Staff Khata vypočítá každou mzdu z docházky, dovolené, svátků a pozdních příchodů, takže nepotřebujete tabulku. Jednou vše nastavíte a pak každý měsíc zpracujete mzdy několika kliknutími.

Potřebný tarif: Mzdy vyžadují placený tarif, který mzdy zahrnuje. Pokud je nabídka Payroll (Mzdy) uzamčena, aktuální tarify najdete v části Billing & Plan (Fakturace a tarif).

Nastavte mzdové období a zákonné srážky

Tato nastavení platí pro každé zpracování mezd.

Klikněte na Organization (Organizace) → Company (Firma) a otevřete kartu Payroll & Tax (Mzdy a daně).
V části Salary Cycle Period (Mzdové období) nastavte Period Start Day (počáteční den) a Period End Day (koncový den). Jako koncový den zadejte 0 pro „poslední den v měsíci“.
V části Statutory Deductions & Contributions (Zákonné srážky a odvody) zapněte to, co se na vás vztahuje.
Klikněte na Save Changes (Uložit změny).

Nastavení	Co dělá
ESI (Employee State Insurance) (státní pojištění zaměstnanců)	Přidá odvody ESI u mezd, na které se vztahují. Sazbu nastavte v poli ESI Contribution % (odvod ESI v %).
PF (Provident Fund) (penzijní fond)	Přidá srážky EPF a příspěvek zaměstnavatele. Sazbu nastavte v poli PF Contribution % (odvod PF v %), obvykle 12.
Gratuity Liability (závazek odstupného)	Sleduje roční rezervy na odstupné (gratuity).
Financial Year Start / End (začátek / konec účetního roku)	Rok používaný pro finanční výkaznictví.

Přiřaďte mzdovou strukturu

Každý zaměstnanec potřebuje mzdovou strukturu, než lze mzdy zpracovat.

Klikněte na Payroll (Mzdy) → Salary Management (Správa mezd). Zobrazí se všichni zaměstnanci s mzdovým obdobím, příjmy, srážkami, čistou mzdou a ročními náklady (CTC).
Klikněte na ikonu úprav v řádku zaměstnance, nebo u nového zaměstnance na Assign Salary Structure (Přiřadit mzdovou strukturu).
Zvolte Payroll Cycle (mzdové období: Monthly Cycle (měsíční) nebo Weekly Cycle (týdenní)) a Salary Type (typ mzdy: Fixed (pevná), Variable (proměnlivá) nebo Commission Based (provizní)).
Vyplňte Earnings (příjmy): základní mzda (Basic Salary), příspěvek na bydlení (HRA), cestovné (Conveyance), příspěvek na zdravotní péči (Medical Allowance) a ostatní příspěvky (Other Allowance).
Vyplňte Deductions (srážky), například PF, ESI a daň z povolání (Professional Tax). ESI lze zobrazit souhrnně nebo odděleně.
Zaškrtněte Show CTC in Payslip (Zobrazit CTC na výplatní pásce), pokud má zaměstnanec vidět roční náklady firmy na svou osobu.
Klikněte na Save Salary Structure (Uložit mzdovou strukturu), případně Update Salary Structure (Aktualizovat mzdovou strukturu).

Během psaní se v dolní části zobrazují součty Total Earnings (příjmy celkem), Total Deductions (srážky celkem), Net Take-Home (čistá mzda k výplatě) a Annual CTC (roční CTC).

Tip: Tento formulář otevřete také z Organization → Employee List (Seznam zaměstnanců): otevřete nabídku řádku zaměstnance a klikněte na Assign / View Salary (Přiřadit / zobrazit mzdu).

Zpracování měsíčních mezd

Klikněte na Payroll → Run Payroll (Zpracovat mzdy).
Nad tabulkou vyberte měsíc a rok.
Klikněte na Bulk Generate (Hromadně vygenerovat), zvolte Department (oddělení), zkontrolujte měsíc a rok a klikněte na Generate Bulk Payroll (Vygenerovat hromadně mzdy). Opakujte pro každé oddělení.

Chcete-li vyplatit jen jednu osobu, klikněte na Add Payroll (Přidat mzdu) a vyberte zaměstnance.

