Mobilní aplikace: záznam docházky

S aplikací Staff Khata zaměstnanci zaznamenávají docházku ve vlastním telefonu. Každý záznam uloží čas, polohu telefonu a selfie a geofence vaší pobočky určuje, kde je záznam povolen.

Pro zaměstnance: instalace aplikace a přihlášení

Přihlašovací údaje vám vytvoří správce. Potřebujete e-mail (nebo telefonní číslo) a heslo, které vám nastavil.

1. Nainstalujte si Staff Khata z obchodu Google Play (Android) nebo z App Store (iPhone).
2. Otevřete aplikaci. Na obrazovce Sign in to your account (Přihlaste se ke svému účtu) zadejte Email or Phone Number (e-mail nebo telefonní číslo) a Password (heslo).
3. Klepněte na Sign In (Přihlásit se). Otevře se obrazovka Today (Dnes).

Vždy vidíte pouze vlastní docházku. Karty ve spodní části jsou Today (Dnes), Attendance (Docházka), Leave (Dovolená) a Company (Firma).

Povolte fotoaparát a polohu

Aplikace potřebuje vaši polohu, aby ověřila, že jste v práci, a fotoaparát pro selfie při záznamu.

1. Při prvním záznamu se telefon zeptá na přístup k poloze. Klepněte na Allow (Povolit) a zvolte „Při používání aplikace“.
2. Když se otevře fotoaparát, povolte také přístup k fotoaparátu.

Pokud jste omylem odmítli, aplikace zobrazí Location required (Vyžadována poloha) nebo Camera access required (Vyžadován přístup k fotoaparátu). Klepněte na Enable Camera (Povolit fotoaparát), nebo otevřete v telefonu Settings (Nastavení) → Apps (Aplikace) → Staff Khata → Permissions (Oprávnění) a oprávnění zapněte.

Zaznamenejte docházku pomocí selfie a GPS

1. Na obrazovce Today klepněte na Punch in (Příchod). (Můžete také otevřít kartu Attendance a klepnout na Mark Attendance (Zaznamenat docházku).)
2. Obrazovka Attendance zobrazuje vaši Assigned Shift (přiřazená směna) a Current Location (aktuální poloha). Pokud adresa nevypadá správně, klepněte na Tap to refresh location (Klepnutím obnovíte polohu).
3. Klepněte na Tap to take a selfie (Klepnutím pořídíte selfie) a vyfoťte zřetelně svůj obličej. Fotka se zobrazí v části Verification Photo (Ověřovací fotografie).
4. Klepněte na Punch in.

Zobrazí se Punched In Successfully! (Příchod úspěšně zaznamenán!) s časem. Správce záznam uvidí na své nástěnce během několika sekund.

Co se stane mimo geofence

Pokud má vaše pobočka zapnutý geofencing, můžete docházku zaznamenat jen v jejím poloměru, například 200 metrů od kanceláře. Mimo něj je záznam zablokován hlášením Outside Allowed Radius (Mimo povolený poloměr): „You are outside the allowed punch-in radius. Please move closer and try again.“ (Jste mimo povolený poloměr pro záznam příchodu. Přibližte se a zkuste to znovu.)

Vejděte do kanceláře, klepněte na Tap to refresh location a zaznamenejte příchod znovu. Správci nastavují poloměr pro každou pobočku. Viz Nastavení firmy, poboček a oddělení.

Záznam odchodu

1. Na konci dne klepněte na obrazovce Today (Dnes) na Punch out (Odchod).
2. Pořiďte další selfie a klepněte na Punch out.

Zobrazí se Punched Out Successfully! (Odchod úspěšně zaznamenán!). Staff Khata porovná vaše hodiny se směnou, takže pozdní příchody, předčasné odchody a přesčasy se spočítají automaticky.

Zobrazení historie docházky

1. Otevřete kartu Attendance (Docházka). Přepínejte mezi Day (den) a Month (měsíc) a šipkami se pohybujte mezi obdobími.
2. Klepnutím na den zobrazíte časy Punched In At (příchod v) a Punched Out At (odchod v), polohu a fotografie.
3. Je záznam chybný nebo chybí? U daného dne klepněte na Request Regularisation (Požádat o opravu), zadejte správné časy a důvod a klepněte na Submit Request (Odeslat žádost). Správce ji schválí na webu.

Pro správce: zapnutí nebo vypnutí mobilního záznamu u zaměstnance

Mobilní záznam je u nových zaměstnanců ve výchozím nastavení zapnutý. Vypněte ho u zaměstnanců, kteří mají zaznamenávat docházku pouze na biometrickém terminálu.

1. Klikněte na Organization (Organizace) → Employee List (Seznam zaměstnanců).
2. Klikněte na nabídku ⋯ v řádku zaměstnance.
3. Klikněte na Disable Mobile Punch (Vypnout mobilní záznam), případně na Enable Mobile Punch (Zapnout mobilní záznam) pro opětovné zapnutí.

Když je vypnutý, aplikace zaměstnanci oznámí „Mobile punching disabled“ (Mobilní záznam je vypnutý) a vyzve ho, aby použil přiřazený terminál. Heslo zaměstnance nastavíte nebo obnovíte položkou Update Password (Změnit heslo) ve stejné nabídce.

Pro správce: odkud záznamy přišly

Každý mobilní záznam se zobrazí v části Recent Punches (Poslední záznamy) a na mapě na vaší nástěnce. Úplný seznam:

1. Klikněte na Time & Leave (Čas a dovolená) → Attendance Process (Zpracování docházky).
2. Klikněte na GPS punches (záznamy GPS). Zobrazí se pouze záznamy z aplikace, každý označený GPS.
3. Kliknutím na ikonu oka v řádku zobrazíte polohu příchodu a odchodu na mapě a fotografii záznamu. Kliknutím na Map view (zobrazení mapy) uvidíte všechny dnešní mobilní záznamy na jedné mapě.