkhata.com/contact.

Přidávání a správa zaměstnanců