Kliknutím na More Columns (Další sloupce) zobrazíte pracovní dny, dny bez náhrady mzdy (LOP), týdenní volno, svátky a placené volno, ze kterých každá mzda vychází.

Oprava a vyrovnání

Chcete-li změnit částku, upravte řádek mzdy zaměstnance. V okně Edit Monthly Payroll (Upravit měsíční mzdu) klikněte na Save Draft (Uložit koncept), aby zůstal otevřený, nebo po výplatě na Settle & Save (Vyrovnat a uložit).
Chcete-li označit více mezd jako vyplacené, zaškrtněte řádky a klikněte na Settle Selected (Vyrovnat vybrané).
Pomocí Export (Exportovat) stáhnete měsíc jako Excel nebo PDF.

Zobrazení a stažení výplatních pásek

V řádku zaměstnance klikněte na Payslip (Výplatní páska). Výplatní páska zobrazuje vaše logo, souhrn docházky, příjmy, srážky, případné náhrady výdajů a čistou mzdu slovy. Ukazuje také, jak byly uplatněny zásady pracovní doby: pozdní příchody, předčasné odchody a případné srážky podle zásad.

Kliknutím na Download PDF (Stáhnout PDF) pásku uložíte, nebo ji vytiskněte tlačítkem Print (Tisk). Pomocí Show Annual CTC (Zobrazit roční CTC) / Hide Annual CTC (Skrýt roční CTC) zvolíte, zda se CTC zobrazí.

Zaměstnanci s přihlášením vidí své výplatní pásky v části My Payslips (Moje výplatní pásky). Viz Samoobsluha zaměstnanců.

Zálohy a náhrady výdajů

Zaevidujte zálohu na mzdu

Klikněte na Payroll → Add Advance (Přidat zálohu).
Vyberte Employee (zaměstnanec), zadejte Amount (částka) a Reason / Description (důvod / popis) a zvolte Month (měsíc) a Year (rok).
Klikněte na Save Advance (Uložit zálohu).

Zaevidujte náhradu výdajů

Klikněte na Payroll → Add Reimbursement (Přidat náhradu výdajů).
Vyberte zaměstnance a zadejte částku, důvod, měsíc a rok.
Přiložte doklad v části Supporting Document / Bill (Podklad / doklad) (PDF, JPG, PNG nebo DOC, nejvýše 2 MB). Doklad je povinný.
Klikněte na Submit Claim (Odeslat nárok).

Schválení, vyrovnání a tisk dokladu

Otevřete Payroll → Advances & Reimbursements (Zálohy a náhrady výdajů) a uvidíte všechny zálohy a nároky, včetně těch, které zaměstnanci odeslali z mobilní aplikace. Otevřete záznam a zvolte Approve (Schválit) nebo Reject (Zamítnout); po výplatě klikněte na Settle Request (Vyrovnat žádost). Kliknutím na Generate Slip (Vytvořit doklad) získáte doklad o náhradě výdajů, který si můžete stáhnout jako PDF.

Weekly Pay Process (týdenní mzdy)

U zaměstnanců placených týdně nastavte ve mzdové struktuře Payroll Cycle (mzdové období) na Weekly Cycle (týdenní). Zobrazují se zde pouze tito zaměstnanci.

Klikněte na Payroll → Weekly Pay Process (Zpracování týdenních mezd).
Vyberte týden.
Klikněte na Generate Weekly (Vygenerovat týdenní) pro jednoho zaměstnance, nebo na Bulk Department (Hromadně za oddělení) → Run Bulk Process (Spustit hromadné zpracování) pro celé oddělení.
Otevřete Weekly Payslip (Týdenní výplatní páska) a stáhněte PDF, vytiskněte ji tlačítkem Print (Tisk), nebo ji zaměstnanci odešlete tlačítkem Send Email (Odeslat e-mail).
Zaškrtněte vyplacené řádky a klikněte na Settle Selected (Vyrovnat vybrané).

Stále si nevíte rady? Založte požadavek v části Help & Support přímo v aplikaci, nebo nás kontaktujte na staffkhata.com/contact.

Mzdy, výplatní pásky a zálohy