Druhy volna, které mohou zaměstnanci čerpat, a seznam svátků nastavíte jednou. Žádosti o dovolenou, zůstatky a svátky se pak samy promítají do docházky a mezd.

Potřebný tarif: Správa dovolených a svátků může být v nižších tarifech uzamčena. Pokud nabídky zobrazují zámek, aktuální ceny a tarify najdete v části Billing & Plan (Fakturace a tarif).

Definujte druhy volna

Běžné volno (Casual), nemocenská (Sick), nárokové volno (Earned) a mateřská dovolená (Maternity) jsou již připraveny. Upravte je nebo přidejte vlastní.

Klikněte na Organization (Organizace) → Define Leave (Definovat volno). Seznam Leave types (Druhy volna) ukazuje kód každého druhu, počet dní za rok, co se stane s nevyčerpanými dny a zda je potřeba schválení.
Klikněte na Add Leave Type (Přidat druh volna).
Vyplňte formulář:

Nastavení	Co dělá
Name (název) a Code (kód)	Například „Compensatory Off“ (náhradní volno) a „CO“. Obojí je povinné.
Days per year (dní za rok)	Kolik dní dostane každý zaměstnanec za rok.
Carry forward unused days (převádět nevyčerpané dny)	Zapnuto: nevyčerpané dny se převedou do dalšího roku. Vypnuto: na konci roku propadnou.
Needs approval (vyžaduje schválení)	Zapnuto: každou žádost musí schválit nadřízený nebo HR.
Colour (barva)	Zobrazuje se v kalendářích a na štítcích dovolené.

Klikněte na Add Leave Type.

Druh volna změníte nebo odstraníte pomocí Edit (Upravit) nebo Delete (Smazat) v jeho řádku.

Kontrola zůstatků (Leave Opening Entry)

Klikněte na Time & Leave (Čas a dovolená) → Leave Opening Entry (Počáteční stav volna).
U každého zaměstnance a druhu volna vidíte dny Allowed (nárok), Used (vyčerpáno) a Left (zbývá) a také Total left (celkem zbývá).
Vlevo nahoře změňte účetní rok, nebo filtrujte podle druhu volna, pobočky, oddělení či zaměstnance. Kliknutím na Export (Exportovat) tabulku stáhnete.

Jak zaměstnanci žádají o dovolenou

Zaměstnanci se přihlašují vlastním e-mailem a heslem na webu https://attendance.staffkhata.com nebo v aplikaci Staff Khata (karta Leave, Dovolená). Otevřou Apply Leave (Požádat o volno), vidí zůstatek každého druhu volna, zvolí druh a data, připíší důvod a žádost odešlou. Žádost pak čeká na schválení.

Podání žádosti za zaměstnance

Hodí se, když někdo zavolá, že je nemocný, nebo aplikaci nepoužívá.

Klikněte na Time & Leave → Leave Application (Žádosti o volno).
Klikněte na Apply leave (Požádat o volno).
Zvolte Employee (zaměstnanec) a potom Leave type (druh volna). U každého druhu se zobrazí zbývající dny.
Zvolte One day (jeden den), Half a day (půl dne) nebo Several days (více dní) a vyberte datum nebo data.
Přidejte Reason (důvod). V části Also notify (Informovat také) můžete vybrat osoby, které se mají dozvědět.
Klikněte na Apply leave.

Schválení nebo zamítnutí dovolené

Klikněte na Time & Leave (Čas a dovolená) → Leave Application (Žádosti o volno). Leave requests (Žádosti o volno) se otevře na kartě Pending (Čekající).
U žádosti klikněte na Review (Zkontrolovat). Zkontrolujte druh volna, data, počet dní a důvod.
Klikněte na Approve (Schválit) nebo Reject (Zamítnout) a potvrďte.

Karty Approved (Schválené), Rejected (Zamítnuté) a All (Vše) uchovávají historii. Rozhodnutí můžete později změnit v podrobnostech žádosti.

Přidejte svátky

Svátky se zobrazují v kalendářích a používají se v přehledech docházky. Nejrychleji začnete importem seznamu.

Import z tabulky

Klikněte na Organization (Organizace) → Define Holiday (Definovat svátky).
Klikněte na Import (Importovat).
V části Need A Template (Potřebujete šablonu) klikněte na CSV nebo Excel a stáhněte vzor. Má tři sloupce: Holiday Name (název svátku), Type (typ: Full Day – celý den, nebo Half Day – poloviční den) a Date (datum ve formátu DD-MM-YYYY).
Vyplňte ho a pak soubor přetáhněte do okna, nebo klikněte a vyhledejte ho. Fungují soubory CSV, XLS a XLSX do 2 MB.
Klikněte na Import. Všechny svátky se přidají najednou.

Přidání jednoho svátku

Na stránce Define Holiday klikněte na Add Holiday (Přidat svátek).
Zadejte Name (název), vyberte Date (datum) a zvolte Full day (celý den) nebo Half day (poloviční den). Description (popis) je nepovinný.
Klikněte na Add Holiday.

Seznam procházejte pomocí karet Upcoming (Nadcházející), Past (Minulé) a All (Vše) a pomocí Edit nebo Delete v řádku ho upravujte.

Stále si nevíte rady? Založte požadavek v části Help & Support přímo v aplikaci, nebo nás kontaktujte na staffkhata.com/contact.

Druhy volna, žádosti o dovolenou a svátky